高校档案管理质量保障体系建设探究

邢洁

内蒙古河套学院

读史使人明智，鉴往而知未来，通过这句话我们可以看出来重视历史的重要性，而档案在某种意义上来说就是高校的一种历史，涉及到学校发展的各方面内容以及信息，高等院校如果想要可持续发展，就一定要对档案管理加大重视，档案管理工作并不是一天两天就能完成的工作，需要持久地耕耘，需要高校利用最新技术以及资金支持，构建完善的档案管理制度，发挥档案的真正作用，为高校的长远发展出谋划策，同时也要紧跟时代发展的趋势，利用互联网构建现代档案管理体系，从而促进高校自身发展。

一、高校档案管理质量保障体系建设的重要性

高校档案管理工作是日常开展教学工作的重要一环，涉及到了高校发展过程中的方方面面，首先，建设高校档案管理质量保障体系可以为高校在制定相关政策时提供一定的依据，有助于推动高校实现可持续发展，若在档案管理工作环节中出现了管理失误，则会导致高校无法正常开展管理工作，一定程度上也会对高校师生的学习还有教学工作产生影响，构建管理质量保障体系可以更好地培养新时代社会发展需要的人才，创造出更多有利于社会发展的科研成果。其次，将各类档案进行科学的管理有助于帮助提高查询效率，方便工作人员充分利用查询档案资源，节省时间成本和人力成本。最后，建设高校档案管理质量保障体系有利于避免保证高校师生的个人信息不被泄露，从而被不法分子利用，这些档案中不仅包含学校发展的方方面面，还包含着全校师生以及已经毕业的学生的个人档案，如果发生泄露或损毁，不仅会给师生带来严重的影响，还会导致给学校的自身形象带来负面影响，不利于后续的招生，因此，高校档案是学校的宝贵资源，提升档案管理工作的安全性具有必要性。

二、当前高校档案管理工作过程中存在的相关问题

（一）相关人员缺乏重视

作为高校的高层管理人员，他们将更多的精力放在了学校招生、参加比赛、学术研究以及应届学生就业上面，档案管理工作只是制定简易的流程和制度，对于档案管理工作并不重视，甚至认为档案管理工作做得再好也对学校发展没有帮助，我并不否认招生工作、学术研究、学生就业对于高校发展的重要性，但是时代在发展，社会在进步，高校在日常教学过程中，如果没有良好的管理制度，其他工作的开展会受到不同程度的阻碍，档案管理工作也不例外，高校档案见证了整个高校发展的历史，对于制定发展战略有着很大的帮助，但是正是一些传统思想禁锢着高校档案管理工作的发展进步，导致档案管理工作不能及时与时俱进，阻碍了档案管理工作的进步。

（二）档案管理质量保障体系相对落后

健全的档案管理体系不仅能够促进高校档案管理工作的进步，同时也能提高档案管理人员的工作效率，但当前部分高校的档案管理质量保障体系相对落后，档案管理制度甚至多少年没有进行更新，一些规章制度对于现在的管理工作已经不再适用，一定程度上影响着高校的档案管理工作。不仅如此，由于高校的管理者缺乏对档案管理质量的重视，高校档案管理的工作现有的一些不足之处也无法得到改善，档案质量保障体系是高校健康长远发展的重要保障，档案管理制度的缺失与制度的不完善使相关工作在开展的过程中会遇到大大小小的问题，档案管理工作者的积极性也受到一定的影响，工作积极性不高，工作态度不认真，从而造成工作效率的低下，基于此，相关高校应该加大对档案管理工作的重视，在现有基础上完善保障体系，与此同时，高校在构建质量保障体系的过程中也应该针对档案管理工作人员制定一定的奖惩制度，对表现良好的工作人员给予一定的奖励，对工作态度不端正的人给予一定的惩罚，通过这种奖惩制度来激励和约束工作人员，使其能够提高工作积极性，严谨开展工作，从而有效提升高校档案管理工作效率还有质量得到提升。

（三）高校档案数字化基础较弱

在当前智能化的背景下，存储档案已经改为了计算机、U盘、移动存储设备等智能存储器，但是很多高等院校的档案管理设施还比较的落后，由于高校将资金更多运用到基础设施建设、科研研究上，导致档案管理工作缺乏资金，不能够及时地更新硬件设置，信息化基础总体偏弱，并且近年来随着高等院校的不断扩招，学校的招生人数逐年增加，硬件设施的落后影响了档案管理人员的工作效率，导致档案管理工作一般还要经过存档、加密、分类，最终通过管理软件对档案信息进行统计并得出结论，从而为图书采购、科研与查询工作提供帮助，这也是大数据时代数字档案管理的价值，但当前高校的档案管理质量体系发展趋势跟不上时代的变化，只是简单地由纸质化向电子化转变，缺乏对档案信息的分类、与高校财务系统、科研等系统的融会贯通，建设数字化档案不仅可以提升工作效率，还可以大大节省全校师生的查询时间，简化在实际使用中的流程，提高档案管理工作的附加价值。

