办公室文书档案收集及归档工作对策

刘增华

[摘 要]对于事业单位而言，其持续发展需要能够做到科学决策，而决策的时候就需要做到科学审视过去的发展历程，此时就需要使用到档案资料。能够对于这样的发展历程进行准确全面记录的，也只有办公室文书档案。由此需要高度重视办公室文书档案收集和归档工作的开展。文章从这个角度入手，对于办公室文书档案收集以及归档工作的价值进行分析，在此基础上提出对应的办公室档案收集和归档工作存在的问题，并且制定了针对性的解决方案，希望可以引导办公室文书档案收集和档案归档工作步入到更加高质量的状态。

[关键词]办公室文书；文书档案收集；文书档案归档

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）11-0094-03

对于事业单位而言，在长期发展的过程中，势必会积累很多的文书档案资料，这些文书档案资料都可以归结到文书的范畴，需要将其看作为重要的信息情报。因此采取科学有效的方式，去做好文书档案收集和归档工作，是事业单位普遍需要做好的工作。

一、办公室做好文书档案收集和归档工作的价值分析

首先，现代管理理念，认为需要依靠技术的作用，确保档案载体能够转化为数字化载体，这样档案管理就展现出网络化的特点[1]，这是当前文书档案管理工作的基本诉求。对于事业单位而言，办公室需要正确认识自己在此方面的职能，确保可以切实做好文书档案的收集和归档工作；其次，越来越多的事业单位开始意识到自身发展与文书档案之间的关系，在实际发展决策中会更多地使用文书档案来作为依据，确保决策的科学性。以社区服务部门为例，各种社区的基本资料，服务方案的制定，服务活动价值判定等，都是重要的信息，这些信息可以给予后续社区服务工作的开展奠定良好的基础。从这个角度来看，正确看待办公室在文书档案收集和归档中的角色，思考更加有效的文书档案收集和归档方式，引导实际文书档案收集和归档质量朝着更加理想的方向发展，这样将使得事业单位能够步入到更加持续性的发展状态。

二、当前办公室文书档案收集和归档工作存在的问题

新形势下办公室文书档案收集和归档工作的环境在慢慢变化，事业单位在此方面的投入也有所差异，因此不同的办公室采取的是不同的文书档案收集和归档机制，也展现出不同的效益。从整体角度来看，在此方面的缺陷和短板还是比较多的，如果不能采取针对性的措施去改善，势必会对于事业单位的未来发展造成不良影响。其问题集中体现在：

（一）文书档案收集和归档处于边缘化的状态，对应制度架构不健全

很多事业单位，不是很重视文书档案收集和归档工作的开展，认为没有必要，需要将焦点放在事业单位改革上，资料只需要进行适当的整理即可，没有必要专门进行投入。在这样的环境下，文书档案收集和归档工作人员的岗位价值不被认可，各个部门也不会积极配合对应的工作，实际文书档案收集和归档的制度架构也处于不健全的状态，文书档案管理和归档工作很快就处于粗放的状态，在很多事业单位中就发现档案格式比较混乱，档案命名不科学，档案内容也存在很多残缺，归档的效率比较低，常常出现在当年整理去年档案资料的情况，这样就使得实际文书档案收集和归档工作处于比较粗放化的状态。如果这样的局面长期得不到改善，事业单位未来的发展势必会因此受挫。

（二）现代技术对于传统方式造成冲击，收集处理方式不科学

在现代技术不断发展的背景下，传统档案管理方式已经跟不上发展的步伐了。比如部分事业单位会将办公自动化系统使用到日常工作中去，一些原本需要人力完成的工作，会被设备或者机器所替代，这样就使得档案收集和归纳的工作形势发生了变化，整体的工作效率得到了提升，一些重复性的工作可以交给系统来完成。在这样的过程中，对应的档案管理和归结人员需要有着更加高的素养和技能才能够做好对应工作。同时，某些事业单位可能还难以进入到无纸化办公的状态，文书档案会选择两种方式保存，这样会增加实际投入成本，档案管理的难度也在不断提升。部分事业单位不是很重视档案信息化建设的投入，对应设备和软件难以跟上发展节奏，信息化也处于步履维艰的状态，这样也会对应实际档案收集和归档工作的变革造成不良影响。

