做好机关事业单位人事档案管理工作的思考

蒋雪梅

摘要：事业单位档案管理工作是一个组织或部门一切工作顺利开展的基础支撑。新形势下，进一步加强事业单位档案管理，不仅是我国事业单位长远发展的需要，更关系着人民群众与国家的切身利益。当前，随着互联网对档案管理工作的冲击及档案事务的日益增多，事业单位档案管理工作面临着档案管理制度不完善、档案管理模式局限、档案管理人员素养偏低等一系列问题。为了进一步提高事业单位档案管理质量，以建全档案管理机制、加快档案数字化建设、开展档案管理技能培训等路径，构建事业单位档案管理新思路，从而促进我国事业单位档案管理的规范化、高效化。

关键词：事业单位;人事档案;优化改革;管理策略

引言

档案管理对于事业单位的发展极为重要，是保障事业单位在市场竞争中站稳脚跟的基础工作。要强化档案管理，并且做好进一步的优化和服务模式的创新，这样才能有助于档案管理整体质量的提升。

1机关事业单位人事档案管理的特点

1.1全面性

人事档案的内容包含着员工个人的履历，自传，考核评价状况，政治历史，奖励处分，入党入团，职位变化，工资变化，甚至于个人家庭住址与家庭成员等各个方面相关的文件材料，能够全面记录员工的思想变化，成长状况，并且能够更好地展现员工的家庭情况，专业情况，个人情况等各个方面。人事档案如同员工个人的信息储存器，通过这些信息能够更好地反映个人的情况，为后续的工作提供参考性。

1.2现实性

人事档案管理工作中所包含的内容较为广泛，不仅包含了事业单位员工过往的经历以及表现，并且也会记录员工在职的专业情况以及培训情况，为后期事业单位评选职称、人员考核以及鉴定方面都提供了很重要的依据，并且帮助事业单位更好地对员工有一个全面性细致性客观性的分析与了解，更好地为后期事业单位人事部门对于员工培训以及人才挖掘等提供参考，作为正确使用人才，合理解决劳动薪资问题的一项重要依据，人事档案具有现实性的特点，是区别于其他档案的重要标志。

1.3动态性

事物的发展不是静止的，而是不断变化的。人事档案管理的内容并不是一成不变的，而是根据员工的自身教育经历，培训经历或者荣誉经历而不断变化着，具有动态性的特点，而正是因为人事档案管理不断跟踪员工的“足迹”进行实时变化，才能够给事业单位提供档案支持，给各种评估数据以参考。

1.4保密性

人事档案管理在内容方面对于员工的信息较为全面，而事业单位用人战略的制定与发展大部分根据人事档案上的信息进行安排，所以为了员工个人的信息安全以及自身权益，为了事业单位的战略发展以及未来发展，人事档案管理区别于其他档案管理，具有保密性的特点，不允许透露与外泄情况的出现。

2事业单位人事档案管理存在的问题

2.1重视程度不高

事业单位性质特殊，不会受到经济市场的太大影响，很多职工在日常工作中，对人事档案管理工作的认识程度不够，认为这是可有可无的工作，与其自身利益和个人发展并无太大联系。部分领导在工作中十分被动，岗位职责模糊，管理工作具有强烈的滞后性。

2.2管理制度不完善

完善的制度体系是人事档案管理工作顺利开展的前提，受到单位领导不重视以及其他各方面因素的影响，很多事业单位并没有建立完善的制度，对人事档案管理行为进行约束，导致档案资料利用率低下、查阅起来较为困难，难以切实为事业单位的稳定发展而服务。

2.3信息化建设不足

当前信息技术在很多行业都得到了广泛应用，而部分事业单位人事档案管理人员并未充分意识到先进技术的优越性，依然沿用传统人事档案管理办法，工作效率低下，容易造成档案数据丢失。除此之外，领导人员没有加大资金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來应对海量人事档案，也是导致人事档案管理工作质量难以得到提升的原因之一。

