办公室文书档案收集与归档工作管理探究

杜志红

摘要：随着我国时代的发展，多元的信息共享模式被有效在各领域搭建，提升了各工作岗位的效率。基于信息网络框架形成的电子档案资源，强化了企业和事业单位的人力资源管理效果。本文对此进行研究和分析，以办公室的文书档案工作为例，对档案管理人员在新时代开展档案收集与归档的管理工作系统阐述，梳理其中存在的不足，并提出根本性的应对举措。

关键词：办公室;文书档案;收集与归档;管理能力

办公室作为企事业单位收发和传达信息文件的部门，承担着处理日常事务的重要职责。文书档案管理是保障企事业单位长足发展的核心工作，越来越受到管理者的重视。在新时代的发展理念渗透下，办公室人员必须要围绕着企事业单位管理者提出的发展目标需求，技术化的梳理影响目标的局部工作部分，将文书档案管理的水平全面提升。档案的收集与归档能否完善，影响着文书档案整体的质量水平。因而，必须要对这两部分工作的实践工作探究和分析。

一、当前办公室文书档案的收集与归档工作中存在的问题

尽管文书档案的重要性越来越受到企事业单位的负责人认同，但是由于负责文书档案管理的是办公室人员，在企业事业单位负责人仅仅提出了要求的情况下，很多办公室人员只是形式化的开展工作，因为缺乏监督机制和评价审核制度，因此工作人员并没有根本性对强化档案管理效果的方法进行探究和摸索，用千篇一律的管理内容和形式蒙混过关。企事业单位并没有营造出文书档案管理的环境，无法给办公室人员作出指导。从近年来重庆市事业单位文书档案的管理情况来看，虽然重庆市因为所属直辖市的级别较高，在组织事业单位的部门层级上有着清晰的脉络，实现了交叉式管理的效果。因为档案管理的重要性早就被引申，因而在重庆司法局、政法委以及办公厅等单位内部都安插了多个主管档案人员，并且提出了严格的要求[1]。但是因为这些单位并没有将档案管理的工作效率与薪资待遇等挂钩，无法细化工作人员的考核内容，依然以公有制经济体制主导为主，仅仅是以安排日常任务的形式让工作人员按时完成档案管理工作，导致档案管理过于笼统，参差不齐。很多文书档案人员虽然把整个流程都做好了，却并没有对每部分完善，只是维持基本的运转，而单位的负责人也只是口头批评和书面教育，并没有根本性激发出档案管理人员的系统意识。

就目前来看，很多档案管理人员依然停留在传统思维，没有全方位拓展个人的多元融合水平，因而处理文书档案的过程中也只是注重了某一个方面，而遗漏了许多重要的内容，导致顾此失彼的现象经常发生。因为档案处理较为繁重，因而很多人員养成了这种顺理成章的意识，在收集档案时丢失了文件资料，又或者因为剐蹭造成页面缺损，使很多有效信息无法辨别。同样，在档案归档的过程中，人员也随意的摆放档案，并没有整理和分类，当档案的数量增多时，很多本应有效衔接的档案内容却被档案人员放置在不同地方，从而难以维持查阅的连续性。另外，还有一些类似于文件断章和缺失单位公章的情况，都是由于档案管理人员缺失全面意识造成的，而根本来源则是单位缺乏有效的监督机制，也没有树立科学管理的意识。虽然新时代电子信息技术飞速发展，电子档案的应用能有效避免以上问题，但由于欠缺系统思维，单位的技术引入意识薄弱，无法提升电子档案的应用水平。且因为纸质档案仍予以保留，从而对档案管理人员的专业能力提出了更多要求。

二、办公室文书档案收集和归档工作管理措施

（一）构建和健全文书档案收集与归档工作的管理制度

如果企事业单位内部不形成局部联系整体的管理意识，也就无法渲染全面管理的行为文化。必须要将文书档案收集和归档的重要性在日常工作安排中体现，对文书档案管理人员细化要求，并且建立科学的监督制度，使档案管理人员有意识的加强文书档案的管理力度。对于办公室文书档案的工作人员来说，必须要不断研究和分析如何强化这两部分效果，需要通过多种渠道获取专业能力，提升个人的操作水平[2]。首先，档案管理人员必须明确文书档案收集的时间、归档范围、保管期限及注意事项，保证档案收集与整理工作的正常有效地开展。根据单位自身的实际情况，依照相关法规与职责分工的制度，合理确定切合实际的档案文件材料归档范围，同时给予相应的业务指导，促进档案收集的工作顺利进行。另外，还应明确规定档案的归档期限，通常要求办公室的文书档案必须在档案形成后的次年首季度完成收集与归档，集中统一进行保管，不得私自留作它用。明确规范文书档案的归档期限，能显著提升其的收集效率，激发档案收集人员的工作积极性。各单位各公司应根据自身的发展情况适时更新文书档案的管理制度，以满足不同阶段的档案管理需求。

（二）创新文书档案收集、归档工作模式

传统的文书档案管理形式显然有所落后，无法提升工作效率。工作人员必须要迎合时代发展的特点，创新文书档案的归档与收集的模式，从单一的工作环境中脱离出来，密切加强与各种资源的联系，吸收企业单位的成功经验，同时利用各种技术资源，使工作人员与各种渠道的人员协作，构建高效联动的服务模式，例如设置网络管家提醒处理的频率，或者通过检测平台评价档案收集的速度和效用等，从而加以改进[3]。传统文书档案收集和归档工作管理模式很容易出现一些文件资料的遗漏或者是残缺，所以文书档案工作管理要逐渐创新模式，利用主动收集文书档案资料的模式来进行。必须利用现代信息技术来提高文书档案的整体建立和完善，在档案的收集和归档工作中利用信息技术辅助，不仅能减少人为收集归档的误差，还可以保证文书档案的整体工作效率，将文书档案自身的作用力充分发挥出来。

三、结语

综上所述，文书档案的收集与归档工作是办公室工作的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，做好自己的本职工作，这样才能保证办公室文书档案收集与归档工作的效率有效提升。本文对此提出了相关的策略，望予以重视。

参考文献：

[1]葛琼.探究文书档案数字化路径探析[J].兰台内外，2021（18）：39-40.

[2]石丽桦.当前企业档案收集与整理存在的主要问题及对策[J].兰台内外，2021（18）：51-52.

[3]曾德宏.文书档案鉴定工作问题分析[J].兰台内外，2021（15）：21-22.