常态化疫情防控下的档案服务
——以山东省自然资源资料档案馆为例

文·于海

新冠肺炎疫情出现初期，全国各级各类档案馆纷纷暂停现场查档服务和接收档案进馆。在疫情得到初步控制后，为保证各项业务的有序开展，很多档案馆根据自身情况，做出一些有益探索，为常态化疫情防控下的档案服务开拓了可供借鉴的新路径。山东省自然资源资料档案馆是山东省收藏地质档案最齐全的专业性档案馆，主要职能是承担全省国土资源资料档案的接收、征集和保管工作，并面向社会提供查询服务。本文通过疫情前后山东省自然资源资料档案馆档案服务主要数据和工作内容的比较研究，浅析造成这种变化的原因及发展趋势。

一、疫情期间档案工作新举措及影响

地质档案是地质勘查单位、科研机构和矿山企业开展工作的重要资料来源。山东省自然资源资料档案馆馆藏各类成果地质资料总计15000余档，全省矿产资源储量套改档案694份，各比例尺的地质图件300余套近10万余张。疫情期间档案馆兼顾疫情防控与社会服务，积极探索新的服务模式，为企事业单位快速复工复产提供服务支持和便利条件，由此产生的效应也深刻影响着档案馆自身的发展与走向。

（一）暂缓催交，预约汇交

按照自然资源部《关于在疫情防控期间地质资料汇交有关事项的通知》要求，暂缓对到期未汇交地质资料的催交工作，到期未汇交地质资料的汇交人可在疫情防控工作结束之日后的2个月内完成汇交。同时，加强与地质勘查单位、行业部门和汇交人的沟通交流，保证工作正常进行，利用电话、QQ、微信等方式及时反馈资料检查验收结果。为减少人员聚集，实行地质资料汇交预约登记服务，并专门配备档案文件电子消毒柜。

（二）提供代阅者收集地质资料服务

2020年3月，在档案馆网站发布《疫情期间开展代阅者收集地质资料服务的通知》，档案利用者将所需查询的档案名称和证明性材料等发送到指定邮箱，通过审核后根据需求有针对性地进行收集整理，加工完毕通知阅者凭相关证件到馆领取。开通电话、QQ群、微信群在线答疑服务，确保服务流程畅通。

（三）主动为涉密地质资料借阅复制证书延期

主动为符合条件的地质资料借阅复制证书办理延期，确保涉密档案的借阅、复制服务不中断，同时可减少人员聚集，降低疫情防控风险。

（四）疫情对档案查阅借阅的影响

2020年共接收电话和网上咨询5000余次，接待各类查询借阅人员572人次、12353档次、744784件次，数据量为992.03GB。尽管受疫情影响暂停借阅近2个月，但全年借阅总量较去年反而增长44.06%。疫情期间各项档案服务更加趋向数字化，由线下转向线上，减少了人员接触，节约了交通和时间成本，提高了工作效率。

二、查阅借阅数据变化的原因分析

表1 2016-2020年山东省自然资源资料档案馆主要查阅借阅数据统计表

从2016年至2020年山东省自然资源资料档案馆主要查阅借阅统计数据（详见表1）可以看出，2016年以来，到馆查阅档案人数呈下降趋势，与之形成鲜明对比的是档案查阅量不降反升。其中，电子文档比率逐年上升，实体档案使用率逐年降低。疫情虽然对查阅借阅数据的突变具有直接影响，起到加速变化的作用，却不是近年来数据变化的根本原因。综合分析，查阅借阅数据的变化是近年来档案服务水平提升、数字化、智能化等多方面因素共同促成的。

（一）深化“放管服”改革，优化服务质量

1.服务方式由被动转向主动

开展送资料上门活动，向地质勘查单位、科研机构、矿山企业赠送档案开发利用指南、档案目录清单及数据库、山东省地质图接图表和各比例尺图件详单等资料和工具书，主动向服务对象介绍业务情况，对接服务需求。

2.提供专题服务

每年为保证国家、省、市重大项目，提供专题服务，开辟绿色通道。以2020年为例，为各级重大项目提供地质资料7000余档，源文件数据1300余档。

（二）档案涉密清理，分层管理

由于行业的特殊性，山东省自然资源资料档案馆馆藏档案大部分涉密。截至2020年底，馆藏涉密档案10928档，占全部档案的73.45%。因此，档案涉密清理是数字化并提供分层服务的前置条件。

1.涉密及受控档案清理

按照密级界定原则，对档案进行涉密清理，判定密级、保密期限和知悉范围，汇总形成涉密情况登记表。受控档案虽然不属于国家秘密，但内容敏感，不主动向社会提供服务，依申请，经审批后提供。目前馆藏大部分档案已经完成相关清理。

2.资源库分层开放

依据涉密等级将山东省地质资料数字资源库划分为山东省地质资料源数据库和公开版数据库。山东省地质资料数字资源库用于线下服务，并纳入自然资源系统内网供各单位使用。公开版数据库用于外网，供社会公众使用。

（三）档案标准化、数字化、集成化

1.制定档案标准化体系

2017年启动国土档案标准体系建设，用2年时间，通过业务档案管理规范制定，文书档案、建设用地档案目录数据、原文数据等数字化建设，建成国土资源档案数据库，实现110万页馆藏档案实现数字化转换，档案信息实现初步互通共享。

2.数据格式统一整合

解决档案电子数据格式多样、标准不一的问题，打破业务壁垒，联通信息孤岛，为档案共享、查阅利用提供便利条件。对馆藏档案进行数据格式转换，把单页的TIFF、JPEG、DOC、XLS等不同文件格式进行格式转换和整合，制作成PDF电子书。为贴合互联网查阅需求，提升图件浏览速度，把JPEG格式的图件进行浏览切片处理。

3.档案云端服务

2018年起，启动“地质云·山东”建设，开发借阅服务系统，涵盖检索、查阅、服务管理等8个子模块，支持在线服务与申请服务功能，提供公开资料服务、非公开资料借阅申请、申请审核与结果告知等服务内容。在维持现有服务流程基础上，嵌入互联网技术，线上、线下协同互动，实现互联互通。

4.档案在线管理

开发山东省地质资料管理系统，功能包括查询、借阅、加工、著录、移交、保管、库房管理、接收统计、馆藏统计、借阅统计、加工统计及系统维护等，实现档案收、管、存、用和电子阅览室等一体化管理。

5.实体档案物联网化

采用新技术，使用RFID电子标签对馆藏实体档案实施物联网化处理，粘贴电子标签，为智能化查询、调阅档案打下基础，初步实现自动化库房管理。

（四）业务培训与沟通

档案馆每年以工作座谈会的形式，同全省各地质勘查单位、地方政府地质档案管理者、矿山企业档案管理人员进行业务交流。研讨档案工作前沿动态，提升地质档案服务水平和汇交质量，就地质档案工作中出现的问题进行沟通解决。

三、后疫情时代档案服务的趋势

在整个社会都步入数字化、大数据的时代，档案工作正急速由信息载体管理向数据整合服务转变，疫情只是档案服务工作急剧变化的催化剂。探索大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术在档案管理中的应用，既是新时代档案行业紧跟社会发展的需要，也是档案从业者适应工作要求的必备素质。推进档案事业转型发展、高质量发展，档案工作既要不断创新数据保存方式，又要加大对档案交互整合的深度和广度。同时，面对细分化、个性化的社会需要，以及服务对象远距离、多时空利用档案的需求，档案行业应该从供给侧提供更多的智能化、互动化服务选择。