智慧城市背景下城建档案管理策略分析

邓艳

【摘    要】档案管理是城市建设中的一项重要工作。城建档案管理质量的高低在一定程度上影响城市的发展。就当前智慧城市的建设来看，城市发展需要有高质量城建档案管理来支撑。本文在智慧城市背景下重点对城建档案管理策略进行分析。

【关键词】智慧城市  城建档案管理  发展

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.23.014

在智慧城市建设中城建档案管理是一项重点工作，也是一项难点工作。不仅要考虑相关人员是否有效掌握智慧城市建设的基本要求，还要考虑相关人员是否能够充分发挥城建档案的实际作用，在解决问题的同时防止新的问题出现。为此，本文就智慧城市背景下城建档案管理策略展开分析，探究城建档案管理工作良好开展的关键。

一、智慧城市的内涵及其背景下城建档案管理的现实意义

在对智慧城市背景下城建档案管理策略展开分析之前，要先看一下“智慧城市”的具体内涵，然后基于此对城建档案管理实施的现实意义展开分析。

（一）智慧城市具体的内涵

“智慧化发展的城市管理”是构建智慧城市的关键。随着信息技术的不断发展，在信息技术的推进下，在整个城市管理中融入计算机应用技术能够形成联动管理，逐渐建立顺应新时代城市发展需求的城市管理规划模式。

实现智慧城市的发展目标需要注意两个方面。一方面，要不断提供信息技术支持，以便于大规模进行信息采集和存储，并及时建立完善的信息分析及传输共享机制，使信息在管控中得以更好地运用，为城市各項管理工作的顺利实施与稳定运作提供强有力的信息基础保障，使管理工作能够按流程顺利进行。另一方面，要提供策略与微观层面的监督引导，围绕城建档案管理需求制定相关的运作机制，为城市管理全面优化奠定坚实的基础。

智慧城市运营平台已经在一些一线大城市得到了积极推广，对城建档案管理进行了改革创新，力求通过数字化城建档案管理工作的有序规划和积极完善来迅速提升城市监督管理机制的实际价值，不仅要围绕智慧城市建设对城建档案管理进行必要的完善，还要构建相关的资源体系，从而积极推进整个城市的发展。

（二）智慧城市背景下城建档案管理的现实意义

智慧城市背景下城建档案管理研究极具现实意义。第一，在智慧城市建设中实施城建档案管理，可以有效地解决传统档案质量管理中的诸多问题，提高城建档案管理质量，增强城建档案管理效率，继而有效推动智慧城市建设各项工作，为智慧城市的建设提供保障。第二，智慧城市是城市发展的进阶形态，对城市建设提出了很高的要求，而这里就包括城建档案管理，为智慧城市建设提供了强有力的保障。第三，智慧城市城建档案管理有序、有效地进行，能够强化相关档案的实用价值，并提高城市建设的经济效益，很好地推进智慧城市的建设，使智慧城市建设能够符合现代化社会发展的相关要求。

二、智慧城市背景下城建档案管理的主要策略

智慧城市的建设离不开科学合理的城建档案管理，而科学合理的城建档案管理实施需要讲求一定的策略。这里基于智慧城市建设的基本需求对城建档案管理实施的主要策略进行探索。

（一）积极转变城建档案管理理念

在智慧城市建设不断推进的过程中，城建档案管理工作的重要性凸显出来。为了更好地满足智慧城市建设的基本需要，应该基于管理模式和管理理念综合得出一套标准化的灵活管理模式。使相关人员能够在相对开放的条件下，立足智慧城市建设来展开城建档案管理，并在城建档案管理工作的不断推进中为智慧城市建设提供更好的保障。为了使相关人员能够有序地开展城建档案管理工作，应把握智慧城市的现实要求和特点，对相关人员完善城建档案管理理念进行积极引导，促使城建档案管理工作人员能够更好、更快地树立起优质、高效的服务意识，多方面向城市居民提供优质、高效的服务，为智慧城市的建设提供良好的支持。智慧城市建设的过程相对复杂，并且有大量琐碎的事务需要及时处理，表明城建档案资料的构成比较复杂，有关部门应以信息技术为指导做好各类档案信息的分类整理，形成部门之间的积极联动，更好地保证城建档案的完整性和完善性，使智慧城市建设更加安全可靠。

