区块链技术在电子档案管理中的应用初探

薛晓歌

摘 要：区块链技术的应用，为电子档案管理提供了重要技术支持和保障。本文针对传统电子档案管理所面临的问题，提出了区块链技术在电子档案管理中的具体应用及前景展望，为区块链技术在电子档案管理中的发展提供有益参考。

关键词：区块链技术;电子档案;应用

概述

从科技视角来看，区块链（Blockchain）涉及互联网、密码学、数学及计算机编程等多学科技术。从应用视角分析，区块链技术是一个分布式共享账本及数据库。区块链技术具有去中心化、可追溯、不可篡改等特点，从而保证了区块链“透明”“诚实”，这也为区块链创造信任奠定基础。2019年，国家互联网信息办公室发布《区块链信息服务管理规定》，为区块链信息服务的提供、使用和管理提供了有效依据，也为区块链技术在电子档案管理提供了重要行为规范和监督约束准则。

1 传统电子档案管理面临的问题

电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合。其管理面临着非法访问、恶意篡改、失真及信息泄露等风险。

1.1 非法访问

随着信息技术的应用，电子档案信息化管理成为档案发展的重要趋势。但从目前电子档案管理的现状来看，只要登录相关账号，非档案管理者即可获取、下载、打印所需电子档案资料。虽然一些机构或部门对操作系统安装了日志记录，但“日志记录”自身无法完全保证其可靠性，电子档案查询、修改等无法及时通过“日志记录”及时准确记录。加之档案管理者的安全保密意识淡薄，密码设置过于简单，依赖账户密码验证等防止电子档案非法访问形同虚设。

1.2 信息丢失

电子档案包括纸质档案信息化，也包括直接通过办公OA系统应用所产生的电子档案。电子档案的存储、读取及管理均离不开特定的服务器或介质载体。在电子档案管理系统中拷贝了相应的冗余备份，从电子档案管理的人力成本、经济成本，以及现实来看，都无法保证服务器的永久有效性。因此，电子档案面临着因存储服务器或介质载体的损坏而丢失等危险，会给电子档案管理带来无法估量的损失。

1.3 档案造假

传统模式下，无论是纸质档案还是电子档案都面临着信息被篡改的窘境。尤其是电子档案模式下，档案信息修改更为简便，且不易被发现。电子档案修改过程中难以记录具体的修改时间、修改人员，以及修改的原因，等等，且篡改后的电子档案难以被辨别，这也是电子档案管理过程中面临的亟待解决的问题。

1.4 其他问题

从电子档案的收集、保管和利用全生命周期来看，电子档案管理还面临着其他一些问题。收集：由于电子档案元数据信息类型复杂、格式多样、管理分散，常导致元数据信息收集不完整;保管：“单轨制”管理模式下，确保电子档案的真实性、长期可读性，如何确保电子档案社会公信力成为一大难题;利用：信息网络环境下档案信息需求来自社会各个层面不可控的专业型、利益用户型等新型人员，复杂利用对象及利用环境也增添了电子档案安全风险。

2 区块链技术在电子档案管理中的应用

电子档案面临着非法访问、信息丢失及档案造假等问题，不安全、不可靠、不完整，甚至不可用等因素都成为影响电子档案管理重要问题。将区块链技术应用于电子档案管理，可有效解决电子档案管理面临着的诸多难题。

2.1 推进电子档案全程可控

电子档案的前端控制及全程管理是电子文件时代做好电子档案管理的新思维、新方式。电子档案管理注重从系统设计、电子文件的逻辑起点开始就要严格管理。基于区块链技术，将“区块”作为区块链基本结构单位，“区块头”记录电子文件受理部门、时间及人员的电子档案的元数据信息，“区块体”则记录上一区块至本区块创建的诸如电子文件签批意见、办理结果等各种电子文件主体信息。电子文件信息存储于相应的区块体，并生成区块哈希值，与下一区块链接，从而使电子档案可追溯，全程可控，实现电子档案与元数据融为一个区块中。此外，将电子文件所有信息封装于区块中，使元数据及电子文件签批意见、办理結果等主体信息被固化，形成静态元数据，无法修改。可见，运用区块链技术能够实现电子文件档案全生命周期管理，确保电子档案安全。

2.2 确保电子档案存证效力

根据《电子签名法》的相关规定，电子档案与纸质档案具有相同的凭证、查考及保存价值。而电子签名、电子印章等作为电子防伪技术，其核心在于数字证书，即，利用合法的证书授权中心（CA机构）颁发的，并被中心机构（CA机构）所掌握，能够在复杂网络环境中及时发现并锁定。此外，区块链技术的应用，赋予电子档案不同节点拥有同等权限，每一个节点完成电子档案元数据记录、发布，其他节点实现同步更新。而需要认真电子档案时，当共识机制设置为全部节点参与，则需要所有节点完成电子档案元数据核实，才能保证电子档案真实、有效，有效防止电子档案被篡改等问题。此外，由于在每一个电子档案区块链中都使用了分布式存储技术，使每一个节点的电子档案元数据都得到有效维护，实现多点多重备份效果，即便任一节点遭受不法攻击或破坏，其他节点依然可以提供完整电子档案，确保了电子档案信息的存证功能。

2.3 提供电子档案自助服务

随着区块链技术在电子档案管理领域的应用，现实中已经实现了电子档案利用自助服务。借助于区块链技术中的智能合约，将电子档案元数据信息预先设置于智能合约，扩散于电子档案各个节点之中，当电子档案用户需要查询、利用相关电子档案时，通过输入相应的借阅申请、身份证号、工作证号等输入数据与事件的相关预设处理条件时，区块链技术会自动执行相应的规则工作，通过状态机中预设的响应条件，激发相应的响应规则，最终实现电子档案自动下载、自动缴费及自动打印等相关输出动作。基于智能合约的区块链技术的应用，使电子档案利用、管理等无需档案管理机构的监管，即可实现查询、利用和借阅，最终使电子档案服务从“制度信任”向“技术信任”转变，实现无人监管。