（三）档案管理专业人才处于缺乏的状态，人才引入和培养投入不足

很多人在看待档案管理工作的时候，会简单地将其看作为文秘工作，认为这是一项十分清闲没有挑战性的工作[2-3]。很多档案管理工作人员都是转岗过来的，年龄通常比较大，他们所了解的档案管理工作，是以传统的手段来进行的，他们在档案管理理论方面，在档案管理信息化系统使用方面，档案管理方式创新方面，显然难以展现出积极性，对于自身岗位工作的认知也不是很清楚，这样就处于消极的工作状态。某些事业单位在实际档案管理人才队伍构建方面不够重视，在人才引入或者人才培养方面的投入不足，这样就难以有理想的产出，实际的档案管理人才队伍的专业化程度，自然也处于比较差的状态。

三、办公室文书档案收集和归档工作问题改善策略

作为事业单位，办公室文书档案收集或者归档工作的低效化，是长期思维意识认知偏差、投入不足、对应制度架构不合理、对应岗位人才不专业所导致的，面对这些综合性的因素，就需要采取针对性的方式来解决。

（一）建立完善的文书档案收集和归档制度

首先，事业单位的领导需要正确认识文书档案收集和归档工作的价值，要学会从事业单位长久发展的角度审视此工作的意义，高度重视此方面工作的开展，积极在制度架构方面进行投入，邀请专家对于当前制度存在的不足进行研判和分析，然后进行制度优化，确保实际制度架构的科学合理，这样就可以引导后续的文书档案收集和归档工作朝着标准化的方向发展和进步；其次，形成精细化的文书档案收集和归档工作程序，将文书档案收集和归档中的细节进行备注，无论是文书的起草，还是文书的审核，乃至是文书的印刷，亦或是文书的传递，或者是文书的执行，都需要确保能夠依照程序来进行，避免出现文书外流的情况，做好文书保密保管工作，这样才能够引导实际的文书档案管理工作朝着更加高质量的方向发展；第三，应注重文书档案收集和归档工作责任制度的建立，确保对应岗位的人员，相关配合的部门或者成员，可以正确认识自己在此环节中的价值，能够依照对应的程序和制度要求做好本职工作。依靠上述的制度架构，使得事业单位文书档案收集和归档工作进入到更加合规的状态。最后，需要看到的是事业单位档案管理工作制度的设计，在一开始可能是没有多少问题的，但是在时代不断发展的过程中，对应的缺陷可能慢慢衍生，此时就需要以发展的视角看待，不断进行制度的优化，这样就可以使得实际的档案管理工作制度更好地发挥效能，引导事业单位档案管理工作进入到更加科学的状态。

（二）创新文书档案收集和归档工作方法

需要看到的是，当前是新技术不断发展的时代，技术对于各个领域的影响力在不断提升，对于文书档案收集和归档工作而言，也需要树立创新意识，改变以往的档案管理模式，积极实现新的技术，来优化文书档案收集和归档工作[3]。在此过程中需要做好的工作主要有：其一，对于事业单位办公室文书档案收集和归档工作经验进行归结，积极引入信息技术，建立对应的文书档案信息系统，确保系统在架构的过程中，可以详细了解系统的需求，通过设定科学的模块，确保对应系统功能与日常的档案管理工作保持吻合，由此引导实际事业单位文书档案收集和归档工作进入到信息化的状态；其二，积极在事业单位内部开展宣传工作，确保事业单位档案管理人员正确看待信息技术的价值[4]，以创新意识参与到实际的信息技术使用格局中，不断实现技术与日常工作之间的衔接，促进事业单位档案管理工作朝着高质量的方向发展和进步；其三，在引入对应系统或者软件的时候项目，需要形成对应的试运行制度，确保在此过程中对应的工作人员可以不断地了解系统或者技术，在掌握其使用技巧的基础上，对于其效益进行科学评估，这样就可以确保各方面主体能够以主动的心态参与到实际的系统或者软件使用格局中，引导实际的信息化发展朝着更加理想的方向进展；其四，注重基于信息技术的档案管理系统的维护和更新，尤其是在当前信息技术快速发展的背景下，新技术不断替代旧技术，此时就需要与之合作的供应商可以更好地做好自身的服务工作，确保迅速进行系统的维护和更新[5]，在不同的情况下适当增加对应的模块或者功能，这样可以引导实际的系统更好地发挥实际的效能。

