事业单位人事档案信息化管理研究

李丽

一、引言

随着社会经济水平不断发展和提升，科技发展有了质的飞跃，数字化信息技术已广泛融入人们生活。但档案管理工作依旧延续传统方式，已经跟不上当今时代发展的脚步，管理方式的改革迫在眉睫。当然，事业单位人事档案工作作为档案事业的一部分，实现信息化管理是必然趋势，将数字信息化引入人事档案管理也是档案管理改革的重要方案之一。人事档案信息化管理方式是随着计算机、数据库、存储、扫描、数字摄影等技术的发展应运而生。它是一种新型档案信息形态，利用各种技术把不同载体存储的档案信息通过拍摄、扫描等方式转化为信息化数据，再以数据库和系统方式存储、计算机管理查询、网络化形式连接，从而形成一个有序结构的档案管理信息系统，及时、便捷为大家提供利用，实现信息资源共享。

二、事业单位人事档案信息化管理的现状

（一）纸质档案管理为主

目前，從档案的产生、收集、整理和归档过程来看，档案的管理还是围绕纸质档案进行，信息化管理手段还仅处于辅助阶段。信息化手段虽应用于人事档案管理，但无论是利用办公自动化技术生成电子文件并打印制作成纸质材料，还是将纸质材料信息录入档案信息管理系统，在数量、质量等方面并没有减少对纸质档案的归档要求。目前，电子文件仍然无法代替纸质档案，甚至从某种程度来看，增加了档案管理人员的工作量。后期，在纸质档案归档后，即使档案被借阅、查询也是针对纸质档案，而电子档案往往被忽略。

（二）电子化档案利用率不高

由于人事档案的局限性，其涉及到个人健康、婚姻、惩处等个人隐私内容，为确保个人隐私不能公开，事业单位人事档案的查阅必须在人事部门监督指导下进行，手续繁多，耗时较长，这在某种程度上导致档案管理信息系统的保存功能大于实际使用。档案信息化管理需通过计算机等电子设备来完成，电子设备容易受到病毒威胁，对其保存的档案数据造成损害。因此，目前单位人事档案专用电脑一般不允许接入通信网络以及其他移动存储设备，虽很大程度上保证了档案的信息安全，但也导致档案信息的管理只能局限于档案室内完成，使其无法得到充分利用。

（三）人事档案信息管理封闭，形成“信息孤岛”

很多单位人事档案管理系统还处于单机版操作状态，人事档案信息还需一个个手动录入，无法通过办公软件批量录入，重复劳动效率低下。不同单位之间，甚至单位内部不同部门之间存在不同的、互不兼容的档案信息管理系统，形成一个个系统间的“信息孤岛”，信息不能互相交叉、互换，各个系统间的信息也不能及时更新，最后，造成同样的信息数据需要不断重复输入。一个个“信息孤岛”，需要大量的数据录入，人员不停更新、维护，违背了信息化办公高效的初衷。

三、事业单位人事档案信息化管理存在问题的原因分析

（一）制度方面

一方面，缺乏相关指导性文件和政策。没有顶层设计和规划的指引，人事档案信息化建设不能很好的纳入我国电子政务系统的发展总体框架中，使其发展各自为政，与文件管理系统相脱离，缺少兼容性，失去发展空间。另一方面，信息化建设缺少统一的标准和操作流程。相对比传统纸质档案的收集、整理和使用等方面都有统一的标准和相应的操作规范，人事档案信息化管理还只是处于起步阶段，缺少相关的规范和操作流程，因而产生的信息档案格式差异，也导致不同单位之间的信息交流存在障碍。

（二）技术方面

首先，由于人事档案自身局限性，再加上传统观念和技术因素制约，人事档案的数字化程度不高。即便将计算机技术引入到人事档案管理中，但未全面数字化管理，特别是传统的、已归档的纸质档案未进行全面数字化整理，导致人事档案管理信息数据库数据不全。其次，人事档案系统发展缓慢、功能性差、兼容性低、数据库更新不及时。再者，人事档案系统的运维网络安全保障能力不高，导致人事档案信息受到泄密和窃取等威胁，只能依靠单机操作运维环境，形成一个个“信息孤岛”，这也在某种程度阻碍了其发展。 最后，硬件设备陈旧落后不能及时更新。通过调研，很多单位人事档案信息化管理设备不达标，不能及时更新。有的电脑已使用长达10年之久，办公软件还是2003版office，配套打印机、扫描仪也不能达标，这些情况在某种程度上也无法满足档案信息化管理的发展要求。

（三）人员方面

首先，档案工作人员信息化管理意识不强。很多单位的领导对档案工作甚至档案信息化管理重视程度不够。事业单位档案工作人员在主观意愿上还是喜欢依靠纸质档案，不愿投入过多精力和时间到档案的信息化管理。档案的查阅者或使用者，也应加强使用意见的反馈，对于人事档案的信息化建设也可起到推动作用。其次，人员信息化管理业务能力不强。目前，很多事业单位缺少专业档案管理人员，特别是具备数字化技能，高素质、复合型档案管理人员稀缺，很多档案管理人员身兼数职，很难在信息化管理上投入精力和时间。最后，信息化培训机制不完善。很多事业单位缺少定期、全面、专业的常态化的档案信息化业务培训机制。档案管理人员在计算机应用、专业技能等方面，不能熟练掌握所需技能和操作规范。档案的使用者，也需要工作人员对其进行专业培训进行使用。培训机制的不完善，也在一定程度上影响档案的信息化建设和发展。

