事业单位档案管理工作存在的问题与对策

孟丽丽

摘 要：档案管理是事业单位工作的重要组成部分，做好事业单位档案管理工作十分必要。在新时代，为做好事业单位档案管理工作，应进一步认清工作中存在的主要问题，采取有效的優化对策，尽快加以解决，推动事业单位档案管理工作向前发展。

关键词：档案管理;事业单位;问题;对策

档案管理是事业单位工作的重要组成部分，做好事业单位档案管理工作，可以为做好有关社会服务工作，造福广大人民群众提供更好的档案服务。在新时代，为做好事业单位档案管理工作，应进一步明确工作中存在的主要问题，采取有效的优化对策，尽快加以解决，推动事业单位档案管理工作。本文试对这些问题进行初步探讨，供参考。

1 当前事业单位档案管理存在的主要问题

1.1 档案管理制度不够完善，管理比较混乱

一些事业单位档案管理制度不健全，很多人员存在错误观念和认识，觉得档案信息一旦归档，想要调取、利用非常麻烦。很多文件档案无法实现及时有效的归档处理，面临丢失、遗漏等问题。一些事业单位对档案工作重视不够，没有严格按照相应的流程和标准进行管理。有的没有科学合理的档案管理体系的约束，使得档案管理工作规章制度没有得到认真的贯彻落实，档案管理工作较为混乱。虽然档案一般都分类存放，但在档案存取过程中，由于人工操作随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找起来就好比海底捞针，十分困难。

1.2 档案管理投入欠缺力度，档案管理信息化程度不高

一些事业单位档案管理投入力度不够，档案管理信息化程度较低，是制约档案管理工作发展的一个重要因素。随着我国互联网信息技术的快速发展，相关的信息技术和设施也逐渐在社会的多个行业和领域中发挥着至关重要的作用。而事业单位档案管理由于涉及众多的数据信息，仅仅通过人工操作是十分困难的，并且很容易出现遗漏和缺陷。所以，事业单位应加强对档案管理工作的资金投入，大力促进档案管理信息化的发展。现阶段事业单位档案管理信息化发展依然处于初级阶段，许多技术、设施以及软件硬件都有所欠缺，档案管理质量和效率较低。

1.3 事业单位档案管理人员的专业性有所欠缺

当前时代背景下，我国的事业单位档案管理的质量和效率较差，档案信息利用率较低，与一些事业单位档案管理工作人员并非专职人员，大部分身兼数职，有时还频繁换人有关。由于档案管理人员事务繁多，在档案材料的收集、整理及归档方面往往力不从心，档案分散在各处，反复使用的文档难以提交归档，档案收录不及时，不完整，档案的保管情况不明。一些事业单位档案资料直接锁在库房，这些信息资源无法实现合理的利用，无法发挥其价值，导致档案信息资源的严重浪费。如一些事业单位人事档案管理只是机械式收集堆放，没有按时进行整理归档，部分单位甚至多年不对档案进行归档。由此造成人事档案手续不完备或遗失，如干部履历表、干部履职考核表等虽有表，但未签字盖章，有的职工甚至没有把材料交给人事档案管理部门管理，如此恶性循环，直接影响人事档案管理工作的正常开展。

2 新时期事业单位档案管理工作的优化策略

2.1 创新档案管理模式

想要确保新时期事业单位档案管理工作顺利开展，事业单位应更新档案管理思想，创新档案管理模式，重视档案管理信息化建设，实现档案信息化管理，提升管理水平和效率。应加大对事业档案管理工作的资金投入，为事业单位配备较为齐全完善的硬件设备和软件系统，建设相关的信息化档案管理平台。只有对这些基础设施进行全面升级、改造和优化，才能保证事业单位档案信息化建设的有效推进，保证档案信息具有安全性、稳定性、可靠性。还应根据网络信息技术的发展变化，对档案管理系统软件和硬件及时进行优化和完善。通过档案管理信息化操作，不仅能够有效地节约人力、物力资源，还可以提高实际的档案收集、整理、保存和利用效率，促进事业单位档案管理工作的发展。

2.2 优化档案管理机制

要推进事业单位档案管理工作，优化档案管理机制是一个重要的途径。应根据实际情况制定科学完善的档案管理制度体系，增强归档意识，做到归档及时，归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。应实现事业档案管理自动化、标准化、规范化和专业化，做好电子文件、电子档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研的全生命周期管理。应实现档案的规范化利用，解决档案利用不便问题，防止档案去向不明、被恶意篡改、扩散等问题发生。应加强对工作人员工作责任的落实和必要约束，避免出现因工作不负责、人员流动造成的档案管理不善等问题。

2.3 提高档案工作人员素养

提高档案工作人员素养，是优化事业单位档案管理工作的一个重要措施。事业单位应加强对档案工人员的教育培训，提高其档案基础理论水平，充分了解事业单位档案管理流程，提升他们的专业工作能力以及网络信息技术操作能力，更好地适应档案管理模式创新和业务工作发展的实际需要。应加强对档案法律法规及业务规范的学习培训，能够依法依规规范地管理事业单位档案，保证事业单位档案管理工作的规范有序。

新时代，事业单位档案管理工作应站在新的起点和高度，更新管理理念，分析和研究档案管理工作中存在的突出问题，创新档案管理模式，优化档案管理机制，大力推进档案管理信息化，为事业单位业务工作的发展、满足人民群众的社会服务需求，提供更好的档案服务。

（作者单位：吉林省双辽市商务局）