试析新形势下如何加强公积金业务档案管理工作

朱春波

摘要：加强公积金业务档案管理，是当前我国公积金管理中需要改进的重要工作，应当引起高度重视，行动上积极作为，工作中从基础抓起，提高公积金业务档案管理水平，更好地开展工作，推进服务水平。

关键词：档案分级;档案集成;一体化管理

公积金业务档案是公积金业务凭证、公积金业务帐簿、公积金业务报表等专门材料，以及其他公积金业务材料，它为用户提供可靠的信息，具有丰富的初始信息和永久价值，以及规划、规划的局和咨询材料，在社会经济活动中发挥着重要作用。

一、論题的理论与实践意义

（一）理论意义

创新公积金业务档案管理制度和模式，形成公积金业务档案管理的机制，提高档案管理的效率是时代的必然。公积金业务档案的保存条件不断变化，随着我们社会的转型和电子技术的发展，对公积金业务档案管理制度和模式的研究，可以为公积金业务档案管理的实际工作提供科学的理论指导，以及提高公众对公积金业务档案管理最佳做法的认识，研究结果有利于整合不同的科学，既有利于档案事业的发展，又符合现代科学的发展趋势。

（二）实践意义

新形势下的公积金业务档案管理研究，具有重要的现实意义，对公积金业务档案管理制度和模式的研究也有助于全面提高监督研究公积金业务档案管理制度和模式有利于建立新的公积金业务档案管理制度，在这个框架内，要素可以弥补差距，发挥更积极的作用，提高效率，有利于进一步发展和完善公积金业务档案管理体系，发现管理模式的变化，理论变革和数字化的指导原则，网络冲击下公积金业务档案管理的变化及采取相应有效的管理方法，全面完善持续优化公积金业务档案管理是信息集成的基石，也是实施知识管理体系的基础只有优化公积金业务档案管理才能迈上新的台阶。

二、目前研究评述

（一）国外档案管理体制、模式的研究现状

档案作为档案事业的一个分支，最初是在工业化国家和世界各地区进行管理的。像瑞士、荷兰和美国，公积金业务档案的大规模收集和保存已经开始。自本世纪初以来，世界各地的记录管理发生了重大变化，国外档案管理系统和模式也具有多元化的特点。

（二）国内对公积金业务档案管理体制、模式的研究现状

我们的档案工作是国家档案活动的一部分，由国家档案馆管理，从一开始就建立了一个广泛的档案网络。我国档案管理制度，集中统一，分级管理，区块统一，自主性是我们档案管理体系的一个概括性概述。我国档案管理的具体模式是为管理系统设计的，这对我们的档案工作的建立和发展至关重要。现阶段档案馆主要从事研究和工作，由于经济体制和结构的深刻变化，以及信息技术的广泛应用对信息资源和知识管理理念以及这种旧的管理体系的影响，作为加入世界贸易组织的一员，情况开始发生变化，大多数学者坚持档案管理部门应该给予自主要的权利，避免在新的业务档案管理时期不考虑行业具体情况和自身具体情况的"模板"管理模式，其管理模式主要有：

1.档案的集中管理。组织档案的集中管理，但其实际执行往往取决于规模、管理体系和技术水平。

2、管理层次结构档案。这种管理模式的优点是管理灵活，职责明确，使用方便。

3.分散的档案管理。不同部门管理自己的档案，经常导致管理上交叉。

4、档案信息综合管理。综合管理是科技发展带来的新思路，特别是在计算机技术的开发和应用方面。

三、公积金业务档案管理存在的问题

公积金业务档案是真实的历史文献，它在社会经济活动中的作用决定了改进公积金业务档案管理的必要性。对公积金业务档案管理的认识还很低，公积金业务档案作为新的档案学科，缺乏深入的研究，在许多单位的日常公积金业务工作中，报告重、管理轻，公积金业务档案乱七八糟，存在一些问题。

（一）档案管理基础设施薄弱。不少基础设施均处于欠缺或正在兴建中，以致认为用于保存档案的档案条件较差，基本上不符合档案保管要求，因此，如果储存不符合档案管理要求，可能导致住房基金会档案丢失、损坏等。

