图书情报档案一体化管理的数字化新解

曲华

[摘 要] 图书情报档案“一体化管理”在学界争论多年，本文在当前研究基础上，深入剖析了问题表象背后的三个原因，提出保留档案记事、图书传事、情报探事的各自个性，指出数字化、语义化是破解集成应用难题的新解。

[关键词] 图书情报档案； 一体化； 数字化； 语义化

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）08-0077-03

党的十九届五中全会提出，坚持创新在我国现代化建设全局中的核心地位，把科技自立自强作为国家发展的战略支撑，面向世界科技前沿、面向经济主战场、面向国家重大需求、面向人民生命健康，深入实施科教兴国战略、人才强国战略、创新驱动发展战略，完善国家创新体系，加快建设科技强国。要强化国家战略科技力量，提升企业技术创新能力，激发人才创新活力，完善科技创新体制机制。

回顾人类文明史，就是一部总结利用前人经验、再创新、再总结的发展史，正是知识的记录与传承造就了如今的璀璨文明。图书馆的最初形式是档案馆，记录当时的事件。根据考古发现，世界上最早的图书馆——亚述巴尼拔图书馆于公元前3000年由亚述帝国建立，共收藏了1500多块泥板。《周礼》记载，西周统治者建立了最早的中央档案机构——天府，“天府掌祖庙之守藏，与其禁令”，守藏之物包括国之玉镇大器、各项政务、生产活动中形成的重要档案文件，以备周王查阅、考核所用。

20世纪50年代，国外开始对图书情报档案一体化管理（以下简称“一体化管理”）进行研究，至今已近70年，国内外学术界几代人开展了大量理论研究和实践探索，有的学者持乐观态度，有的学者持审慎态度，还有的学者则认为“一体化管理”是伪命题[1]。正是因为存在质疑，有问题没有解决，有目标尚未达成，激励着学者们不断探索，使“一体化管理”始终成为图书、情报、档案领域的研究热点之一，不断推陈出新

图书情报档案一体化管理并非一个确定的、固定的概念，不同时期、不同领域可以有不同的内涵和外延解读，可以指图书情报档案信息资源一体化的建设、一体化的共享利用、一体化的管理平台、工具手段、一体化的服务，也可以指图书情报档案组织机构和制度流程的一体化，人才队伍的一体化、物理空间的一体化、数据库系统的一体化等。

学者们数十年坚持不懈的研究图书情报档案一体化管理，就是想打破三者之间的壁垒，发挥各自的优势，为人类文明进步创造更大的价值。但是，时至今日，尽管取得了一些阶段成效，早期设定的“一体化管理”主要目标并没有完全实现，问题出在哪呢？难道真的是伪命题吗？随着新一代信息技术的发展，是否可以破解早先的难题，取得新的突破？

一、图书情报档案一体化管理的研究现状

一般认为，传统图书、情报、档案工作中的主要问题是组织机构分设，垂直管理，各自为政，造成文献资料的收集和购置、软件资源、馆舍资源、人力资源、渠道资源等自成一体，资源不够集约，彼此之间信息不通畅，难以共享和协作，文献资源被利用的效率不够高，文献资料的作用没有得到充分发挥[2]。于是，有的学者们对症下药提出了“一体化管理”方案，其核心思想是“统一”，用“统”来治“散”，提出的理论依据是贝塔朗菲定律，“整体的属性与功能大于各部分的总和”，其可行性在于“9同”：（1）同源。是指图书、情报、档案由同一源头发展演变而来，互相之间有千丝万缕的联系。（2）同属。是指图書情报档案都属于文献，归于信息科学范畴。（3）同质。是指图书情报档案具有多项相同、相近的性质，例如：知识性、技术性、社会性、应用性等。（4）同职。是指图书情报档案具有相同或相近的职能。三者都具有采集、典藏、利用的职能。（5）同管。是指图书情报档案使用相同或相近的管理方式与方法，采用信息技术建立文献数据库，实行基于B/S架构的数据库检索，步入数字图书馆、数字档案馆发展阶段（6）同序。是指图书情报档案工作的工作流程体系基本相同，都包括采集、整理、分类、编目、保管和提供服务（7）同用。是指图书情报档案具有相同或相近的用途，均属提供知识信息的服务工作。（8）同体。是指图书情报档案的载体形式相同。包括传统的纸介质载体，以及后来的光盘、磁带、硬盘等光、磁介质载体上。（9）同循环。是指图书情报档案之间既有融合转移，又有拆分重组，在不断适应社会发展过程中不断演进[3]。一些学者给出的解决方案是即建立统一管理机构、统一管理系统、统一人才队伍、统一信息标准，即建立图书情报档案的大一统。

