科学的绩效评估实现医院行政类电子档案管理创新和优化

郑璐

摘  要：目前，电子档案管理已成为医院发展的必然趋势，医院行政类电子档案管理的创新和优化符合大数据发展趋势，有利于提升医院整体建设，而科学的绩效评估是实现这一目标的必要手段，本文将从横向对比分析同行业行政电子档案管理情况，纵向借鉴分析国内外行政电子档案管理先进案例，分析医院行政类电子档案管理现状，总结先进的、有效的科学的绩效评估管理思路，实现制度创新、技术创新、模式创新和优化。

关键词：绩效评估;医院行政类电子档案管理;创新;优化

中图分类号：G647.24                                                          文献标识码：A                                            DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.179

目前关于电子档案现代化及规范化管理办法已在社会各行各业得到充分利用，成效显著，同时近年来随着信息技术的发展和办公自动化的广泛应用，电子档案管理由于顺应了新时期政府信息化和管理现代化的必然趋势而逐渐开展。本研究通过查阅、收集相关医院、部门实施行政电子档案管理工作的现状以及工作过程中存在的问题，利用《数字档案室评估细则》进行评估，内容包括电子档案基本情况、管理、设施、开发利用、档案数据等，评估医院行政电子档案管理效果。

本研究课题作为河南省档案科技项目“医院行政类电子档案管理绩效评估研究”（2020-R-18）的重要组成部分，运用问卷调查法、文献研究法、实践法、案例分析等多种方法与手段，根据医院行政类电子档案的特点，结合绩效评估相关理论进行比较分析总结，一方面从横向对比分析同行业行政电子档案管理情况，另一方面从纵向借鉴分析国内外行政电子档案管理先进案例，理顺医院行政电子档案管理现状，详细记录管理过程中出现的问题，探讨对应措施，总结医院行政电子档案先进的、有效的管理思路，涵盖制度创新、技术创新和模式创新等方面，梳理出适应医院发展实际需求的具有可复制性和推广价值的医院行政电子档案管理规范，提高医院档案管理和利用效率，为电子档案管理绩效评估提供参考性建议，为党和政府及社会公众提供有效的档案信息服务。全文包括三个部分。

一、对比同行业行政电子档案管理绩效评估情况

电子档案管理绩效评估体系的指标包括组织管理、基础设施建设、基础业务、数字档案资源建设、信息服务、业务技能六个标准。组织管理指标是指医院行政类电子档案管理是否具有健全完善的组织、制度标准，包括组织架构、管理制度、业务联系、财务保障等。基础设施建设指标就是医院档案管理的软硬件基础设施的配置，包括软硬件基础设施建设、网络建设、库房现代化建设。业务指标、数字档案资源建设和信息服务指标包括电子文件归档、保管、移交、鉴定、统计分析、开发利用等，是档案管理的主要工作性能的体现，它们能够更好地确保档案的完整性、及时性、安全性。业务技能指标是指档案业务的创新和提升。

本研究以发放问卷和实地考察相结合的形式收集了3个市级医院档案室档案信息化建设绩效相关数据，以《数字档案室评估细则》为指导，分析后得出以下结论：行政电子档案建设需要科学、动态、长期及均衡的投入。各单位档案基础设施建设、财务投入、信息平台建设、人才配置参差不齐;档案部门主动服务意识薄弱，档案工作宣传、档案电子资源开发及信息开放力度不够。档案信息化建设多元化、协同化服务以及远程查询服务比较欠缺。

二、借鉴国内外行政电子档案管理先进案例

上世纪80年代以来，随着政务信息公开化的呼声， 绩效评估研究逐渐成为国内外学术界的一个热点话题。职能科室绩效评估体系与临床医技科室有很大不同，管理更复杂，相关研究却不多。比如国外的六步程序法、三阶段法、绩效金字塔模型等，国内有学者提出将评价指标维度分为科室管理能力（职能完成指标）、工作业绩（效率指标）、可持续发展能力（学习、创新指标）和满意度指标，并采用菲尔德咨询法获取多个二级指标，确定指标权重。总结来说，医院行政类电子档案绩效评估还是要依据医院发展战略和档案管理具体情况进行差异化考核和评估。

三、科学的绩效评估实现医院行政类电子档案管理创新和优化

1.建立科学完善的医院行政类电子档案绩效评估体系

随着医院管理进一步的精细化和严格化，医院行政类电子档案绩效评估体系需要紧跟时代步伐，运用科学的方法从多角度进行多元化研究。除了通过最新的系统及技术层面的保障以确定电子档案来源可靠、管理科学、长期可用之外，还要重视医院自身发展规律和社会需求，建立适合医院的自查和绩效评估体系，发现问题，解决问题，形成经验推广。

2.医院行政类电子档案绩效评估指标内容、权重和評分标准不是一成不变的，应当伴随着医院发展动态调整。比如电子档案的安全问题，我们需要根据医院的实际情况，制定并不断完善医院行政类电子档案的管理和使用制度，如行政档案的访问制度，信息存取制度、建立附录系统，增加评估权重突出其重要性，实现更高的绩效管理和更远的战略目标。

3.完善沟通和激励制度

医院行政类电子档案绩效评估体系在实施过程中需要通过广泛沟通和多方反馈来不断完善，同行业之间的信息沟通和借鉴、档案使用者和使用效果的及时反馈，及时修改，会在很大程度上提升档案管理绩效，促进整个医院进一步发展。激励机制的建立包括正激励和负激励，需要充分结合医院发展战略，考虑档案工作人员个体需求。

绩效评估的最终目标是实现医院整体效能的提升，目前，大多数医院的档案发展处于信息孤岛的状况，没有形成由内到外、自上而下层层支撑的关系，仍需进一步的研究和完善。

（郑州市中医院  河南郑州  450000）