浅析档案管理信息化有效策略

黄玉

摘要：通过加强对档案管理应用信息化技术的认识，投入人力、物力及财力推进档案管理信息化建设，积极改良当前的档案管理模式，快速优化档案管理机制及提高档案管理人员的专业素质和能力。只有这样，才能满足学校的发展需求，推动学校的健康发展，为师生提供更高质量的档案服务。

关键词：档案管理;信息化;有效策略

引言：新形势下，将信息化技術融入档案管理工作已是大势所趋。只有加强信息化技术在档案管理中的应用，才能充分发挥档案管理的功能和效用，为提高档案管理工作质量和效果奠定坚实基础。

一、信息化技术在档案管理中的应用价值

（一）提高档案管理人员工作质效性

档案主要是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，有助于推动社会管理和个人发展。在信息化技术尚未出现之时，档案主要由手工进行记录，随着记载数量的不断增多，档案管理人员面临巨大工作压力 。但信息化技术的快速发展，逐渐成为档案管理的新手段。特别是在加强信息化技术应用后，档案管理逐步实现了人力、物力及财力的节省，具体体现在以下几方面：一是在引入信息化技术后，档案管理实现了纸质档案向电子档案的过渡，不仅能够节省档案储存空间，避免档案的破损，还实现了高水平的数字化管理。特别是管理者可以结合自身需求，随时调取所需档案资料;二是极大地缩短了信息编写时间。作为人员高密集区，所掌管的档案资料众多。如果需要对档案资料进行修改和加工，档案管理人员势必面临巨大的工作量和难度。而利用信息化技术可以简便流程，采用机读的形式提高工作质量和效率;三是促进检索效率的提升。在传统的档案管理工作中，管理者获取档案资料需通过手动检索，先查看目录，再进行查找，必定消耗大量时间和精力。而使用信息化技术可以减少检索时间，保证工作的快速进行。

（二）促进档案资源信息共享的实现

从功能作用上来说，档案伴随一个人的一生，是对个人学习、工作情况的总结，需要在求职、升学等过程中加以运用。然而在以往的档案管理工作模式下，由于技术不先进，管理形式繁琐、流程复杂，使得上级领导或其他单位查看个人档案耗时、耗力。但随着信息化技术在档案管理中加强运用，实现了档案资料信息共享，有效解决了上述问题。特别是档案中的学生、干部人事档案资料，可以通过计算机终端进行及时传递，无需经历错综复杂查找、确认等环节，直接做到了对相关信息的分类提取和准确分析，极大地满足了上级领导、单位部门及个人对档案的不同需求。同时随着法律法规的不断完善，档案信息化管理实现了有法可依、违法必究、执法必严，极大地保证了档案管理的安全性和有效性。

二、档案管理信息化有效策略

1.强化管理制度

在信息化管理环境中，为了更好地完成档案管理与服务模式创新，必须采用严格的管理方案，推动档案管理各阶段的操作规范，因此对于档案管理与服务模式创新，应根据具体情况制订完善的档案管理规章制度，在规章制度中确立档案保管工作的步骤和工作的各阶段要求，从档案的信息内容、创建和保管使用，都要以规章制度的形式建立起来，只有这样才能保证档案管理工作的标准化。另外，在现有的档案管理制度中，要与监督机制、奖惩制度相结合，保证各项工作的顺利进行。同时，要建立健全档案的问责机制，使档案管理和服务方式得到有效的改进。在信息时代，要想使档案管理和服务得到有效的落实，就必须运用严密的管理体系，使档案管理的各个方面都能得到有效贯彻。因此，要按照档案管理的要求，结合的具体情况，制订一套专门的档案管理制度，将档案的各项工作和工作程序、资料的建立、保管、利用等方面都做了详细规定，从而保证了档案的规范化。同时，在建立的档案管理体系中，也要引入监察和惩罚机制，以保证各项工作的顺利进行，特别是对于档案资料的利用，更要严格监控，对于档案管理中的错误，要进行问责，这样才能有效地约束相关人员的行为，从而提升档案管理的服务质量。

2.建立档案智能管理信息系统

信息技术在现代社会的应用范围和深度不断提高。为了更好融入现代社会，有必要完善档案管理与服务模式的创新方案。对传统的档案管理方式进行适当改进，以提高档案管理的实际效果。因此，必须针对档案管理信息化工作进度，打造相应的档案智能管理系统，将传统纸质档案以数据信息的形式进行存储。在整个存储过程中，管理人员和专业技术人员必须做好相应信息的分类。创建的智能档案管理系统必须严格进行权限管理。由于并非所有员工都能随意浏览档案信息管理系统，需要根据具体工作需要，获得权限的员工可通过专门账号和登录密码浏览档案信息内容，系统软件应记录所有人的浏览痕迹，未经许可不得使用个人电脑、硬盘复制档案信息内容。此外，必须指派专业技术人员对智能档案管理系统进行定期维护，保证系统软件的正常运行，并根据具体要求对系统进行必要的升级，对档案进行实时更新，从而为档案管理信息化进程提供有力保障。

结论：综上所述，档案是开展各项工作的重要保障，推进档案管理信息化建设，加强信息化技术的应用，是新时代下提高档案管理质量和效果的基础所在。基于此，必须把握时代发展趋势，正确认识信息化技术对档案管理工作的影响，及时认清档案信息化管理工作存在的问题。

参考文献：

[1]李佳川.提升高职院校档案管理工作规范性的路径探索[J].黑龙江人力资源和社会保障，2021（21）：55-57.

[2]高玉梅.基于大数据、云技术、人工智能等新技术发展的档案信息技术发展与创新[J].陕西档案，2021（06）：31-33.