大数据时代企业档案信息资源整合与利用研究

何惠云

摘 要：大数据时代为企业档案信息资源的整合和利用创造了有利条件，企业应该看到档案信息资源的价值，主动转变档案管理理念，利用大数据、云计算等技术，提升企业档案资源的利用成效。但当前部分企业在档案信息资源整合利用过程中还面临一些问题，有必要进行研究，提出有针对性的解决措施。

关键词：整合;利用;档案;企业;大数据

大数据时代，数据信息的价值日益凸显。企业在激烈的市场竞争中有必要对自身的档案信息资源进行有效的整合和利用，为企业战略决策和营销提供服务。当前很多企业都在积极探讨如何实现档案信息资源的有效整合和利用，这不仅是一个广泛的社会话题，也对企业发展至关重要。企业有必要结合档案管理实际，完善相应的制度机制，提高档案服务层次，更好地开发利用档案信息资源。

1 大数据时代企业档案信息资源整合与利用的新特征

近年来，随着网络信息技术不断发展，大数据应用已经成为推动经济社会发展的重要力量。企业应该主动适应大数据时代的发展趋势，引入大数据理念，充分利用大数据技术，推进企业档案信息资源整合，并对其进行有效的开发利用。新时代企业档案信息资源整合利用呈现出了新的特征。

1.1 档案数据大量增加，对档案信息资源的整合能力提出了更高要求

当前无论是国有企业，还是中小微企业的档案数量都呈现出快速增长的趋势，特别是数据档案更是成为了企业档案管理部门收集的主要对象，相应地对企业档案管理部门的工作能力和工作素养也提出了更高的要求。

1.2 档案数据类型变得越来越多元化，数据价值越来越大

大数据时代企业的數据已经由原来的定型化的数据逐渐呈现为多元化数据，很多非结构数据在企业发展中扮演着重要角色。对企业档案管理部门而言，既需要对这些数据进行收集，也需要对其进行开发和利用，提炼出有价值的档案信息。

1.3 企业档案信息资源呈现出开放性和兼容性

当前企业处在一个竞争非常激烈而又相对开放的市场环境下，要想制定更为科学合理的战略，不仅要收集企业的内部数据，也要对外部的相关信息进行收集，这些有价值的信息完全可以成为企业整合与利用的对象，通过档案部门的努力进而发挥档案信息更大的作用和价值[1 ]。

传统的纸质档案相互独立，虽然在物理上档案具有一定的逻辑性，但是档案与档案之间却难以建立起互动联系，也难以对档案背后的深层次逻辑关系进行深入挖掘。大数据时代的到来，为档案的信息互通整合提供了可能，特别是将大数据、云计算等技术运用到档案信息资源整合与管理中，能够找到结构化数据与非结构化数据之间的关联，进而使档案的价值体现得更为全面、充分。

2 大数据时代企业档案信息资源整合的主要方法

大数据背景下，企业在档案信息资源整合过程中应该主动地将大数据利用起来，通过对海量档案信息的数据分析，能够将原来复杂、混乱的档案信息进行整合和归类，实现信息的分类处理，然后对档案信息进行深入挖掘，在保障信息资源完整性的同时，为企业战略决策提供档案信息依据。

2.1 以集约化管理方式实现档案资源整合

大数据时代背景下，企业在档案信息资源整合过程中应该坚持开放、积极、共赢的理念，对其进行开发和利用，特别是充分认识档案信息资源整合利用的价值，为企业档案信息资源的整合提供政策保障。企业档案部门除了要加大对内部档案信息资源的开发以外，还应与其他数据机构建立合作关系，从外部获得稳定的数据来源，进而提升企业把握外部档案信息的能力，通过集约化管理方式，实现内外部档案信息资源的有效整合，进而通过档案信息资源的有效利用，推动企业向前发展。

2.2 借助现代信息技术整合档案资源

大数据背景下，企业应借助各类先进的技术工具对档案信息资源进行整合和开发利用。一方面，企业结合档案信息资源整合与开发利用的实际需要，建立完善的档案数据库，并运用多媒体技术、OA技术手段扩大对档案信息的收集范围，提升档案信息的收集能力。同时利用云存储、MAS、CNAS等处理技术，对档案信息进行甄别、提取、加工和处理，将原来复杂的档案信息资源转化成为一目了然的文字和图像。另一方面，加大对档案工作人员的教育和培训，既要让档案工作人员掌握必备的数据信息技术，也要引导其树立大数据理念，并主动运用到档案资源的利用与开发，变被动为主动，对档案信息资源进行系统的挖掘，实现档案信息资源的有效整合和利用[2 ]。

2.3 通过部门联动实现档案信息资源的有效整合

企业档案信息资源整合是一项系统工程，既需要档案部门的主动作为和统筹安排，也需要企业的其他业务部门主动参与和协助。一方面，企业应针对档案信息资源整合相关问题进行专门研究，集思广益，提出具体可行的解决办法，使企业档案信息资源整合问题得到有效的解决。另一方面，企业的业务部门在抓好本部门工作的同时，配合企业档案部门对本部门的档案信息资源进行及时的收集和整理，并按照档案管理的相关要求上传到信息平台，方便档案部门对业务部门的档案信息进行整合。此外，档案部门还应加强与业务部门的联动，对业务部门在档案信息整合过程中面临的困难给予及时的指导和帮助，进一步提升相关人员的能力和素质，更好地保障企业档案信息资源的整合效果。

3 大数据时代企业档案信息资源利用策略

企业档案管理部门应转变传统的工作思路，将档案信息资源的整合利用和开发作为本部门的重要责任，转变工作方法，创新工作思路，与企业其他业务部门共同探讨档案信息资源开发的具体路径，更好地为企业各职能部门提供档案信息服务，充分发挥档案信息资源作用。

3.1 企业档案信息资源的协同利用

在传统档案管理理念的影响下，企业的很多部门认为，信息资源的开发和利用是档案管理部门的事情，与其他部门的关系并不密切。这种错误观念在一定程度上制约了档案信息资源的整合和开发利用。因此，企业应引导各部门树立协同合作理念，主动投身到企业档案管理相关工作之中，为档案部门提供各种有价值的信息资源，使企业档案信息资源成为有水资源。同时档案管理部门通过对档案信息资源的提取和利用，为各部门提供数据支撑，实现档案管理部门和业务部门的良性互动、优势互补。