（三）打造专业化的文书档案管理人才队伍

需要看到的是，无论是文书档案管理制度的改革，还是文书档案管理信息化的发展，都需要对应的文书档案管理工作人员切实参与进去，正确看待新技术与档案管理工作之间的关系，然后成为实际新技术或者新理念的贯彻者[6]。为此就需要有着专业化的文书档案管理人才队伍。在此环节，需要做好的工作主要有如下几个方面：其一，人才引入层次。积极从高等院校，人才资源市场去选聘信息素质高，档案管理理论基础夯实，档案管理经验丰富的人才，将他们作为文书档案管理工作的人力资源基础，给予他们良好的待遇和薪酬，创设良好的工作环境，鼓励他们在本职工作岗位上提出自己的意见，确保实际的档案管理工作创新氛围得以构建，这样他们将成为对应文书档案管理工作创新的行为主体；其二，人才培养层次[7]。无论是新引入的文书档案管理人员，还是当前在职的文书档案管理人员，都是重要的人力资源，要想切实发挥其人力资源的潜能，就需要建立完善的人才培养教育体系[8]。在此方面需要关注的是，要形成更加长久性的人才培养计划，关注档案管理改革的诉求，将其融入到实际的教育培训课程中去，然后选择合适的教育培训模式[9]，建立教育培训激励机制，确保各方的行为主体可以以主动的心态融入进去，确保自我的专业素质得到不断的发展和进步。当然需要看到的是，无论是人才的引入还是人才的培养，都需要形成健全的投入机制，建立专门的投入制度，确保可以有着更多的资源去邀请更加专业的人才队伍，这是事业单位管理者必须要思考的问题。

四、结语

综上所述，办公室文书档案收集和归档工作不能以简单的态度或者简单的方式去进行，要正确看待其对于事业单位的发展价值，形成健全的投入机制[10]，确保实际文书档案收集和归档工作内容不断细化，文书档案收集和归档工作方式不断调整，文书档案收集和归档工作机制不断构建，这样文书档案收集和归档工作环境会更加理想，更好地发挥文书档案收集和归档工作的多维度效能。当然也需要看到的是，事业单位文书档案管理工作问题的改善，不是一朝一夕就能够实现的，在此过程中还需要形成健全的投入机制，创新文书档案收集和归档工作方法[11]，打造專业化的文书档案管理人才队伍，由此才能够达到理想的改革格局。

参考文献：

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[2]刘传政. 办公室文书档案收集及归档工作对策[J]. 办公室业务，2021（06）：126-127.

[3]张洁. 办公室文书档案收集与归档研究[J]. 兰台内外，2020（09）：71-72.

[4]翁颖群. 办公室文书档案收集与归档工作要点分析[J]. 办公室业务，2020（04）：119+130.

[5]吴倩倩，谢雨菲. 办公室文书档案收集与归档工作研究[J]. 办公室业务，2020（09）：183-184.

[6]曾霞. 提高文书档案年度整理归档质量的意义及对策探微[J]. 兰台内外，2020（16）：76-78.

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[8]史坤. 事业单位文书档案管理工作常见问题及对策[J]. 办公室业务，2020（20）：127-128.

[9]邸志红. 人民防空办公室文书档案管理工作的完善对策[J]. 黑龙江档案，2016（05）：89.

[10]范君梅. 谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 科技资讯，2017，15（03）：123-124.

[11]王慧. 办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J]. 办公室业务，2017（17）：97.