新形势下做好县级人大档案管理工作的有效策略

陈少杰

【摘    要】进入新的时代，在社会快速发展的同时，县级人大的档案管理工作也应该同步更新，以适应当前社会建设和发展的需要。档案资料是对历史的见证，是对当下现实的思考，同时又能够预见未来，其重要性不言而喻。基于此，本文结合实践对当前县级人大档案管理工作现状和存在的问题进行分析，立足新形势，对如何做好县级人大档案管理工作提出一些可行策略。

【关键词】县级人大  档案管理  有效策略

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.23.063

党的十九大报告提出了乡村振兴的战略，对当前农村地区的基础设施建设高度重视，力图缩小城乡差距，推动全社会协调发展。在此背景下，我国各个地区的中小城市加快建设进程，对于县级人大的档案管理工作而言，也是一个非常重要的发展机遇，但同时也面临着不小的挑战。县级人大档案管理工作由于各种客观因素的影响，发展要落后于城镇地区的人大档案管理，对城乡一体化建设形成了阻碍。对当前县级人大档案管理现状进行分析，找出其中的问题和原因所在，在此基础上拓宽思路，给出具体可行的档案管理优化对策，是县级人大档案管理部门的重点任务。

一、县级人大档案管理工作现状分析

县级人大的档案事业发展应当与县区的经济发展同步，但是笔者通过深入实践调研，发现实际情况并非如此，有些县级人大的档案管理状况令人担忧。从领导层面来看，单位领导眼光长远，或者文化水平、专业素养较高的单位档案管理工作做得更好;从服务方面来看，县区的档案工作服务质量差强人意，在服务方面依然存在诸多问题。

（一）硬件设施缺乏

经过实践调研，几乎所有县级人大机关都存在档案管理设施设备老化陈旧，甚至不具备完善的设施设备的情况，多数县级人大的档案管理工作都存在缺乏经费的问题。负责档案管理工作的部门经费严重短缺，使得整个县区的档案管理工作无法正常运转，县级的档案管理室面积狭小，严重缺乏现代化设施设备，甚至连基本的工作台也没有，档案检索室、展览室以及储存室并没有做严格的区分，部分县区的档案管理工作处于无序的状态[1]。

（二）管理人员素养较低

在实践调研中发现，大多数县级人大负责档案管理的工作人员并非专职，而是兼职人员，这些兼职人员多为单位内部将要退休的人员，或者已经退休的人员。纵观所有专职和兼职的档案管理人员，其学历水平较低，缺乏足够专业的档案管理知识，实操技能堪忧，对信息化操作更是毫无头绪，无法进行新形势下的档案管理优化和创新。同时，因为档案管理工作的待遇不够理想，所以不论是专职人员还是兼职人员，皆缺乏责任心和事业心，容易将精力放在其他工作上，这种从心理上对档案管理工作的不重视体现在其行动的方方面面，使档案管理工作停滞不前。

（三）档案管理混乱

县级人大的档案管理比较混乱，现存的档案资料并未覆盖所有的村镇地区，档案管理和分类并不清楚，只是上级要检查什么资料，下级部门就收集整理什么样的档案资料。已有的档案成果距离年代久远，长时间未能得到更新和完善，甚至部分地区出现了断档，很多重要的文件资料要么严重损毁，要么已经遗失[2]，根本不符合当前基层档案管理要求。

（四）执法流于形式

有关档案管理的行政执法工作流于形式，我国《档案法》的规定以及一些地方性的规定成为档案行政管理部门执法的准则。基层档案行政管理部门对于行政执法并没有设立专门的机构，所选择的执法人员也由业务人员兼任，这就造成在實际的执法过程当中，业务人员本身缺乏足够的法律知识，对于是否该执法毫无底气，无法真正落实到位。缺乏专门的机构和专业的执法人员，无法保证档案行政执法职责的履行。

（五）档案流失严重

从一些对档案管理和开发利用比较得心应手的县级档案馆的实际情况来看，在档案馆中幸存的档案资料种类和内容已经无法适应当前社会的需求，并且现阶段很多县级人大档案馆中所储存的文书档案内容存在遗漏和缺失的情况，完整性难以实现，一些对于群众而言有着更高利用价值的档案不能够依照法律法规被接收到档案馆中，加上立档单位尚未建立起完善的服务体系，有条件建立的单位又习惯各自为政，未及时移交相关档案资料，或者移交的时间间隔太长，使得档案信息的整合公布很难做到全面及时。随着时间的推移，单位的改革和领导的更换使得一些重要的文件也随之流动，距离久远的档案资料越来越少。