三、高校档案管理质量保障体系有效构建路径

根据上文的分析和论述得知，在高校档案管理工作开展过程中，存在着高校管理人员缺乏重视、档案管理质量保障体系相对落后以及高校档案数字化基础较弱等问题，这些问题严重影响着高校档案管理工作的开展，因此，高校相关档案管理人员应该加大对档案管理工作的重视，完善高校档案管理制度、深化高校数字化改革以及加大对档案管理工作人员的培训力度，从而更好地引导高校档案管理工作的开展，跟上时代的变化，具体措施主要包含以下几个方面。

（一）完善高校档案管理制度

在高校的教学工作中，建立科学的管理制度是有效开展工作的基础，档案管理工作也不例外，完善高校档案管理制度，是确保档案工作能够规范运行的重要前提，因此，相关高校应根据自身情况，在现有档案管理基础上，重新制定相应的管理规章制度，有了规章制度后，档案管理工作人员才能够按照档案管理制度有序开展档案管理工作，并且要增加监督岗位，挑选一些教师定时查看档案管理工作，监督档案管理人员在整理与归档档案时能够以认真严谨的态度开展工作，提升其责任意识，而对于需要查阅档案以及调取档案的人员也要进行严格规范，要严格进行登记制度，明确规定档案调取期限，并且要求要妥善保管档案，不得以任何方式进行档案泄露，完善的档案管理规章制度有利于确保整个工作流程科学有序，并且有效提升工作效率。

（二）深化数字化改革，推动“最多跑一次”改革

在科技发展的今天，人们的衣食住行都发展了较大的改变，不仅方便快捷，还提高了人们的工作效率，因此，高校档案管理工作也要推动智能化档案管理建设进程。这里相关高校可以学习浙江省一些高校的做法，从师生视角出发，优化查询服务，将学校档案管理系统与数据中心、人事评职系统、财务管理系统、科研系统等部门融汇在一起，同时要建立电子化查询系统，打破传统档案查询模式，开发档案在线查询系统，推动“一般不用跑，最多跑一次”的点对点单线查询模式改革，不仅提高了高校档案利用率，减少了查档跑错门、找错人、查不到、无痕迹地矛盾。而且数据共通之后也有利于最新数据的及时更新，同时系统也可以开发反馈调查，使高校校友与校园相关部门可以及时向档案馆进行意见反馈，这里高校可以借鉴杭州科技大学引用的“档案查档接待服务”与“数字档案双活容灭系统”，在高校原有基础上推动全域数字化改革，从而利用现代化信息技术有效提升档案管理质量，坚持线上为主、线下为辅双渠道查询机制，倒逼档案“数字化”，加快档案电子化建设，推进高校档案数字化转型进程。

（三）加大对档案管理工作人员的培训力度，确保管理质量

档案管理是一件枯燥无味的工作，很多高校人员在刚参与档案管理工作时，积极认真、充满了干劲，但是在工作一段时间后逐渐被枯燥的管理工作所打败，丧失工作激情，进而导致缺乏耐心，不认真，严重影响了档案管理工作的开展，因此，高校如果想要有效构建高校档案管理质量保障体系，就要加强对档案工作管理人员的培训力度，可以以座谈会的方式组织高校档案管理人员参与培训，让其认识到自身工作的重要性和不可替代性，从而提升对工作的热情，富有职业使命感。与此同时各高校也要加强对档案管理人员的技术培训，招聘相关优秀人才，推动档案数字化信息改革进程，并且每年可以举办一次全校师生参与的评选活动，选出优秀的档案管理人员，并给予一定的奖励，而在日常档案管理工作中不认真的、不负责的管理人员，高校则需要对其进行惩罚制度，评选活动的举办有利于刺激工作热情，并且在得到全校师生的认可后可以提高其工作认可度，感受到大家对其的认可和尊重，从而在工作中能够更好地开展工作，档案管理人员是有效开展档案管理工作的基石，高校要不断创新管理方式，提高工作效率提升的同时推动高校档案管理质量体系的建设。

四、结语

高校档案不仅是一所学校发展的见证，更是推动高校可持续发展的根基，对高校发展起着重要作用，但是传统档案管理模式已经不再时候今天的社会，因此，高校相关人员要重视这些问题，以自身实际情况为准，完善现有档案管理制度，引进优秀技术人才，推动档案数字化建设，加强档案管理工作与高校数据中心、科研系统等部门的融会贯通，并且要加强对档案管理人员的培训力度，给予他们应有的关怀，让他们感受到学校的尊重与关怀，从而构建档案管理质量保障体系，推动高校的发展与进步，为国家培养出更多优秀人才。