（二）缺乏统一的档案管理制度。由于我国住房管理工作较晚，现时并没有统一的档案管理标准和制度，以致日常档案的管理出现混乱，以及虽然一些地方房屋管理部门已根据本身的情况，制订适当的档案管理制度，由于缺乏参考和宏观指导，导致这些管理体系缺乏全面性和系统性，而房屋基金档案的保存，未能提供全面的指引。

（三）档案管理制度不现代化。目前还没有统一的住房基金档案管理模式，因此，不同地区或住房管理中心的管理模式不同，但由于人手不足，大部分管理部门并没有特别的档案，通常档案工作人员只负责档案的收集。档案的维护和归档，以及档案的使用、档案的翻译等。没有充分认识到保存档案的重要性，以及缺乏适当的监管，导致档案管理是任意的。

（四）档案资源利用不足。有关房屋储备的档案文件一般来自其他社会部门，而各档案馆的管理制度各有不同，以致档案存档后无法查阅基金会的档案，亦由于认为相当一部分档案资源不能实际使用，造成档案资源浪费。

四、加强公积金业务档案管理工作的建议

（一）提高档案意识，规范基础管理。订单必须按月按时间顺序放入公积金业务档案（纪实）盒中，并应仔细填写档案正面的每一项，年终账目应当采用固定式，活页账目应当从中提取账户，分类账使用登记表，应与书籍一起装订，应按页码顺序注明。

（二）加强公积金业务档案管理制度。完善公积金业务档案管理制度，单位公积金业务档案应当严格按照有关规定办理《档案法》、《公积金业务法》、《公积金业务档案管理条例》等规定，以及打印的纸质记录和磁性记录，各单位应将包含公积金业务数据的数据移交给档案管理部门。

（三）加强档案及硬件管理基础设施.鉴于现时公积金档案管理基础设施的积压，要加强档案管理硬件建设，要按照档案法的要求，增加档案建设经费，以及通过提供更多的设施和为现代档案管理系统配备足够的硬件来改善档案工作条件，加快档案管理软件的开发、档案控制系统等，加强数字档案管理体系建设适应信息时代的需要，现档案无纸化管理，以及透过纸张及数码两种特别重要的档案双重保险，提高档案管理的效率。

（四）规范公积金业务档案移交手续。公积金业务部门应当办理一切必要的手续，将记录文件交给档案机构保管所需的文件。公积金业务档案目前存放在财务和公积金业务部门，但它们是由一个转人来管理的。为了配置特殊的橱柜和防盗、消防、霉菌、贝类的设备，如有被淘汰的公积金业务师，其公积金业务档案应交由单位档案馆或财务公积金业务处保管，而非保管。如有，停止记账的单位，其记账凭证应当保存在主档案馆，所有未移交的人员，必须立即办理移交手续。

（五）规范公积金业务档案的保管期限和销毁管理。各单位公积金业务文件的保管期限严格按照要求，保存公积金业务档案的方法规定。单位公积金业务档案管理部门作出销毁决定，并会同财务部门核实，随后编制销毁登记档案，机关、经济部门经主管批准报告销毁情况;管理部门审查的，经上级批准予以销毁。未清偿债务的原始证明文件，应当分别报送，并保存在公积金业务档案中，直至付清。单位销毁公积金业务凭证的，他们共同监督他们的保管和财务报告，毁后在销毁登记册上签字并管理核查报告股。

（六）提高公积金业务专业培训水平，提高公积金业务档案质量管理水平，公积金业务人员对规范性文件的了解和资格决定了档案的质量。将公积金业务档案管理和公积金业务管理培训纳入公积金业务专业培训，从基本的公积金业务档案管理操作培训入手，使他们具备基本的公积金业务档案管理知识和操作技能，使他们能够进行公积金业务档案管理的规范工作。

参考文献：

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[2]拱玉美.城建档案管理存在的问题与对策[J].建筑工程技术与设计，2016，（15）：2644.