（二）处理好新旧档案的衔接与更替

在智慧城市背景下展开城建档案管理，初期并不能马上就实现全部档案的电子化，在一段时间内还会一直使用纸质档案，只不过频率会越来越低。因此，城建档案管理相关人员必须要对智慧城市建设和发展的趋势有一个较为准确的把握，对纸质档案管理进行积极梳理，在一段时间内将其作为电子档案的补充。在充分考虑纸质档案与电子档案管理存在的差异与共同点的基础上进行深入，使整个城建档案管理的实施能够更好地借助电子档案与纸质档案形成有效补充，通过城建档案管理工作的提质增效为智慧城市的建设和发展提供更好的保障。

在智慧城市背景下城建档案管理的过程中，纸质档案会与电子档案共存较长一段时间，这段时间正是新旧档案衔接与更替的关键期。相关人员要积极地发挥电子档案的优势，使其逐渐替代纸质档案。在城建档案管理过程中，相关人员可以参考智慧城市建设与发展的趋势来作出安排，对一部分纸质档案进行数字化处理，从而增强档案的综合储存效果，使新旧档案能够迅速地实现衔接并有序更替。

（三）智慧城市城建档案管理体系的建立与完善

在智慧城市背景下进行城建档案管理，必须要考虑到“城市智慧化发展水平保持与提升”这一问题。对此，相关人员要积极地建立与完善针对智慧城市城建档案管理的相关体系，更好地满足实际管理需求，逐渐实施完善的智慧城市建设资源控制规划，不断提升智慧城市城建档案管理的综合水平，从而更好地建设和发展智慧城市。

第一，要通过智慧城市建设和发展来主导城建档案管理的规划。一方面，建立城建档案管理规划结构应是全面联动的，关键注重管理规划的安全性，重新定位城建档案功能，以便更好地顺应智慧城市建设与发展的基本趋势，使其能够成功建立起完整的城建档案管理价值体系。另一方面，要切实有效地落实城建档案管理规划，围绕“智慧城市”这一关键对城建档案的价值进行预判，给具体规划范围划定一个可供参考的标准，从而更好地完善城建档案管理体系建设的质量，以便能够通过相应的行政监管来满足智慧城市建设与发展的相关需求。

第二，要围绕智慧城市背景发挥数字化管理优势。智慧城市是以传统城市为基础进行建设，其间经历了信息技术的优化与升级，要想对城建档案管理体系进行建立与完善，就必须要通过数字化的城建档案加工将城市资源更好地整合在一起。城建档案的数字化加工应普遍化，不仅要抓好传统老旧纸质档案的数字化加工，还要围绕数字化来确定档案继续发展的形式，以便为智慧城市背景下城建档案管理创造良好的发展条件与环境。智慧城市背景下城建档案管理需要信息技术来支撑，一开始就要重点考虑建立一套系统一体化的档案控制结构，才能更好地满足智慧城市的建设与发展需求。

一方面，需要抓好抓牢城建档案的数字化整合。在智慧城市背景下建立城建档案管理体系本身就是一个不断优化以追求完善的过程，要摒弃一些僵化的处理机制和整理模式，努力形成一套完整的动态化城建档案管理与控制模式，通过实时调整不断提高城建档案管理水平。另一方面，需要努力促进城建档案资料的数字化发展。智慧城市的建立不能脱离城市的基本内核，越精准的数字化城建档案管理体系越能够有效保障城建档案管理工作实施的效率。

