基层人社档案管理中的问题及对策探讨

杨建伟

摘要：基层人社档案管理极为重要，与社会的众多层面都有着密切关联，切实有效的管理能为社会服务保障体系完整地推进起到极强的助力作用，从根本上做到服务民生。但实践期间依旧存在较多问题亟待改善。基于此，本文分析了基层人社档案管理现有问题并出具了完善对策，望为我国人社工作的优化予以相应参考。

关键词：基层;人社;档案管理

前言：

现今社会同以往截然不同，接受高学历教育的人数骤增，基层人社档案信息规模持续拓张，加之个人发展及工作经历会不断变化，也将产生更为多元的档案，如此也就使得基层人社档案管理难度攀升。而且，新时期下任意事物都会不断发展，基层人社档案管理工作也在发展中凸显问题，如管理机制难以统一、信息化建设止步不前等等，对管理实效影响颇深。对此，便需基于现有管理问题加以分析，出具合理改进建议，从而为人们给予更加优质的服务。

一、基层人社档案管理现有问题分析

在查阅相关文献资料并与部分工作人员交流后获知，基层人社档案管理现有问题大致体现为如下几点：

（一）管理机制未能统一

现如今，因档案数量只增不减、类型多元，所以基层人社档案的管理依旧以分类存放方式为主，划分类型移交至对应的经办部门存放，以确保工作专业性。但实质上，如此管理弊病较多：首先，因受人员、工作条件等因素所扰，某些部门不具备单独配备档案室、管理员的能力，无法确保档案存放的规范性，如城乡居民医保参保档案多为乡镇劳动保障部整理存放，但办公用房以及人员稀缺，最终使档案仅能存放于办公场所，不但存放条件不达标，且很容易丢失破损;其次，某些部门配备的档案室设施老旧，管理方式滞后，仅能确保档案不遗失，安全隐患以及不利因素较多;再者，资源利用率不高，因不同部门档案数量不同，具有档案资料闲置抑或部分设备搁置的现象，耗损了基层人社档案管理成本;最后，管理不同意，不管是档案的采集、整理还是归档都随意而为，匮乏统一性，使得材料客观精确性等不足，更有甚者私自修改资料，这都会对人们的个人权益产生侵害。

（二）信息化建设止步不前

众所周知，基层人社档案管理工作依旧以纸质档案为主，往往选择人力检索。而切实开展工作期间，人们办理的业务较为多元，不但需要查阅不同时间的档案资料，还需要复制，不但工作量大，也会对原始档案资料构成磨损，更难以实现新时期下人社工作发展实际需要。再加上因基层人社档案管理未对先进技术加以利用，部门和部门无法快速畅通的进行信息交流，资料共享，使得业务办理流程繁琐复杂，拉低了办事效率。

（三）高素质人才匮乏

现如今，基层人社部配备的档案管理工作者多为其他部门人员兼职，工作经验不足且精力有限。具体表现为：基层人社管理者以及业务人员没能充分认知档案管理的意义，对该项工作缺乏关注度。人社局旗下大多数业务部均为兼职档案管理人员，岗位流动性大，职业素养参差不齐，对档案资料的管理极为不利，更甚者导致私密信息泄露;人才选拔以及培训方面问题较大，本就缺乏专业工作人员的队伍平时不注重培训，且专职人员年龄偏高，匮乏较好工作热情，对新鲜事物接受能力不足，难以使用先进技术开展工作。

二、基层人社档案管理优化策略

（一）配备统一管理型档案室并对资源有效整合

对人社系统所有业务办理部现有档案室予以整合，以统一化管理、分类存放这一原则为基础，介于县级构建标准化人社档案室，对现有资源科学整合，如业务人员、设施等，统一管理档案。位于档案室内部，依照不同业务特征，依据乡镇、村居、村组、时间等合理分类，确保档案资料的秩序性，方便今后检索查询;就工作流程来看，不管是档案的收集、整理抑或者存放、鉴定等，均应和对应业务部门有效联系，对各部门采集资料的有效性、精准性予以强化，为所有档案完整有效存放加以保障。同时，对档案流向严加管控，对档案室藏不断优化。可以说，对基层人社档案管理予以统一、规范，不但能对资源有效利用，也能对业务办理人员工作能力加以提升，确保资源充分展现自身作用，给业務办理申请方予以优质服务。

（二）推动信息化建设

基层人社档案管理注重实体管理期间，也应注重信息化建设，构建完善的电子档案管理机制。首先，对保存时间常且高利用率等档案作为首要扫描任务，转换成电子档分门别类存放，便于后续利用;其次，对人社档案管理信息化系统予以开发、构建，依照社会保障卡号针对个人构建电子档案，并产生数据库，内容囊括参保、就业、人事等多项信息，用户能基于自身社保卡号码检索相关信息，确保档案信息检索利用效率及效果;最后，对内部信息共享机制加以构建。在管理人社电子档案目录期间，应以动态化管理为主，主管部应和其他业务办理部有效交流，信息互享，逐渐实现基于档案材料便能提供相应证明的目标，无需同以往一样转递档案，只要是能检索到的资源便无需业务申请人提供。可见，经由基层人社档案信息化平台，能对业务办理部门工作效率加以改善，让群众仅需通过一张身份证抑或社保卡办理全部事项，对人社服务质量、水平予以优化提升。

（三）强化培训，对从业人员专业素质予以提升

众所周知，人社档案与个体薪酬待遇、岗位晋升、参保缴费等众多层面息息相关，档案内记载的所有信息均和个体生活、工作关联密切，故而必须确保档案资料的精准性、客观性。可以说，基层人社档案管理从业人员专业素养正是对档案精准性予以保障的关键所在。对此，我国基层人社部需尽快构建专业的从业队伍，并实施统一化管理。同时，还应以人社档案从业人员现有知识结构、业务难题为基础，组织实施目标性业务培训以及思政教育，如依照业务类型等选派从业人员前往其他省市观摩学习，对从业人员整体素养以及工作水平不断强化。此外，还应构建适宜且极具科学合理性的档案目标管理体系，对与档案管理有关的所有工作机制加以优化改进，明确档案管理各环节权责义务，确保所有从业人员权责统一化，并以极强的监督执行力以及科学规范的制度，防范档案在存放整理期间破损、修改等不良现象滋生。

三、结束语

本文对基层人社档案管理现有问题予以分析且提出了相应改进策略，如配备统一管理型档案室并对资源有效整合、推动信息化建设、强化培训，对从业人员专业素质予以提升等，望以此为基层人社档案管理事业更好的服务于民予以参考。

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