一体化管理在学术界讨论了几十年，而在实践中进展缓慢。上个世纪80年代以来，我国先后建立了少量包含图书情报和档案的综合机构，例如中科院文献情报中心、各科研单位的“情报档案中心”等，国外有美国的总统图书馆、宾夕法尼亚大学图书馆等，但是.这些综合机构只不过是组织机构和办公地址的机械合并，在业务上还是明显分成三大块[4]，无论在资源管理、业务管理系统、人员队伍还是信息服务上并没有实现一体化，其实质是一块牌子、三块业务、三套人马，彼此相互独立。总的来看，图书情报档案大一统至今缺乏成功案例。

二、图书情报档案未能实现大一统的原因剖析

笔者认为大一统思路犯了三个错误，所以走进了死胡同，剖析如下：

（一）头疼医头脚疼医脚，试图在问题产生的层面解决问题

爱因斯坦曾说，“你无法在制造问题的同一思维层面解决这个问题”（We cant solve problems by using the same kind of thinking we used when we created them.）。对症下药应该对的是病灶而不是症状，例如发炎导致发烧，物理降温只能缓解，消炎才能治愈。图书情报档案各自为政有其局限性，也有其合理性，导致信息资源难以整合利用的深层次原因是思想和利益机制的壁垒，建立兼顾各方利益和特质的协同机制才是关键，否则难以实现共建共赢的集成应用。

（二）错误解读贝塔朗菲定律

系统科学把整体具有而部分不具有的东西（即新质的涌现），称为“涌现性”。从层次结构的角度看，涌现性是指那些高层次具有而还原到低层次就不复存在的属性、特征、行为和功能，简单地借用亚里士多徳的名言“整体大于部分之和”来表述整体涌现性是断章取义的做法。其实，当部分构成整体时，出现部分所不具有的某些性质，同时，部分又受制于整体而丧失单独存在时所具有的某些性质，这个规律叫做“整体不等于部分之和”原理，这才是真正的“贝塔朗菲定律”，整体与部分之和之间存在大于、等于或小于三种情况，并非只有1+1+1>3这一种情况，关键取决于系统内部诸要素之间相互联系、相互综合的方式。尽管图书情报档案有“9同”，但是图书馆学、情报学和档案学发展到今天已是有明显区别的三个学科，正是由于三者单独存在时所具有的那些性质必须保留，不能为了得到新的功能而失去原有的、特殊的功能，才从理论层证明了三者的简单机械整合是不成立的。

（三）舍本逐末造成本末倒置

这是传统的文献管理思维在作祟，重视看得见摸得着的馆舍、柜子、书刊、卷宗这些实体，以为只有把这些实体集中到一栋大楼里才能实现对他们的绝对控制，进而才能开展一体化管理，这是缺乏数字化思维的结果。当今世界已经进入数字时代，在数字空间中，数字化的知识和信息才是本质，传统的用来记载、储存知识的载体并不重要，甚至制约了知识和信息的传递和利用效率。

三、基于新一代信息技术的解决思路

解决的思路是，用数字化思维跳出惯性思维，不求所有，但求所用，求同存异，不要试图把三个合不到一起的捏成一块，而是共同创建第四块。在传统的物质世界，文献载体的占有具有独享性，得失是对立的，一方的获得意味着另一方的失去，大一统意味着利益重组。而数字世界则不然，数据摆脱了物理载体的禁锢，在虚拟空间中加工重组产生增量，并不改变原有资产的归属关系，不影响既得利益，新产生的价值被各方共有、共享、多赢。