第三，要在智慧城市背景下完善城建档案管理的各种机制。基于智慧城市建设和发展的特点来综合考虑城建档案管理的相关问题，是城建档案管理工作中要抓好的重點。

一方面，要综合考虑智慧城市建设与发展的资源需求，夯实各种资源管理的流程，通过数据与信息收集工作的完善在具体实施流程与监督机制之间找到一个平衡点，增强城建档案管理工作实施的合理性，将城建档案管理稳定维持在一个较高的水平，从而保障城建档案管理工作实施的整体效果。

另一方面，要重点考虑智慧城市建设与发展的安全需求，抓好城建档案管理工作的调整、优化与完善，不仅要通过整合对具体的实施流程进行管控，还要使城市建设管理分工得以落实，有效增强管理工作推进的实效性，积极提升城建档案管理工作的应用效果。另外，在智慧城市背景下实施城建档案管理还需要抓好“集中管理强化”和“资源整合力度加强”这两个关键，建立起城建档案管理的联动协调机制，使资源信息能够及时更新，切实有效地优化整个城建档案的信息管理流程。

第四，要在智慧城市背景下建立城建档案管理的信息体系。在智慧城市城建档案管理体系的建设与完善中，信息化系统操作框架是必须要关注的一个重点，以此为根本指导城建档案管理工作建设规划，才能创建智慧城市发展的良好平台。

一方面，要坚持落实动态化的管理机制，以便智慧城市出现新的情况和新的发展需求时，城建档案管理工作的实效性仍能得以保证，并还留有一定的上升空间。

另一方面，要不断发挥计算机技术的优势，在发挥原有纸质档案功能与作用的同时，进一步强化城建档案的网速服务功能和水平。使城建档案的实际价值和服务优势都能发挥出来，从而更好地促进智慧城市背景下的城建档案管理工作和人们生活水平的全面进步。

（四）构建城建档案管理平台与培养高素质档案管理人员

为保证智慧城市背景下的城建档案管理工作得以更好地推进，要尽可能排除外在因素的干扰，保证城建档案管理中涉及的各项档案资料的信息化和正规化，更好地提升智慧城市背景下的城建档案管理水平，有效促进智慧城市建立与发展在城建档案管理的实施。为此，基于智慧城市的综合情况来考虑构建城建档案馆管理智慧平台是关键。通过信息技术的综合运用构建一个标准化的管理平台，能够更好地对相关管理人员形成约束，又能够有效保证城建档案管理工作顺利地展开。

城建档案管理工作本身涉及的范围就比较广泛，而在智慧城市背景下进行城建档案管理需要考虑的问题就更多。因此，在正式进行智慧城市城建档案管理之前，必须结合实际需求对相关管理人员进行城建档案管理方面的培训。不仅要强化相关人员对城建档案管理要求的认识，还要有意识地增强相关人员对相关规章条例的掌握力度，以便管理人员能够稳定地开展城建档案管理工作，从而有效提高城建档案管理水平。

在智慧城市背景下实施城建档案管理的过程中，需要频繁使用到信息技术，“大数据”与“云存储”这样的概念不断地被融入到实际管理工作中，管理人员对电脑、平板、手机等设备的依赖度有所提高。因此，需有针对性地为管理人员安排与计算机相关的培训。这样一来，在智慧城市背景下城建档案管理将会更好地得以实施，并更好地作用于城市的整体发展，积极地推动城市进阶为真正意义上的智慧城市，为我们的生活带来更多的便利。

三、结束语

从智慧城市的建设与发展来看，城建档案管理工作的实施必须要考虑到各种现实需求，从而不断提高整个城市的智慧化水平。应有针对性地立足智慧城市的建设和发展对城建档案管理策略进行探索，在及时解决已经出现的问题的同时还要防止新的问题出现，不断提高智慧城市背景下城建档案的管理水平，这样人们才能够更好地在智慧城市中乐享高品质的生活。

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