探究PDCA对提高医院病案归档率的作用

孙水来

摘 要：改革开放以来，随着我国经济的发展和人民生活水平的提高，我国的社会秩序发生了改变，很多原有的管理秩序和管理制度等面临新的挑战。我国医疗卫生水平取得了长足的进步，人们也越来越关注医疗健康问题，于此同时，国家大力推行医疗改革，出台了很多医疗有关的优惠政策，如大病医疗报销等，使越来越多的人选择到医院就诊。暴涨的就诊患者数量促进了医院和医疗技术的发展，同时也带来了很多问题，给医院的病案管理带来了巨大的挑战。医院原有的病案管理模式已经落后于医院的发展速度，病案归档率达不到应有的水平，对医院发展产生了阻碍。为了解决这个问题，很多医院引进了PDCA循环管理技术，对原有的病案管理模式进行改造和升级，极大地提高了医院病案的管理效率和质量，提高了病案归档率。本文主要探讨了PDCA循序管理技术及其对提高医院病案归档率的作用。

关键词：PDCA;医院病案归档率;作用

病案一般指病例，是医务人员对患者疾病的发生、发展、转归，是进行检查、诊断和治疗等所有医疗活动过程的真实记录。它既是临床实践工作的总结，又是探索疾病规律、进行医疗科学研究以及处理医疗纠纷的法律依据，是一个医院最宝贵的资源和财富。病案对医疗、预防、教学、科研和医院管理等有重要的作用。可以说，医院病案的管理水平一定程度上体现了医院的医疗水平，代表了医院的部分形象。病案归档是将病案由病房归至病案室，病案归档率是三级医院评审的重要指标。病案归档率低、延迟归档等，不仅会影响医院相关数据的采集和上报，还存在严重的安全隐患。传统的病案归档是一个粗放的管理过程，容易在过程中出现错漏，影响医院管理工作，甚至存在安全隐患、造成医疗纠纷等问题。因此，加强病案归档的管理，提高病案归档率十分重要。PDCA循环管理技术在医院病案管理中能够发挥规范化、精细化的管理优势，提高病案归档率，促进医院病案管理水平的进步。

一、PDCA循环管理概念

PDCA是一种先进的管理观念和技术，首先由美国质量管理专家休哈特提出，由戴明采纳并宣传普及，又被称为戴明环。PDCA也是全面质量管理的思想基础和方法依据。PDCA循环是指将质量管理分为四个阶段，分别是Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Action（处理）。具体的实施过程是将工作分为作出计划、实施计划、检查实施效果、将成功的纳入标准，不成功的进入下一个循环。整个过程不是一次循环，而是周而复始进行，每个循环没有解决的问题进入下一个循环来解决，直至最终得到解决。P计划包括目标的确定以及活动方案的规划;D执行是根据所掌握的信息设计具体运行方案，然后实施;C检查是对实施结果的总结，分析哪些问题得到解决，哪些问题没有解决;A处理是对检查总结的结果进行处理，对成功解决的加以肯定并纳入标准，对没有解决的进入下一个循环。

二、PDCA循环管理技术在医院病案管理中的应用

（一）方法

1、P（plan）计划

首先是对计划目标的确立，即病案归档率达到三甲医院评审C级标准要求，也就是全院病案归档率≧90%。其次是对现状的分析，该院2015年2月份出院病案4520份，7日归档率仅有49%，没有科室达到B级标准，达到C级标准的仅有儿科和牙科两个科室，3日归档率只能够达到16%。

2、D（do）执行

针对病案归档率低的问题，该医院在执行阶段采取了如下措施：首先是完善制度，该医院对病案归档有关制度进行了一定的调整，规范了操作流程，对每一个环节进行严格的规定，实行精细化管理，并制定奖惩措施，将病案归档率与科室绩效相挂钩，充分发挥激励和监督的作用，调动科室所有人员的积极性。其次该医院组织相关知识和操作培训工作，进一步规范相关工作人员的操作，提高病案归档的效率和质量。该医院还加强对有关病案归档的宣传，建立微信群、公众号等，发表病案归档回收巨大作用、法律意义等有关文章，强调对病案归档的重视。第三，该医院加强资源管理力度，对管理制度进行一定的调整，使医疗资源的配置更加合理，减少资源的浪费同时减轻住院医师的工作压力，提高各科室运行效率。第四，该医院落实责任制，在科室內部成立监督小组，由科室主任、护士长以及其他负责人等负责监督，当科室主任外出时由护士长等负责审核病案归档工作，若病案归档不及时、质量差等，相关负责人负连带责任。第五，该医院要求医保审核人员下临床审核，每个审核人员划分负责科室，并对该科室相关病案归档工作负责，在加强审核力度的同时，加强病案归档重要性的宣传。第六，辅助科室的一般报告打印作严格的规定，当天必须打印结果，病检报告不能够超出7天时间。