四、事业单位人事档案信息化管理的必要性

（一）保护了纸质档案

目前事业单位人事档案主要依托传统的纸质载体进行管理，而纸质档案在保存或使用过程中容易受很多因素制约出现档案损坏、丢失等现象。例如，纸张在保存时受温度、湿度等条件影响很大，高温或低温都会造成纸张破损，电子档案则不会受此因素干扰。在干部选拔任用、开具证明、信息核查、办理退休、荣誉申报等很多工作中都需要查阅档案，有时还需复印或者反复利用，加之很多档案材料的纸张较薄较脆弱，久而久之会对纸质档案造成极大伤害，减少保存时间。通过人事档案信息化，便可快速实现对需求人档案内容及相关信息的查询和打印，能够有效解决经常翻阅纸质档案带来的纸张干扰问题，减少纸张损坏，有效保护了纸质档案载体。

（二）提升了档案利用效率

随着事业单位人事工作制度和档案管理规定的逐渐完善和深入，加之事业单位正处于改革期，干部任免、人员变动等都需要查阅人事档案了解情况，使用频率逐步提高。查阅传统纸质档案需要从档案柜找到对应人的档案，并按目录类别逐一查找需要的信息，耗时长，查找不方便。通过人事档案信息化，能够有效弥补纸质档案查询效率低的问题，利用人事档案管理系统的搜索功能，很快定位需求人和需求信息，大大提高了档案利用效率，为事业单位相关部门及时查阅人事信息资料提供便利。

（三）提供了科学评价机制

干部人事档案具有动态性、客观性和现实性，能够有效反映干部个人政治思想、专业素养、工作实绩、廉洁自律、家庭状况等，在组织选拔考察和管理监督干部的过程中，通过查询档案能够较为全面地了解干部的基本情況。利用人事档案管理系统，通过大数据、云计算等信息技术，能够对干部信息横向、纵向存储和查询，建立起科学评价机制，有效进行数据分析，为干部资源配置、队伍宏观管理等提供信息支撑和科学参考。

五、改进事业单位人事档案信息化管理的建议

（一）加强制度建设，完善管理体制

造成事业单位人事档案信息化管理混乱的根本原因在于没有统一的制度规范和完善的体制做指引。中组部及省市级相关组织部门应当加强顶层设计，推广全国统一的人事档案信息化管理软件，制定统一标准、规范和操作流程，建设统一的人事档案信息化管理平台，平台可以根据行政机关单位、事业单位、企业等不同性质的单位对于人事档案要求的不同分级设立，建立、健全统一的人事档案管理制度，完善各个单位管理体制，这可以极大减少各个单位间、不同部门间电子档案文件的各种格式，也在一定程度上促进国家电子政务建设的发展。

（二）加大投入力度，推动档案信息化发展

首先，事业单位人事档案信息化建设的基础在于传统纸质档案的数字化环节。不能受限于传统观念，要从纸质档案管理模式转变到信息化档案管理模式，把纸质档案电子化做到“应转尽转”。其次，加大对人事档案信息系统设计和维护的资金投入，做好数据的及时更新和备份，防止数据损坏丢失。再者，要加强信息安全维护。确定专人管理存放电子档案的电脑，保障电脑的存放安全、使用安全。禁止非档案管理员将U盘、硬盘、光盘等插入电子档案电脑，利用好高新技术的加密功能，防止档案数据泄露，提高安全保密意识。只有良好的、安全的、健康的运行环境，才能保证人事信息档案高效、便捷地发挥作用。最后，加大资金投入，及时更新软件和硬件设备。档案的信息化建设需要计算机软硬件的保障，没有过硬的现代设备，何谈档案的信息化建设。所以，需要保障足够的资金，推进人事档案信息化进程。

（三）加强档案信息化管理人员能力建设

加强事业单位档案信息化管理人员能力建设首先要转变人员意识，形成信息化管理为主，纸质档案管理为辅的档案管理格局，这个转变的首要条件是单位领导重视，其次是档案管理人员及档案使用人员的转变。再者，要加强管理人员相关培训，单位应定期制定培训方案，列好培训计划，提高事业单位档案管理人员业务能力，甚至包含档案使用人员的培训和宣讲。最后，可以适当提高管理人员职级待遇。哈佛大学威廉·詹姆士教授通过实验发现，在得到科学、有效的激励时，人可以从20%—30%到80%—90%发挥出潜能。很多单位对人事档案管理注重程度不够，为了促进档案信息化建设，应该转变此观念。提高相应专业信息化管理人员职级待遇，推动信息化档案管理建设。

六、结语

综上所述，事业单位人事档案管理的发展要跟随时代发展的脚步，充分运用计算机软硬件技术，实现事业单位人事档案管理的实时、动态化管理。本文结合事业单位人事档案信息化管理现状，充分分析事业单位人事档案管理发展制约因素，从档案管理的制度建设、投入力度、人员能力建设三方面给出建议，促进事业单位人事档案管理的信息化建设。

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作者单位：天津图书馆（天津市少年儿童图书馆）