（六）服务质量较低

很多县级人大的档案管理部门将重点放在了档案的管理上，但是管理工作并没有落实到位，对档案资料的开发利用不够重视，或者在开发利用方面流于形式，只有上级提到才会做做样子。一些档案工作人员的态度十分冷漠消极，对待前来查档的人员态度不够友好，查档人员时常受到冷遇。还有部分机关认为档案资料应当服务于机关自身的工作，不适合为大众所利用，这种认识是非常错误的。无法主动地为群众提供服务，所采取的服务措施不够到位，甚至以档案保密为借口，限制大众对档案资料的使用，严重影响了服务工作的开展。一些档案文件不能够完全公开，也限制了大众的知情权。

（七）信息化程度落后

现代社会在互联网和计算机技术的支持下进入了新的发展阶段，各行各业也积极展开了对互联网、计算机技术、大数据技术、物联网技术的应用，工作效率和质量显著提升。档案资料作为信息，其容量十分庞大，传递和储存也是一个问题，利用信息技术来加强对档案资料的管理，可以改善传统档案资料收集、整理、管理和利用中的各种不足。然而在实践中，由于经费的限制，很多县级人大的档案室都没有信息化软硬件设备，甚至连基本的电脑都没有。拥有信息化软硬件设备的档案室，又因为缺乏技术人才而无法全面开发信息设备的功能，同时又考虑到网络安全问题而不敢使用，严重阻碍了档案管理的信息化建设进度[3]。

二、新形势下做好县级人大档案管理工作的有效策略

解决县级人大档案管理工作中存在的问题是一个长期而艰巨的任务，不可能一蹴而就。一些问题由来已久，是陈年旧疾，还有一些问题是深层次的制度和思想原因所导致，对此，就必须要具体问题具体分析，针对不同的问题采取不同的解决方法，以科学的态度和精神来一一应对。

（一）提高思想认识

县级人大及其常委会作为地方权力机关，要对档案管理工作的重要性有高度的认识，把档案管理工作的优化排上日程，立足整体，始终本着抓好档案管理、服务人大工作的原则，将档案管理工作的优化作为一项长期性和基础性的工作牢牢抓好，不断落实。机关领导必须要在意识形态上做出改变，同时加大对全机关工作人员的思想教育，加大档案管理工作重要性的宣传，提高全员认识，上传下达，使各方主体明确自身职责和义务，相互配合，共同努力推进档案管理工作的优化和创新，提升档案管理工作质量和水平。

（二）完善制度保障

县级人大档案管理工作要逐步走向规范化、专业化和智能化，就离不开制度的引领和保障。加强制度建设，完善制度体系，才能够推动档案管理工作健康有序地发展。

首先，要建立更加科学的档案资料收集和归档制度[4]。档案资料的收集是档案工作人员积累原始档案的过程，是档案管理工作的起点，是后续展开档案整理、管理、开发和利用工作的基础。县级人大及其常委会活动的多样性决定了县级人大档案内容的多样性，所以在收集档案的环节，保证档案资料的完整性和真实性十分重要，尤其是县级人大及其常委会所作出的各种决议决定、代表意见、人事任命等等。

其次，要对当前的档案管理制度进行调整，档案的开发利用以规范完善的档案管理制度为前提。县级人大应当结合国家有关档案管理所出台的政策法规、规定办法，立足自身实际来建立健全档案管理办法、档案借阅制度、档案保密办法等等。确保档案从收集到利用的所有环节得以规范，对档案管理的各个流程和技术手段进行细化，使各个工作环节和具体的步骤更加明确，同时要完善相应的安保措施。

最后，针对档案管理工作人员的培训教育应当不断完善制度，要求负责档案管理工作的人员必须要认真学习各类法律法规知识，积极参与机关所组织的知识和专业技能培训活动，强化其档案管理意识和服务意识，优化管理人员的知识结构，提升管理队伍的整体素养。同时还应当构建监管考核制度，把档案管理工作纳入对相关工作人员的绩效考核当中，奖惩并行，调动工作人员的工作热情和动力，确保档案管理工作有条不紊地展开。

