探析大数据时代事业单位文书档案开发利用

马云峰

摘 要：随着互联网+、大数据时代的到来，社会的各行各业都在发生着变化。大数据背景下事业单位文书档案的开发利用效率更高，利用的形式手段更加丰富，但同时也存在着一些困难。本文以大数据为背景，探索文书档案的开发利用及存在的问题，并且结合事业单位实际情况提出可行的策略。

关键词：大数据时代;文书档案;开发利用

事业单位文书档案记載着单位重要的活动信息，对事业单位行政业务工作、党务工作的建设发展提供重要的依据和参考价值。做好事业单位文书档案的开发利用工作，要注重其适时性、指导性和保护性。大数据时代可以让更多的文书档案保存下来，但是从开发利用的角度而言，由于技术手段的不断更新，数字化的文书档案安全性很难得到保证。笔者认为这也是未来在文书档案的开发利用过程中面临的新挑战。

1 大数据时代对文书档案开发利用的影响

大数据是一种新兴的技术手段。它是科学技术发展到一定阶段的产物，被运用到各行各业中，引发一场辐射整个社会的技术革命，改变了原有的管理理念和管理方式。档案管理领域也包含在内。从概念上来讲，大数据与档案都是在人类的社会实践活动中产生的。其类型也是多样的，包括文本、图像、视频、音频以及其他形式。档案具有原始记录性，此即它的本质属性，具有参考价值和凭证价值，大数据的价值也是可以预测的。把大数据和档案相结合，从而进一步扩展档案的价值，以提供更多的信息和更快的使用，不单单是参考价值和凭证价值，文件也包含在大数据中。这些原始大数据信息长期得保存在档案中，在新时代，档案还具备了长期记录价值，能够更加全面地保存记录数据信息。这是时代发展的产物，不可替代。

在大数据的背景下，文书档案的形成过程和管理利用也发生了巨大的变化，档案电子化大势所趋，通过信息技术手段将文书档案进行电子信息化，最终转化为电子文书档案形式，保存在电子存储介质中。电子化的文书档案在归类、存储、检索、利用过程中较之传统的文书档案管理利用模式更加便利，同时符合大数据时代信息资源共享的要求，也适应社会科技发展的需求。事业单位的发展，办公效率的提高，这些目标的实现都离不开文书档案电子化建设。

大数据的信息技术提高文书档案开发利用效率，事业单位首先对文书档案进行电子化的建设，可以有效地改变文书档案归档的效率和时效。可以更好地实现实施归档，突破了传统的文书档案利用手工模式来进行对文件的整理和归档。文书档案的归档时间按照文件规定要求一般在各类公文办结完毕后的第二年的6月份之前整理完毕，由于时间滞后，会浪费大量的时间，而在大数据的环境下，将办公OA系统与档案管理信息系统进行对接，工作人员可以将办理完毕的文件直接导入到档案信息管理系统中，充分利用电子媒介完成电子档案的鉴定、分类和归档，缩短了文书档案整理的时间，提高了工作效率。同时，对于办理完毕的纸质档案而言，事业单位可根据实际情况分批次进行收集归档，无需等待很长时间再统一整理归档。

2 大数据背景下文书档案开发利用存在的问题

2.1 一些单位纸质档案管理不规范，影响存量档案数字化

首先，事业单位文书档案电子化建设要实现存量存档案数字化，要为建立档案数据库提供可靠的基础。事业单位之前通过手工模式整理并加以保管了大量的纸质文书档案。这些纸质文书档案全部转化为数字档案将面临着很多的困难。由于年代久远，纸质档案很多因纸张陈旧，在对其进行数字化的过程中很容易破损，不利于扫描归档。其次，一些事业单位对文书档案管理是不重视的，认为在平常的工作中无足轻重，可有可无，对档案管理的人员和资金投入有所欠缺，并没有专职的档案管理工作者对其进行整理。因此，档案管理的发展受到限制，很多文书档案整理得不专业，存在归档混乱、整理不规范、档号编写也不统一、档案目录不齐全、文件还有缺失等现象。这些问题给电子档案建设带来一定的困难，无法做到与纸质档案相统一，系统连接也会出现困难。

2.2 事业单位的档案保管基础设施不完善

目前，一些事业单位的档案基础设施也是不完善的，档案室的配备不齐全，与现代化的档案室建设要求相差甚远，不能满足档案室现代化的管理的电子文件及电子档案管理的需要。档案室的选址不合理，而且不符合“三铁（铁门、铁窗、铁柜）一器”的要求，档案存放存在安全隐患。办公区划分不明确，没有做到三房分离，没有配备文书档案电子化所需的电子化用房。档案管理的设备也是相对落后，只配备计算机、打印机等简单的办公设备，缺少专业的档案电子化管理设备，比如具有具有全文识别功能的扫描仪，档案专业刻录设备，承载大规模数据库的服务器等。很多事业单位没有配备先进的档案管理软件，跟不上时代的发展，功能比较单一，不能满足现代化的档案管理信息系统的需要。很多省市的事业单位还是使用十多年前的档案管理软件，系统还是单机版，无法管理电子文件，也不能与OA系统对接进行实时归档，更不能实现远程登录，无法跟得上大数据时代的步伐。

2.3 事业单位缺乏健全的文书档案电子化的规章制度

在大数据的背景下，实现了文书档案电子化，很多事业单位并没有制定完善的档案电子化建设的管理制度。因而在日常的文书档案电子化的管理过程中，没有相关的文件制度做指导，档案管理人员也缺乏专业的文书档案管理知识，对于电子文书档案的管理无章可循无法可依，会经常出现存放混乱，目录不齐全的现象，一套完善有效的电子化文书档案管理制度是保证文书电子化档案管理平稳运行的必要条件。很多事业单位对于档案管理的观念落后，还是传统的观念“重保管、轻利用”，与大数据时代的要求脱节，在挖掘文书档案深层次的价值上缺乏主观能动性。最后，很多事业单位档案管理人员在对文书档案利用的观念较陈旧，很多事业单位已经实现了文化档案电子化建设，但是思维模式还是停留在传统的观念，并没有将电子化的文书档案的优势真正发挥出来。

3 大数据时代文书档案开发利用策略