企业电子发票电子化报销、入账、归档方案探索

冷元企 丛 浩

（1.中国移动通信集团有限公司，北京 100033；2.中国移动通信集团江苏有限公司，江苏 南京 210029）

1 背景

2015年，国家档案局、财政部修订颁布《会计档案管理办法》，对于电子会计档案的合法地位，电子会计档案单轨制归档给出了制度依据。此后，国家相关部委积极推广电子凭证的使用。2018年，海关总署推出电子《海关专用缴款书》。2020年，交通运输部明确通行费电子票据作为电子会计凭证具有与纸质会计凭证同等法律效力，在满足相关条件基础上，单位可以仅使用通行费电子票据进行报销入账归档，不再打印纸质件。2021年初，国家税务总局在全国推行增值税专票电子化。全面施行电子发票电子化管理对企业意义重大，做好电子发票的“收、管、存、用”是企业财务和档案工作现代化转型升级并助力企业各项经营管理工作的使命担当。

2 企业现状

电子发票电子化报销、入账、归档试点工作以来，国家档案局有关负责同志总结了企业层面几个现状：一是上热下冷，国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局等有关部门积极推动，但企业层面并未有很多的企业参与试点。二是分布不均衡，有意愿的均为信息化程度高的企业。三是各企业电子发票报销、入账操作不统一。有的单位要求将电子发票打印，有的单位要求将电子发票和验证信息都打印。

3 企业电子发票电子化归档的必要性

3.1 服务企业发展，服务大局的担当

2020年3月，财政部、国家档案局共同发布《关于规范电子会计凭证报销、入账、归档的通知》，对于如何使用、接收、保管电子发票做出规定。电子发票在前端实现了电子化报销、入账，而电子发票电子化归档既是业务闭环需要，也是档案管理部门服务企业发展，服务大局的责任。

3.2 提高档案信息化的必要手段

信息化时代，发票管理对象的载体由纸质变为电子，发票的获得和传输变得更加方便，与此同时，会计工作由线下逐步迁移到线上，会计信息流动更快捷。档案管理部门实现电子发票电子化归档，能够促使会计档案电子化管理转型升级，以点带面推动其他各类电子文件的单轨制归档，加速企业档案信息化工作，从而更好地融入企业整体信息化进程。

3.3 降本增效的有力举措

电子发票电子化归档，改变了传统纸质发票立卷管理模式、方法和存储形式，省去传统纸质发票管理所付出的纸张费、打印耗材费、物流配送费、整理人工费、实体库房保管费等，也让后期档案调阅利用从纸质转变为电子，从一维的转变为多维，实现“信息多跑路，员工不跑路”的服务方式。

4 企业电子发票电子化报销和入账分析

4.1 电子发票电子化报销主要环节为电子发票获取、归集

1）电子发票获取主要有三种方式：一是通过商家系统开票并推送至个人邮箱；二是通过商家系统开票并存入微信卡包；三是通过短信、微信链接等下载。

2）电子发票归集：此环节主要是电子发票的上传、采集、查验、防重。企业可通过手机端、PC端上传电子发票，采集发票信息可通过手工录入、二维码解析、OCR智能识别，使发票数据转化为结构化数据。通过调用税务接口或税务部门专用软件方式，及时完成发票合法合规性校验，同时对电子发票进行是否重复报销的校验，对发票抬头、税号、专票抵扣期限等信息进行异常预警提示，能够自动识别、提取发票金额和税额，排除伪、重发票。

4.2 电子发票入账环节

入账环节，实现报销单据与核算系统账务的对接，经审批后无问题报账单进入核算系统进行会计核算入账，生成账务凭证信息，并建立凭证号与电子发票版式文件的对应关系，为归档建立数据连接。

5 企业电子发票电子化归档来源、程序、要素分析

新修订《档案法》第三十七条规定，“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”，实现电子发票电子化归档必然要符合档案法的规定。

5.1 电子发票电子化归档来源要可靠

电子发票应用的是类似于关系数据的文件结构，这类文件只需要定义其关键元数据，定义好文件的格式，所有发票元数据信息都以数据库形式存储和管理，用户购买商品的发票数据自动写入数据库中，成为关系数据库表文件中的一条数据记录，当用户需要下载并打印发票时，数据库表中的这条数据记录可以转换为PDF或者JPG发票文档[1]。企业接收的电子发票主要是在经营管理活动中外单位开具的电子发票（JPG、PDF或OFD格式），电子发票仅是会计档案中会计凭证的一部分，处理电子发票是财务管理活动的一个环节。接收的电子发票在企业财务系统进行验证，财务系统实现了与国家税务总局系统连接，通过电子发票上的发票代码、发票号码、开票日期、校验码等信息，可验证电子发票的真实性、唯一性，从而确保了电子发票来源可靠。

