大数据背景下企业档案管理的发展趋势

万 欣

湖南省湘衡盐化有限责任公司 湖南 衡阳 421001

在大数据这个大背景下,完善企业档案管理系统,会让档案管理中的信息实现公开透明,做好档案管理可以使行业之间的档案信息更加安全,传统的档案管理工作量大、任务复杂,这给管理者带来了非常大的困难,这对于工作者来说是一个机遇也是一个挑战,档案管理人员要学会抓住这个发展趋势,利用大数据,提高档案管理的效率和水平,实现档案管理工作向着规范化和现代化的方向发展。

一、加强基础设施,提高档案现代化水平

为了提高档案管理水平的质量,完善档案工作的基础设施是非常重要的,有关部门应该加强档案的基础设施建设,加强对档案管理室的资金投入,建立专门的档案管理室,避免档案的丢失,做好相关的安全措施,避免不必要的麻烦,提高档案现代化水平,加大资金、技术、人才的投入,建设档案室、办公室等,让相关的专业人员来进行档案的管理工作,避免档案破损和丢失的现象发生,解决方案存放空间不足的问题,促进了档案的有效性管理,通过计算机和网络技术实现信息的共享,提高工作效率,另外各个部门之间要相互的交流和合作,采取相同的档案管理方式,来实现信息的共享,从根本上解决档案管理问题,提升档案管理和服务水平,来保证档案管理工作的顺利进行。

二、建立健全管理制度,严格管制

要想让企业档案管理工作不够规范的问题能够得到有效的解决,工作管理人员要重视档案管理问题,健全制度机制,要认识到档案管理的重要性,这样才能够提高档案管理工作的质量和效率,应该把档案管理的工作放在第一位,上级部门应该加强对档案管理问题的宣传,让这种重视观念深入人心,档案在管理中发挥着重要的作用,另外相关的领导应该加强对档案管理工作中的审察,对工作中的一些问题进行有效的解决,建立健全档案制度机制,制定出合理规范的制度体制,促进相关部门和有关工作人员对工作管理的规范化管理,而且还应该将档案的收集、整理、保管列入到工作流程,让每个工作人员各司其职,让档案管理工作落实到实处,让工作趋向规范化和合理化。随着社会的发展,我们有必要对档案管理的标准进行合理的提升,不同的地区也应该有不同的管理制度,档案管理中面临着很多的问题,例如说一些黑客和违法人员的入侵这种现象给档案管理工作带来了很大的困扰,而且在一定的程度上会导致企业档案信息的泄露,给它的安全性带来了不良的影响,这就要求相关的技术人员要对其进行技术上的更新,对一些重要性的文件进行加密保护,防止一些不良的行为产生。

三、创建网络平台,提高档案管理信息安全度

在这个新的形势下,将档案管理和现代的网络技术进行紧密的结合是非常有必要的,通过成立一个平台让档案管理人员和档案的上交人员能够进行有效的沟通和交流,通过创建网络平台,提高档案管理信息的安全度,对档案管理的内部环境进行大力的改善,众所周知,档案包含着企业中的大量信息,这些信息涉及到了企业机密以及个人的隐私,档案如果发生盗窃,就会造成一个不可估量的损失,首先要营造一个安全的网络环境,防止网络因素对信息的损害,这个安全的网络环境可以对档案的保存起到一个防护的作用,由于企业的档案信息繁多冗杂,应该创新档案管理技术,实现档案管理的信息化、网络化、系统化发展提高档案管理的质量和效率。

四、提高管理人员的专业能力

档案管理人员的专业素质不高,这就造成了以后工作的一些漏洞,严重的阻碍了档案管理工作的顺利进行,企业档案管理的规范化需要一支有高素质和专业能力强的人才,因此,根据发展的需要我们应该提高管理人员的专业能力水平,根据企业的实际情况出发,加强对档案人员的招聘,来满足工作的需要,这就要求对工作人员进行培训,加强宣传,加强档案管理政策和专业知识培训,让相关的工作人员掌握一定的知识技能,提升档案管理人员的职业道德和业务素质,从而提高档案管理人员的综合素质,在档案工作进行实际的开展时,应该确保与当地的实际情况结合进行有针对性的培养,让管理人员能够熟练的掌握工作中的内容。档案工作人员要认真学习档案管理相关法律法规,充分认识档案工作的重要性和必要性,从根本上解决管理人员专业能力不强的问题。另外,还应该加强对档案管理的重视程度,档案管理的重要性应该是每个工作人员都必须知道和了解的,这就要求档案管理者对自己的工作要认真负责,为大数据背景下提供更多的专业人才。

在大数据这个大背景下,档案管理的工作面临着巨大的机遇和挑战,通过利用大数据技术使得档案管理工作的效率和质量能够得到有效的提高,这是每个档案管理者所必须要努力的方向,通过不断的学习相关的档案管理知识,提高相关工作人员的素质,促进档案管理工作的质量和效率。