（三）优化人员结构

鉴于目前很多地区的档案部门的管理队伍普遍存在老龄化的倾向，年轻的技术人才极少，并且女性占据多数，影响了工作效率，还造成了资源的浪费，档案管理队伍素养亟待提升。要想改变这一情况，必须要对档案管理队伍结构进行优化。单位领导基于对档案管理工作重要性的认识来改变将档案部门作为内退人员休养生息地方的思想认识，在配备相应的工作人员时，应当多引进和培养一些年轻有为、理论知识基础扎实、专业技能过硬且拥有一定经验的高素质优秀人才，不断扩充档案管理队伍。同时，档案馆还可以通过人事部门加强与本区域高校的联系，引进专业对口的毕业生。

（四）强化执法监督

县级人大必须要依照我国《档案法》的相关规定，赋予档案行政管理部门应有的权力，不断加大档案执法监督检查力度。对执法监督检查的各项工作流程进行完善，积极开展多层次、多形式的执法监督检查活动，对于档案管理和执法过程中遇到的各种阻碍，要冷静理智地面对。档案行政管理部门要由上至下依照法律所赋予的权利鼓足底气，勇于正确履行好自己的法定权利。

（五）整合档案资源

县级人大档案管理部门要想真正在当前的新形势下大显身手，发挥档案资料应有的价值，就必须要主动积极地将一切与民生问题有关的档案资料收集归档，广泛整合档案资源，丰富现有馆藏档案种类和数量，覆盖各类与民众生活紧密相关的问题。收集和整理的档案资料越多，档案馆就越能够实现对档案资料的开发和利用，充分提高对档案资料的利用效率，展现出档案资料对机关工作和当地经济发展的服务功能，同时还可以控制后期档案管理的成本。

（六）创新档案服务

做好档案的管理是基础，那么对档案资料的开发和利用就是档案管理工作的最终目的。县级人大档案管理部门要做好自身本职工作，尤其要加强对档案信息资源的收集和整理，加强对档案管理的信息化建设，为其开发和利用做好铺垫。以全心全意为人民服务的思想为指导[5]，树立服务广大民众的意识，不断完善自身服务工作，采取更加科学可行的服务措施，健全服务体系，实现政府部门档案信息的管理和信息透明一体化建设。档案管理人员必须要对自身的服务理念、内容和方式进行创新，立足各种档案资料资源，从当地的建设发展实际需要出发，构建电子档案目录，构建更加完善的数据库和检索体系。在档案服务上，除了要不断改进传统的线下服务之外，还要依托信息系统的支持来完善各种线上服务，从而构建全方位的服务格局，使档案资料可以最大程度地发挥价值。

（七）加强信息化建设

信息科技在当前县级人大档案管理工作中的渗透是大势所趋，让先进技术参与档案管理工作的各个环节，可以显著提升档案收集、整理和开发利用的效率。相关领导和档案管理人员必须要对此高度重视，争取上级部门的政策支持，结合自身实际来加大对信息技术的投入，加大对信息技术的研究和利用力度，积极构建一体化的信息化管理平台，充分满足单位档案管理的需求，满足民众的查阅需求，将管理和服务融为一体，提升管理和服务质量水平。与此同时，需要保证档案的收集、整理、开发利用的环境安全可靠，除了采取必要的线下安保措施，比如防火、防盗、防潮之外，还应当对线上的网络信息安全提起重视。县级人大可以通过聘请专门的技术人才来定期做好对档案管理系统的检查、维修、更新，通过采取加密技术严防死守各个容易遗漏文案资料信息的关键环节。

总而言之，在新形势下，为了促使基层人大档案管理能力和水平的不断提升，必须要立足实际，结合当前国家针对机关档案管理所出台的要求方针，有效推进档案管理工作优化和创新，提升基层人大档案管理和利用效率，从而为其他工作展开做好铺垫，提供保障。相关领导和工作人员必须要持续加强学习和研究，在实践中不断探索更加科学、规范、有效的档案管理模式的构建方式。

参考文献

[1]郑梁.地方人大常委会机关文书档案管理的实践与思考[J].国际公关，2021（10）：64-66.

[2]黄柳兴.基层档案管理模式创新研究[J].黑龙江档案，2021（01）：173-174.

[3]董俊玲.浅谈基层档案管理存在的问题及对策[J].城建档案，2020（08）：76-77.

[4]宋淑兵.新时期基层档案管理信息化建设的思考[J].办公室业务，2020（15）：51-52.

[5]趙建华.做好县级人大档案管理工作的几点思考[J].山东人大工作，2015（12）：29.