5.2 电子发票电子化归档程序要规范

电子发票电子化归档程序规范主要通过两方面控制。一是通过制度规范约束，企业应遵循国家档案局《关于规范电子会计凭证报销、入账、归档的通知》要求，严格按照《企业会计信息化工作规范》和《会计档案管理办法》制定《报账指南》和《操作手册》，由财务审核人员对报账的关键环节进行把关，一旦发现纰漏，退回重新审批处理。二是技术控制，通过系统化对象控制为过程控制，对管理过程进行规范。企业通过详细记录电子发票报销、入账、归档的背景元数据和过程元数据，来遵守规范的程序要求，并实施“四性检测”，在归档时验证整个过程的规范性。财务系统预设置归档类型，默认自动收集业务系统产生的内容文件数据及元数据信息（支持人工上传），同时对归档电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性等进行检测，并对检测通过的归档电子文件材料压缩打包进行封装，还支持登记表部分信息的自动捕获与计算，确保归档电子发票合规流转到档案系统中，为后续电子发票的管理、保存和利用，夯实基础。

5.3 电子发票电子化归档要素要合规

电子档案构成要素合乎规范要求。《电子文件归档与电子档案管理规范》要求电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等齐全完整，《政府网站网页归档指南》指出网页信息收集对象主要是文本、静态图片等可视静态内容，而“页面中的动画、音视频、脚本、URL等内容，在保证真实性、可用性和安全性的情况下也可以进行收集。企业应参照国家相关规范，明确与电子发票相关联的电子记账凭证、报销单、报销依据、电子纳税申报表等都应该归档。不同的电子文件来自不同的业务系统，所有的电子文件，都在档案系统集合，完成组件，实现关联，确保电子发票归档的要素合规。

6 电子发票电子化归档技术路线

国家档案局《企业电子文件归档和电子档案管理指南》指出，电子文件归档和电子档案管理工作主要有两种实现的技术路线，第一种通过独立的电子档案管理系统来实现，即将业务系统中的电子文件导入电子档案管理系统完成归档（以下简称对接式归档），第二种方式是在业务系统中设计执行电子文件归档和电子档案管理功能实现，电子文件可不脱离原业务系统（以下简称嵌入式归档）。按照两种技术路线进行了分析，对存在的利弊比较如表1。

表1

企业（尤其是下属单位较多的集团型）应站在全局角度，从成本、周期、难易度、普及速度等方面综合考虑，选择合适的技术路线。对于财务系统和档案系统均实现集中统一的企业可直接采用对接式归档；对于财务系统统一、但档案系统不统一的企业可分两步走，第一步先在集中统一的财务系统内实现嵌入式归档，第二步待实现了档案系统的集中统一建设后，再与财务系统对接；对于财务系统与档案系统均不统一的企业，可由企业内各单位自行决定采用合适技术路线。

7 成效预估

7.1 社会效益

电子发票电子化报销、入账、归档将节约大量纸张，减少纸质会计资料的打印、传递、整理、保管成本，减少社会资源消耗，推动节能减排，为国家实现碳达峰、碳中和贡献档案力量。

7.2 经济效益

据不完全估算，每一笔电子发票电子化归档将节约纸张、打印耗材、人工、保管等成本约0.3元[2]，企业可测算全年本单位的报销数量，以企业年报销1000万笔计算，可每年节省300万元，经济效益非常可观。

7.3 管理效益

电子发票电子化报销、入账，单据审核流转时间缩短，财务人员根据上传的电子发票及相关信息进行审核，提高了工作效率，提高了报账效率。电子发票电子化归档，能推动与电子发票有关其他会计凭证电子化归档，将分散在财务系统中涉及资金、报表、税务等模块的数据按照会计记账原理和会计档案存储逻辑，集成存储在档案系统中，为会计档案信息共享利用提供了便利。之前，查清一笔账，需要在不同的业务系统之间切换，现在只需要在档案管理系统就可一步到位。

8 结语

电子发票电子化归档是电子发票能否长期作为证据使用的关键环节，电子发票作为电子文件，没有电子化归档固化信息，有可能造成日后信息丢失，无法识读。实现电子发票电子化归档是电子发票全流程管理至关重要的一环，如果归档没有解决，没有证据留存，后期将无法维护企业自身权益、无法配合上级巡视、检查。

开展电子发票电子化报销、入账、归档工作是一个系统工程，需要从组织保障、制度规范、系统平台、资源配备、人才队伍等方面加强，推动集团型企业电子发票电子化归档需要总部的财务、档案和信息化部门间形成合力，从数据交互、管理流程方面结合企业实际形成统一标准，统一规范。新时代、新风貌、新做法，电子发票电子化归档是一个不断完善、与时俱进的过程，企业档案管理部门要认真吃透国家档案主管部门的最新要求，紧跟行业前沿和新技术发展趋势，通过参与试点，为服务公司整体发展，档案高质量发展做贡献。