数据转型背景下的档案业务过程数字化战略分析

刘博

摘 要：数字网络迅猛发展的时代，传统纸质档案管理模式难以适应现代化发展的要求，档案业务数字化成为时代主题。然而，从各个单位档案业务数字化建设来看，档案业务数字化建设中仍然存在效率不足、质量不高等问题，难以充分发挥数字化信息技术的特性和优势。鉴于此，有必要从理论层面对档案业务数字化工作进行探讨，帮助单位更好地在数据转型背景下抢占竞争制高点，全面提升单位各项工作的数字化、现代化、规范化以及精细化水平。

关键词：档案业务;数据转型;必要性;问题;战略

1 数据转型背景下的档案业务过程数字化的必要性

1.1 档案利用便捷化的必然要求

数字信息化背景下，各种信息技术对档案工作产生了一定影响，数字化成为档案事业发展的战略方向。由于档案数字化能够实现档案资源的长久存储以及科学检索，所以档案需求主体能够更为科学高效地对档案资源进行检索，全面提升档案检索利用的效率[1 ]。例如，档案需求主体只需要在档案管理系统或者数据库中键入相应的检索条件，就能够快速对档案数字目录或者档案内容进行精确检索。除此之外，档案业务数字化使得档案资源能够在互联网终端更为高效的传输和流通，这就为档案资源借阅、查阅工作提供了便利。外部单位也能够在相应的互联网终端查询到相应的信息。

1.2 适应数字化时代发展的内在要求

近年来，伴随数字化信息技术的不断创新和发展，办公自动化趋势愈发明显。为此，有必要将数字化信息技术应用之档案工作领域，与办公自动化进行有效衔接。一方面，推动档案业务数字化，能够进一步对电子文件类、电子图片、音像、影响等电子数据进行立卷归档。另一方面，推动档案业务数字化，进一步探索将大数据、区块链以及其他信息技术融入到档案业务领域，能够更好地帮助单位在未来大数据时代占据竞争优势，推动单位转型发展。

2 数据转型背景下的档案业务过程数字化中常见的问题

2.1 档案业务数字化的标准粗放

数据转型背景下，档案资料以各种数据的形式呈现，管理标准化、规范化、精细化成为档案工作的目标。一是档案业务数字化体系建设滞后。部分单位尚未建立相应的规章制度，导致档案业务数字化的标准不明确、不统一。例如，单位没有结合单位的实际情况、档案特点，制定相关的档案数字化工作细则，导致电子文件、声像、影像档案的格式不统一，后期档案资源使用过程中出现问题[2 ]。二是尚未从绩效考核以及责任落实角度来规范档案数字化建设工作。部分单位尚未结合档案业务数字化建设的基本要求对绩效考核的指标进行明确，档案业务数字化的质量难以显著提升。三是前期调研与组织规划工作滞后，档案业务数字化建设与单位整体需求脱节。一方面，部分单位尚未对档案室的实体纸质档案管理情况进行调研，后期在推动纸质档案数字化建设的过程中，无法系统对人员配置、所需设备、工作难点、工作量进行科学规划。另一方面，部分单位对用户需求调研不足，难以了解用户对档案业务数字化建设的基本需求，导致档案管理软件选型不合理以及档案数字化加工重点不明。

2.2 数字档案资源利用滞后

档案的生命在于利用，只有对档案资源进行深层次开发，才能更好地凸显档案资源价值。然而，现阶段部分单位忽视对数字档案资源进行开发利用，信息技术在档案开发利用领域的应用不足。一方面，数字档案编研工作滞后，难以形成一批具有特色的档案编研成果，不利于集中发挥档案资源的价值[3 ]。另一方面，部分单位对数字档案资源进行编研的过程中思路不清晰，难以找准编研的重点。

2.3 存在重利用、轻安全的问题

数字档案虽然在传输、存储领域有着天然的优势，但其易于更改、易于复制的特性也使得档案安全管理的难度不断增加。一方面，互联网环境中存在许多木马、勒索病毒等非法程序，一旦侵入档案管理系统、档案数据库，不仅会破坏、窃取、更改檔案资源，而且会导致系统以及数据库崩盘，影响单位整体的档案工作。然而，从现有部分单位档案业务数字化工作来看，部分管理人员仍然存在“重开发利用，轻安全管理”的思维，单一强调信息技术在档案工作中的应用，忽视日常安全管理[4 ]。另一方面，部分单位尚未建立健全数字档案安全管理制度，数字档案在查阅、复制、传输的过程中较为随意，容易发生泄密事件，影响单位整体保密工作。尤其是对于部分涉密档案而言，不仅关乎单位利益，也关乎社会利益、国家利益，一旦出现非法传输的问题，势必会损害单位的形象，制约单位健康、持续发展。

3 数据转型背景下的档案业务过程数字化战略的实施路径

3.1 树立精细化思维，搭建科学完善的档案业务数字化工作体系

3.1.1 结合《缩微胶片档案数字化技术规范》《档案数字化光盘标识规范》《录音录像档案数字化规范》《纸质档案数字化技术规范》以及其他国家标准文件、行业标准文件，制定符合本单位实际情况的数字档案加工标准和参数。以纸质档案扫描为例，要对扫描件的分辨率等参数进行规定，便于后期查阅以及使用。

3.1.2 立足于档案资源高质量发展的目标，完善绩效考核指标，明确责任分工，制定责任分解任务表，强化数字化质量控制工作。一方面，绩效考核指标要与档案业务数字化建设的质量挂钩，充分挖掘档案人员潜力。另一方面，要严格档案业务数字化建设的各项责任，倒逼档案人员树立责任心，确保档案业务数字化建设的各项工作能够顺利推进，各项任务能够保质保量完成。

3.1.3 加强前期调研与组织规划工作。一方面，要对现有档案室的纸质档案情况进行详细调研，充分了解档案室纸质档案的数量、年代、归档方式、类型以及其他基本情况，并据此系统对人员配置、所需设备、工作难点、工作量进行科学规划。另一方面，要开展用户需求调研工作。针对经常性使用档案的用户，单位必须要科学调研，了解其对于档案管理软件的需求。为此，可以利用调查问卷、访谈调研等方式对其需求加以了解。此外，也要充分重视档案人员对档案数字化建设的意见，明确档案数字化加工的重点，科学高效地推进后期档案业务数字化建设工作。