强化城市园林绿化工程档案管理工作的对策

王 勇

吉林省四平市园林管理中心 吉林 四平 136000

园林绿化工程是为城市居民提供良好的娱乐、休闲场所,改善居住环境,提高居住环境舒适性的重要工程建设项目,而随着当前城镇化扩建建设的加快,促进了城市园林工程建设的快速发展。而在建设发展中,城市园林档案作为园林工作开展的真实与全面记录和写照,是园林绿化工程进行竣工核定和竣工验收的前提,为日后城市园林工程的使用、管理、扩建、改建、维护等提供了重要依据,因此,做好对城市园林档案管理工作是非常必要的。

1 开展园林绿化档案管理价值意义

针对于园林绿化档案而言,主要是对城市园林绿化工程建设工程设计内容、施工工艺、原貌等采取文字、图表、影像、照片等形式进行全面的记录,从而实现对园林专业各类载体的有效记录。而从不根本意义上来讲,开展园林绿化档案管理主要是通过对现有园林绿化工程的生态文明发展历程实现全面记录,可以为日后的园林绿化建设提供借鉴参考建设成果,如：园林绿化部门在城市园林绿化工程建设设计环节,可以从档案中充分研究和了解适应该城市园林绿化应用植物特性、价值以及生长气候条件,实现对现代化园林绿化建设质量的不断提高。同时,还可以为日后城市园林工程的使用、管理、扩建、改建、维护等提供了重要依据,在进行城市园林绿化工程的扩建与新建工程施工方案设计时,可以充分参考已有的园林绿化工程建设成果,根据园林绿化种植条件和方案进行工程施工方案的科学化、合理化设计,实现绿化工程施工建设资金的合理化应用,提高经济效益。因此,园林绿化工程档案,具有十分重要的保存价值,必须要强化重视对园林绿化工程档案管理工作的有效开展。

2 加强园林绿化档案管理的思路与策略

2.1 更新思想观念,创新管理模式 园林绿化部门相关领导以及档案管理工作人员必须要充分的认识到园林绿化工程档案对城市园林工程建设的重要促进作用以及参考价值,切实增强档案管理意识,创新档案管理模式,采用先进的管理方式,为园林绿化工程档案的有效管理创造各项有利条件。因此,在实际的园林绿化工程档案管理中,相关管理人员必须要强化自认专业技能与综合素质有效提升,在档案管理工作中,确保高标准、高质量的完成各项工作指标,实现档案管理水平的不断提升。同时,在工作模式上,档案管理部门也要紧密结合园林绿化工作新业态,做到工作方式的与时俱进,将工作方式由被动变主动,加强与市政、规划、文保等部门的联系与合作,在进行档案资料的收集中,也要深入施工一线积极的跟踪指导,保障档案资料的全面、可靠、准确的记录和保管,为档案资料资源价值的后期开发利用提供基础保障。

2.2 完善管理制度,创建良好管理体系 健全完善的档案管理制度是提高档案管理水平,保障档案管理高质量、高效开展的重要基础。因此,园林绿化管理部门必须要依据现代档案管理的新需求,实现对园林绿化档案管理工作制的不断完善与健全,与时俱进,科学建立与之相适应的档案管理体系。档案管理部门必须要应用现代化档案管理新思想,对档案管理模式或者管理思维、管理功能等进行创新,其中包括档案功能、管理流程、管理过程和控制、管理手段和方式、管理技术、管理制度等内容的创新与不断优化完善,为档案管理相关工作人员提供科学的工作指导,保障档案管理可以规划范、高效化、科学化的积极开展,促进档案管理整体水平的不断提高。如：不断规范园林绿化档案的入库整理、借阅、开发利用的制度；建立档案安全保密制度,保障档案实体与内容信息的安全等相关制度完善工作。

2.3 强化全程监督,确保档案的全面收集 对于档案文件材料的收集工作,是需要贯穿于园林绿化工程项目施工的全过程的,需要密切关注工程进度,进行动态跟踪,及时地收集各个施工环节的作业信息,并对所有收集的资料进行合理化的筛选整理以及进一步全面审查,确保各类工作的落实,在对所收集资料审查确定无误后,方可进行系统的输入保存,保证形成档案资料的准确、完整、可靠。如：在施工过程中,可能会应为施工中所产生的影响因素,不得不对施工设计方案进行临时的变动修改,这就与设计方案产生了差异性,因此,只有园林绿化档案管理部门对施工状态各阶段进行动态跟踪调研,明确工程各阶段的档案收集重点,才能保障档案资料收集的准确性。尤其是竣工验收阶段：竣工报告,整个工程的成本核算、验收等工作中所产生的资料要加以重视,保障园林绿化工程档案资料的准确性与全面性。

2.4 加大各项投入,提升现代化水平 伴随着当前信息网络技术的快速发展,信息技术在各行各业中都发挥着重要的作用,在园林档案管理工作中,信息技术与园林档案管理工作的有效融合,实现传统档案管理手段向信息化管理手段的有效转变,实现档案存量数字化、增量电子化,进而整合园林绿化档案的大数据资源,确保园林绿化档案管理工作的高效、完整、系统、安全,实现了深化检索、简化整理,有效提高园林绿化档案管理工作效率。同时,园林绿化档案数据化整合,在管理中实现了档案资源的共享应用,为园林档案管理与应用提供便利性,提高档案利用效率。因此,园林绿化部门要加大对档案管理信息化基础设施建设的资金投入,如配备高性能打印机、扫描仪、计算机、刻录机等办公设备,提升档案管理现代化水平。此外,档案信息化的运用,要求档案管理人员要不断的学习掌握现代的电子档案管理技术,这就需要园林档案管理部门必须要重视对档案管理人员的专业技能的有效培养与提升,促使管理人员可以熟练的掌握档案管理方面的重要技术手段和先进设备的应用,为园林绿化工程档案数字化管理提供人员基础保障,使得档案管理工作更好的服务于城市的发展与进步。

3 结语

总而言之,现代园林绿化工程建设中,园林绿化档案对促进园林工程的科学化设计规划有着重要的指导意义。因此,园林工程单位需要对加强档案管理的重要性予以充分认识,重视对档案的管理工作,积极引进信息化技术,对工程资料予以实时收集,并在第一时间做好归档,保证档案收集、整理的科学性,进而充分发挥园林绿化工程档案的作用。