3新形势下解决机关事业单位人事档案管理问题的对策

3.1完善机关事业单位人事档案管理制度

为了促进事业单位工作的运营以及对于人才的认识与了解，提高事业单位的经营效率，打造事业单位优良的工作作风，对于事业单位人事档案管理的改革迫在眉睫。现如今各个事业单位中并未良好地建立关于人事档案管理制度，无论从人员还是从规章制度方面都没有明确的方向，为了能够更好地发挥人事档案管理的作用，应当尽快完善事业单位人事档案管理的制度。没有规矩，不成方圆，应当不断建立健全机关事业单位人事档案管理机制与规章制度，结合事业单位的具体情况，初定“初稿”并应用于实践当中，从实践当中寻找问题，最后确定适合事业单位适合的人事档案管理的规章制度，帮助在之后的工作中实现工作效率的提高。事业的发展离不开人，人才队伍的建设对于未来事业单位的发展有着重要的影响，事业单位应该不断提高员工的思想素养，定期开展业务培训，加强员工的专业性学习，并且明晰工作内容与工作责任，做到“事有专人”，每一件事情都能够找得到人，不断加强总体队伍的发展与培养，建设一批高素养，有信念，有思想的人事档案管理专业人才。

3.2提高机关事业单位人事档案管理信息化水平

科学技术水平不断进步与发展，经济发展水平不断向前，信息化已经成为现如今社会与时代发展不可避免的潮流，面对如此趋势，事业单位应当抓住信息化的机遇，紧跟“互联网+”的潮流，加快信息化建设，实现产业优化产业升级，将信息化的特点运用在事业单位人事档案管理之中，发挥人事档案管理的真实作用与意义，以达到事业单位效益提高的目标。新时期不断发展，数字信息不断产出，推广，普及应用到千家百姓当中，技术的进步改变了信息传递与存储的方式，数字化信息成为一大潮流趋势，为了能够更好地适应信息化趋势，提高人事档案管理水平，事业单位应当首先加大对于人事档案管理的资金支持，加强人事档案管理人员的工作环境建设，购置现代化的电子设备，为人事档案数据化与网络化提供创造的媒介，在硬件条件完善的前提下，有效利用信息技术，不断建设事业单位信息检索平台，将人事档案数字化，提高人事档案的存储，处理，检索的便利性同时也能供事业单位内部进行简单的查询以及业务办理，不仅方便了事业单位内部的员工，同时减少了业务办理与查询的成本。

3.3规范档案管理的流程

要想促进档案信息化建设工作顺利进行，需要对其进行一个总体的规划，工作人员需要深入分析不同部门的特点和发展目标，并对其进行有效的调查论证，使相关工作符合对应部门的实际状况，并且建立可行性的长远管理计划，在部门中形成规模化的网络管理模式。进行信息化的应用建设时，一定要做好相应的管理工作，注重系统的整体实效性，考虑系统在运行过程中是否能够支持档案信息服务目标，除此之外，需要尽可能重视系统的灵活性和可拓展性，拓展足够的未来发展空间，这样才能做好信息化规划。

3.4提升工作人员的专业素养

大数据背景下，管理人才的培养十分重要，事业单位档案管理人员需要不断更新自身的认知体系和管理理念，接受现代化的大数据信息培训活动。事业单位内部需要注重网络技术人才的专业化培养，在档案管理模式传统与现代转变过程中，事业单位的网络技术型人才较为缺乏，所以需要积极引进网络专业和计算机专业的人才，并注重档案管理人员的技能与知识培养。现代化的档案管理工作要求管理人员需要具备专业的档案管理知识，还需要具备二次处理技术、信息挖掘技术以及网络专业知识。需要提高管理人员的工作重视度，使相关管理工作人员养成良好的职业道德，为管理人员培养高度的责任感，使其在工作时保持严谨的工作态度，尤其需要借鉴和吸收优秀的档案管理研究成果，使档案管理工作成为档案管理工作人员的使命和责任，强化其工作意识。想要开展有效的信息化管理，需要相关工作人员建立良好的网络安全意识，做好对应的防范工作，可以采用杀毒软件或者防火墙等信息化防护措施来进行防护，并且建立完善的登录密码，建立严密的网络安全防范措施，为信息化系统建立一个更为可靠的环境。

3.5创新人事档案管理方法

尽管事业单位人事档案管理工作面临着较多困难，但是在实际工作中，只要方法正确，就能够起到事半功倍的效果。例如可以推行全面质量管理方法，以质量为中心，提升事业单位各部門的参与度，以实现预期目标。人事档案管理工作和员工个人利益有着密切联系，在人事档案管理工作开展的过程中，确保全员参与很有必要，这也能够促进各项工作得到有效落实，提升人事档案管理工作效率。

结束语

时代的快速发展对于事业单位开展档案管理造成了影响。一方面，对于传统管理模式中存在的不足有一定的转变;另一方面，结合现代管理技术做好事业单位档案管理的创新，需要相关工作人员引起重视，并且尽可能将事业单位管理工作落到实处，通过这种方式才能够最大限度提高档案管理，促使事业单位档案管理质量得到进一步的提升。

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