3、C检查

该医院首先对出院未归档病案进行检查，督促科室二级质控员进行每周的出院未归档病案清理工作，督促住院医师及时进行书写、打印、签字等流程，护士长督促护士及时整理送达病案归档。除此之外，医院三级质控小组应加强抽查工作，不定时抽查运行病案，保证病案的书写及时高效，提高病案归档效率。病案室管理人员应将每月各科室病案归档数据进行整理排序，并反馈到医院管理层，根据相应的奖惩措施进行激励和约束，提高相关工作人员对病案归档的重视。

4、A处理

该医院将各科室病案归档率排名结果发布在医院布告栏和信息管理系统中，并通报各科室。该医院对每月病案归档率没有达到相关标准的科室主任等负责人进行约谈，要求相关负责人认真调查并找出不达标原因，拿出相应的有效措施并签订承诺书，保证之后的病案归档工作做到位。该医院将病案归档率真正与绩效挂钩，实行严格的奖惩制度，规定病案归档率低于C级标准每1%扣除一定量的绩效奖金，反之达到相应标准的科室进行物质奖励和通报表扬，同时奖励标准按照病案归档率越高奖励越高来设置。同时对病案归档率不达标的科室进行下一阶段PDCA循环的重点关注，监督执行和整改过程，促进相关工作的进步。

（二）相关指标和评价标准

7日归档率指的是患者经医嘱确定并办理出院手续后，住院病案在7个工作日内回收归档到病案室的比率。3日归档率是3个工作日内病案回收归档到病案室的比率。具体比率的计算是将每月医生开出的出院医嘱总病案数为分母，7日或者三日内医生开立出院遗嘱的病案回收归档到病案室的病案数为分子。相关评价标准以卫生部2011年发布的《三级综合医院评审标准》要求为标准，具体要求是保持病案的可获得性。C级要求是7日归档率≧90%;B级要求是3日归档率≧90%;A级要求是2日归档率≧95%，7日归档率为100%。该医院PDCA循环以C级要求为一开始的计划标准。

（三）数据验证与统计

病案管理人员对每月病案抽取5%左右进行复查，对比病案管理系统的病案归档时间与实际病案室签字时间，如果符合率大于90%则视为数据有效。具体的统计以表格的形式显示，运用统计学软件SPSS20.0等进行数据分析。

三、PDCA对提高医院病案归档率的作用

（一）提高相关工作人员对病案归档工作重要性的认识

病案是医疗工作人员对患者病症发生、发展、检查、诊断和治疗等各个环节的真实记录，它既是临床实践工作的总结，又是探索疾病规律、进行医疗科学研究以及处理医疗纠纷的法律依据，是一个医院最宝贵的资源和财富。病案对医疗、预防、教学、科研和医院管理等有重要的作用。PDCA循环管理在医院病案归档工作中的应用能够使相关工作人员对这个工作重视起来，在宣传和管理过程中潜移默化的提高对病案归档工作的重视程度，自觉做好相关工作，提高病案归档的效率。

（二）规范病案归档的流程

PDCA循环管理的应用能够形成一个规范化的管理制度，从病案的形成到病案的归档有严格的要求，相关工作人员能够自觉遵守有关规定，按照规定的流程操作，促进病案归档工作的精细化和规范化管理，提高病案归档工作水平。

（三）提高病案归档工作人员的专业素质和技能水平

PDCA循环管理对病案归档的各个流程有详细的要求，病案归档工作人员可以根据这些要求进行管理操作，一定程度上提高了相关工作人员的专业素质和技能水平，提高了工作人员的管理技术和理念以及数据处理能力。

四、结束语

在现代醫院中病案管理工作已经成为一个重要的工作，对医院医疗、教学、科研、管理等有着重要的作用。PDCA循环管理在医院病案归档工作中的应用能够有效提高病案归档的效率和质量，提高病案归档率，改善医院的服务质量，增加患者满意度，从而促进医院的发展。

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