新时期机构编制档案管理存在的问题及对策

杨莹

经过多年努力，我国企事业单位机构编制档案管理工作有了一定的发展。新时代机关企事业单位机构编制部门应正确认识档案管理工作的作用和意义，认清档案管理工作中存在的主要问题，采取科学有效的优化措施，创新机构编制档案管理工作，提高管理水平，更好地为机构编制工作提供档案服务。

1 新时代机构编制档案管理工作中存在的主要问题

目前，很多机构编制档案管理人员依旧采用传统的管理方式，档案的数量和内容较多，且信息时间跨度较大，档案管理相对封闭，再加上传统档案主要为纸质档案，管理效率不高，档案实体及信息缺乏必要的安全保障。

1.1 机构编制档案收集归档不齐全

一些机关企事业单位机构编制部门档案管理制度不健全，或者制度落实不到位，收集归档工作责任不落实，进行收集归档不及时，归档范围不明确，有的文件材料散存在业务部门或者相关工作人员手中，归檔文件材料不齐全，会议材料、情况报告等材料缺失明显，影响了归档文件材料的完整性，影响日后利用。

1.2 归档的文件材料不真实不准确

一些机关企事业单位机构编制部门文件材料的形成和管理流程不够规范，收集归档过程中审核把关不严格，部分档案材料的审批签字不完整，有的不是原件，有的只有请示，没有已有的批复，有的是未讨论通过的文件等，有的会议记录是会后整理记上去的，直接影响了归档文件材料的真实性、准确性。

1.3 归档文件材料分类整理不规范

有的文件材料未按有关业务规范要求进行准确的分类，如年度归属不准确，划定保管期限不准确。有的归档文件材料排列混乱，重要、综合的文件材料排在后面，请示和批复、定稿和正本、同一个会议的文件材料等排在不同的位置。有的未修改完善不规范的文件材料题名，未按档号编制规则编档号，影响日后的档案检索利用。

2 解决新时代机构编制档案管理存在问题的措施

2.1 建立健全档案管理体系

科学有效的档案管理体系是档案管理工作有序开展的重要前提。在档案管理工作中，需要制定科学有效的管理标准及制度。针对已经形成的档案材料，应加强资料的整理及归档，按照不同的文件类型切实做好归档工作，确保归档文件材料的质量。应仔细鉴别不完整的档案资料，及时将记录提交给有关部门予以审核，及时补充档案材料。另外，还需结合不同载体划分不同类型的档案材料，规划完整的管理流程和模式。应根据档案管理工作需要，加大档案管理投入力度，加强基础设施建设和设备配备，保证档案管理的基本条件。此外，针对现有的档案管理体系，还需注重档案管理的实效性。档案管理人员必须严格按照规范要求做好档案的归档和整理工作，及时将材料信息输入档案管理系统，不断提高档案管理的质量和效率。

2.2 变革管理模式

应要求档案工作人员在工作中积极创新档案管理思路和模式，同时科学利用先进的技术和管理方法。我国计算机网络技术快速发展，档案信息化建设需要得到高度的重视。机构编制部门档案管理人员在日常工作中可充分结合机构编制工作的总体要求，创建具有针对性和先进性的信息管理平台，以此优化档案信息管理水平，实现档案资料录入、输出、查找、汇总等全方位信息化，全面改善传统档案管理工作模式的不足。

针对自动化办公的总体要求，在档案管理工作中，工作人员应充分利用信息管理模式和信息技术，实现纸质档案向电子档案的全面转化，高度满足现阶段档案管理工作的整体需求。有关部门和工作人员也可在网络系统上应用档案资源，严格控制档案资料传阅的时间，提升档案管理工作的效率。

信息技术快速发展的今天，计算机成为档案资料管理的重要硬件设施。档案管理人员需要深入了解和掌握电子档案的基本特征及管理规范，具备较为全面且丰富的网络安全防护知识和技能，从而维护档案信息的安全性，避免档案信息出现遗失或损坏的情况。在档案管理工作模式革新过程中，机构编制部门应组织档案管理人员参加专业知识和技能培训，培训内容主要有计算机知识、网络知识和信息工程知识等。

2.3 提高管理人员的专业素养

与一般档案管理工作相比，机构编制档案管理工作具有较强的业务性和服务性，这对管理人员的专业能力和综合素质提出了更高的要求。在档案岗位人员管理过程中，相关部门需科学设置岗位机构，明确不同岗位人员的基本工作职责，切实保障档案管理人员的专业素质和能力，不断加强档案管理创新思维和能力，确保档案资源的有效管理和利用。

应明确档案管理工作人员的工作职责，不断提升工作人员的综合素质。在安排档案工作人员时，应以政治觉悟较高、责任意识强，且具有过硬业务能力的人员为首选，与岗位考核制度默契配合，以此全面激发工作人员的工作热情，使其始终保持积极的工作态度。在人员培训中，也应采取多种措施积极鼓励管理人员，组织开展多种学习和交流活动，使其主动参与学习和培训，学习先进的管理经验和技能，不断提升日常管理工作能力和水平。档案工作人员应以更加长远的眼光，掌握档案管理技术发展和创新的总体思路，深入学习和运用相关的理论和技术，完善和提高日常的档案管理工作。

（作者单位：中共洮南市委机构编制委员会）