从基层档案管理现状谈如何做好基层档案管理工作

张启军

摘 要：基层单位档案室内会存放各种各样的档案，这些档案工作的管理直接影响到了单位整体工作的發展。做好档案的维护工作，延长它的使用寿命长，能够帮助档案开发和利用，让档案资源实现全面共享。本文从基层档案管理现状着手，分析做好基层档案管理工作的有效方法。

关键词：基层档案管理现状;基层档案管理;途径

强化基层单位的档案管理工作，有助于增强基层单位整体的管理水平，从而提高基层单位的综合实力，因为基层单位的档案管理不仅包括对基础信息的统计，还包含着整个基层单位发展的情况和运营的状况等各方面的资料。还有基层单位跟随着国家政策不断开展的各种尝试，在这些档案资料中都能够进行详细的记载，为未来基层单位的发展指明方向，在基层单位需要做重大决策时，可以通过对基层单位档案进行查阅，从宏观和微观双方面把握。基层单位档案管理水平的高低直接影响着整个基层单位的管理水平，要求基层单位的档案管理工作要做到与时俱进，立足于当今社会科技不断发展的要求，跟上时代的步伐，为基层单位的管理水平进步提供动力。

1 基层档案管理存在的问题

1.1 忽略档案管理的重要性

当前大多数基层单位更重视发展经济和业务，档案管理的水平非常落后。很多单位领导对档案管理的重视度不够，认为档案管理只是对档案进行保存整理的一个空闲部门，忽略档案管理工作与整个单位的相关性，与单位未来发展的相关性，导致档案工作在基层单位处于一种尴尬的状态中，在档案管理部门的工作人员也都是一些缺乏相关管理经验，年龄偏大的退休返聘人员，这样的情况就严重阻碍了基层单位管理工作的开展和进步，也制约了整个基层单位事业的发展[1 ]。

1.2 档案管理意识和途径薄弱

档案管理中管理意识的重要性非常突出，这里的重要性主要是指在综合建设中，利用地理位置优势达到突出的成效。一般情况下该区域需要明确具体位置，最好可以在非人员频繁经过的区域设置档案管理室，让整个档案室处在一个半封闭区域内，门窗设置好相关的防盗设施，档案室的钥匙要由专人保管。在当前虽然一些基层单位已经用了现代化信息技术，但运用得不够透彻，在档案检索时较为落后，没有围绕着档案的入库、出库做好全面保护，这样会导致档案磨损，缩短档案的寿命，人为使用档案时也会造成一些影响。对于档案室没有做好严格把关，不符合保护要求的档案也进入到档案室内。在传统的纸质档案库房中因为没有及时地进行检查，导致一些有害物质进入到库房，给档案工作带来威胁。大部分传统的基层单位档案室都是由普通的办公房简单改造，有些没有进行改造，放置几个架子就作为了档案库房，档案室的门窗严密度和屋内的潮湿情况给档案安全造成极大的危害。

1.3 缺乏科学化的档案管理途径

随着信息化的到来，基层单位的战略规划和经济活动都向着现代化方向发展，但很多基层单位的档案管理工作缺乏信息化的管理方式。当前基层单位档案档案管理还停留在于传统的人工管理方式中缺乏先进的管理方法，这样严重阻碍了当前基层单位档案管理工作开展。传统的档案储存工作都是以纸质的档案为主，但在档案档案储存的过程中会出现档案遗失泄漏的情况，同时相关人员进行翻阅也非常的不方便，这样就给档案的管理工作造成很大的困难[2 ]。

2 做好基层单位档案管理工作的途径

2.1 提升基层单位对档案管理工作重视

要想让基层单位档案管理工作得到发展，就需要基层单位上层领导重视基层单位管理工作，充分认识到基层单位档案管理工作会给基层单位管理以及基层单位未来的发展带来的积极影响，在这样的前提下才会为基层单位档案管理提供充足的资金和技术支持，让基层单位的档案管理工作能够更好地开展。要意识到基层单位档案管理工作重要性，最好让领导在工作过程中，能体会到基层单位档案所带给基层单位的积极作用，例如单位领导要想做出重大决策的时候，就可以通过基层单位档案中储存的重要数据为决策提供一定的数据支持，只有基层单位领导切实在重要决策中，借助于基层单位档案管理的数据，为决策提供了支持，才能够真正的从内心深处重视对基层单位档案工作的管理[3 ]。

2.2 提升档案管理人员的水平

基层单位档案管理水平的高低与档案管理工作人员的素质有着直接关系，所以基层单位在选择档案管理人员的时候要进行严格的选拔，在选拔人员后要定期地对档案管理工作人员进行档案管理的技术培训，让他们接触和了解到最新的档案管理知识，学习和利用现代化的档案管理设备，促进基层单位档案管理水平的提高，让信息化的科技设备可以更好地与基层单位档案管理制度相结合，这样通过扫描将基层单位所有档案集中化放置在档案管理系统中，基层单位档案管理工作借助于现代信息化的手段变得更加方便，在网络上也方便其他人员对基层单位档案信息的查阅，让基层单位档案管理工作更好地符合现代化社会的要求，更好地为人民服务，为基层单位的未来发展指明方向。基层单位档案管理人员还要与基层单位各个部门紧密联系，因为档案管理工作是涉及到基层单位整体的事情，所以档案管理人员要与基层单位各个部门保持良好的联系，了解各部门对档案的真实需求，例如在基层会涉及相关的人事部门和财务部门，这些部门对于具体的档案信息都会有所应用，例如人事部门在对个人升职情况进行全面了解时需要运用到人事档案，财务部门在对财务进行分析时也需要用到财务档案数据，只有通过这些数据，才能够为后期的工作打下坚实基础。

2.3 建立完善的档案管理制度

要让基层单位档案管理工作更加的科学化系统化，就需要一个完善的档案管理制度。一个良好的管理制度对档案管理工作是有非常积极的促进作用，建立一个科学的档案管理体系和完善的档案管理制度，也是保障整个基层单位档案管理工作向着系统化，科学化方向发展的重要保障[4 ]。科学制度的建立要以法律体系作为基础，将基层单位实际党员管理工作与法律体系更好地结合，制定出与基层单位实际相符合的档案管理制度，档案管理制度的制定不是短期的事情，不是一蹴而就的，需要在长期到基层单位实际发展变化中，根据基层单位的实际情况做出调整，不断完善档案管理制度，让档案管理制度更好地为基层单位的档案管理工作服务，将档案管理制度的作用充分发挥出来。制定一个完善的档案管理制度要联系整个基层单位的实际情况，耐心地倾听基层单位上下所有人员的意见，将这些意见更好地收集起来为档案管理制度的建立和完善提供重要的支持，也能让档案管理更好地为基层单位各个部门提供帮助，让基层单位的档案管理工作发挥积极的作用。