（一）回归初心，抓住本质

图书情报档案管理的价值核心是知识的记录与利用，这是永恒不变的，随着生产力的技术进步，变化的是记录与利用的方式与方法，从早期的石壁、龟甲、竹片、绢等到后来的纸介质、光介质、磁介质、网络，从IT时代进入DT时代，人工智能、云计算、大数据、区块链等新一代信息技术快速发展，极大地拓宽了数据承载与传输的时空，数据不再受制于物理载体的限制，可以被无限的复制、拆分和重组，颠覆了对传统文献的认知，载体并不是本质，数据和知识才是本质，如今这些信息被存储在云上，呈现在各种显示终端上，用户不必亲身来到图书馆或档案馆，可以足不出户就能通过网络快速搜索到自己想要的信息。

（二）信息组织的数据化与语义化。

信息组织是一级学科公认的首要核心知识，其研究成果在大数据技术和思维的影响下于2019年也出现了实质性的数据化变革趋势。编目作为图书馆情报学和档案学的传统话语和竞争优勢，正从数字化进入数据化阶段，编目的对象从文献或档案记录逐渐转变为数据及数据网络，由此信息组织工具相应地从传统的分类表和主题词表为核心的受控词表扩展到语义网络和本体等知识组织系统，在资源层、元数据记录层、词表层分别出现了语义层级的变化，如资源层的URI，元数据记录层的RDA、DCMI抽象模型、DACS、CCO，词表层级的RDF词汇表、简单知识组织系统SKOS、0WL语言等。信息组织转向知识组织从而实现知识服务的关键是建立大规模的知识单元元数据和关联化元数据[5]。信息组织的数据化与语义化使得在不改变图书情报档现有案数据库的基础上建立新的知识数据库成为可能，建立图1所示的架构，回避了“一体化管理”的大一统难题。

（三）建立新型组织机构、人才队伍和平台

保留传统的图书情报档案工作机构和人才队伍，继续做好本专业领域的各项工作，在此基础上，增加知识管理的工作机构，通过内部选才和外部招贤的方式建立知识管理人才队伍，开展信息管理的数字化和语义化工作，建立知识管理数据库和集成服务平台，并且利用网络的优势，将检索的范围扩大到互联网非文献型数据，包括网站、论坛、新媒体等，检索结果包括文献电子版完全版、文献中知识的片段、网絡中非结构化的数据、图片、音视频等，重要的是这些数据彼此有一定的联系，有关联度的评估，检索的也不再局限于关键词，而是可以检索一个场景或一个问题的求解，为用户提供更加快捷、多样和更贴近目标的检索服务。

四、结语

图书情报档案一体化管理的理论研究与实践探索仍在继续，问题的表象以及问题背后的根因也越来越清晰，新一代信息技术极大地增强了人们记录和利用知识的能力，解放了原先对物理载体的过度依赖，信息管理的数字化、语义化可以让人们不必关注对文献实物载体的占有，而是在数字世界中对知识进行细化、重组和利用，回避了矛盾，创建了新的价值空间，为图书情报档案工作开辟了蓝海，为文献利用效率的提高提供了广阔空间，必将为读者用户带来更优质的服务、更佳的体验。

参考文献：

[1] 徐楚雄，图书情报档案一体化管理的理性思考，云南档案，2009（11）.62-64.

[2] 陈东，周淑珍，科研单位图书情报档案一体化管理可行性探索，海峡科技与产业，2017，（02），69-71.

[3] 马燕，理想 现实 思维——基于多重模型思维的图书、情报、档案一体化研究，档案管理，2020，（05），20-21.

[4] 徐楚雄，图书情报档案一体化管理的理性思考，云南档案，2009（11）.62-64.

[5] 闫慧，2019年中国图书情报与档案管理领域研究热点回顾，情报资料工作， 2020，41（02），5-19.