建筑设计单位档案管理的方法及创新探究

王跃恩

【摘要】建筑设计单位在开展档案管理时可能会受到一定限制，应按照建筑设计单位档案管理方法以及各项工作现实开展，要求对原有方法进行创新处理，及时解决建筑设计单位档案管理面临的实际问题，突出建筑设计单位档案管理的创新效果和现实作用，继而为建筑设计单位各项工作顺利开展提供标准化的档案资料支持。同时还应保证建筑设计单位档案管理的创新趋于合理状态，为建筑设计单位档案管理顺利开展提供创新手段支持。

【关键词】建筑设计单位;档案管理;方法;创新

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.28.045

由于建筑设计单位中的档案资料比较多，这就应在全面掌握各项档案资料的作用和综合管理模式的条件下创新固有模式，保证建筑设计单位档案管理方法和创新手段的合理性，方便建筑设计单位及时解决档案资料管理过程中遇到的问题，发挥档案资料在建筑设计以及各项工作优化调整中的应有作用，避免建筑设计出现问题。同时还需要保证建筑设计单位档案管理各个环节的关联性，推进建筑设计单位档案管理工作的高效开展。

1、建筑设计单位档案管理的作用

1.1原始记录

建筑设计过程中涉及的图纸、文件资料和技术说明比较多，各类档案资料在实际管理过程中难度比较大。这就应结合建筑设计单位实际工作要求对各类档案资料进行原始记录，发挥各项原始档案在建筑设计单位实际工作中的作用，确保建筑设计单位档案管理符合工程项目规划设计和实际建设要求[1]。同时建筑工程每个设计阶段涉及的资料项目都比较复杂，而通过档案管理则可以将建筑工程每个设计环节涉及的各项信息和原始记录表现出来，以此满足档案管理以及建筑设计单位工作现实开展要求，保证建筑设计单位中档案管理达到合理状态，维持原始记录的全面性和合理性，为建筑设计单位各项工作顺利开展提供有效参考依据。

1.2使用功能

建筑设计单位工作项目错综复杂，在开展各项工作时需要考虑的基础要求比较多，这就应保证建筑设计单位中各类档案资料管理效果，突出各类档案资料在建筑设计中的作用效果，这就需要将建筑设计单位档案管理的功能表现出来，突出档案管理的使用功能，继而为建筑设计单位各项工作顺利开展提供合理资料支持。比如在进行建筑设计选择材料时，就应根据相关的档案资料信息确定建筑设计过程中各类材料占比（见表1），保证各类材料在建筑设计中的应用效果，并在合理档案资料支持下确定材料采购途径和经济管控效果。发挥档案管理在建筑设计单位各项工作中的作用，继而为建筑设计单位档案管理稳步开展提供有力支持。同时还需要保证建筑设计中各项档案资料的合理性和完善性，彰显建筑设计档案的使用功能，突出建筑设计单位档案管理的作用，为建筑设计单位开展各项工作和建筑工程规划设计提供有效参考依据。

2、建筑设计单位档案管理的方法

2.1接收方法

建筑设计过程中需要考虑的档案资料比较多，比如建筑场地规划方案、具体设计方案、材料购买计划单、预算汇总等档案资料[2]。这就需要结合建筑设计单位工作实际开展情况和相关要求从建筑设计中收集各项档案资料，保证各项档案资料与建筑设计之间关联性和契合度，避免建筑设计单位中各项档案资料在接收过程中出现问题，这对于保障建筑设计单位各个时期档案资料管理效果和基础工作开展水平显得至关重要。在这一过程中还需要强化现代化手段在档案资料收集中的作用效果，将各项档案资料的内容和现实作用表现出来，确保建筑设计单位中各类档案资料接收效果和综合管理水平有所提高。

2.2处理方法

应用在建筑设计中的档案资料比较多，这就需要保证各项档案资料的完善性和基础信息的充足性，确保有关部门可以灵活应用各项档案资料确定建筑设计方案，保证建筑设计单位各项工作开展效果。而在进行档案资料处理时，应结合建筑设计要求和各项工作现实开展情况对各项档案资料的處理方法和存储途径进行优化调整，强化各类档案资料实际处理效果，确保处理后的档案资料可以直接满足建筑设计单位各项工作开展要求。保证档案资料与建筑设计之间的关联性，控制建筑设计单位各项工作在现实开展时受到限制。同时还需要结合建筑设计单位现代化发展趋势对档案资料处理方法进行创新处理，确保档案资料综合处理结果符合建筑设计要求[3]。

2.3归纳方法

建筑设计单位涉及的档案资料错综复杂，不同档案资料管理的模式和实际开展情况存在一定差异。这就应在考虑建筑设计单位各项工作现实开展要求条件下对不同的档案资料进行精准地归纳整理，方便建筑设计单位工作人员可以按照不同档案资料的特点分别针对性地开展管理工作，避免建筑设计单位档案管理受到限制，以便将各类档案资料在建筑设计以及工程项目设计问题优化处理中的作用全面表现出来。而且建筑设计单位中档案资料归纳整理难度比较大，这就应在建筑设计人员与档案管理人员在相互配合条件下对各项资料进行有效整理，确保档案资料归纳整理形式可以满足建筑设计要求和单位实际管理要求。彰显各项档案资料应用价值，确保建筑设计单位工作人员可以在短时间内找到所需要的档案资料。

2.4审核方法

在建筑设计之前需要对单位现存的档案资料进行有效审核，及时调整各项档案资料在现实应用过程中可能出现的问题，并依照档案资料的内容和应用途径确定标准化审核方法，从建筑设计实际情况入手确定切实可行的审核方法，了解建筑设计档案资料的内容和相关参数信息。此外，还需要从建筑工程建设要求入手确定对比分析审核方法，通过对比档案资料与建筑工程真实情况来对不合理的参数信息进行优化调整，保证档案资料的准确性和真实性，使得建筑设计中各项档案资料不合理的地方得以优化处理，扩展各类档案资料在建筑设计中的应用范围，促使建筑设计单位各项工作良性开展。

3、建筑设计单位档案管理的创新

3.1创新档案管理观念

档案管理作为建筑设计单位中一项基础工作，这项工作不仅可以为建筑设计提供精准的档案资料，还能调整建筑设计过程中因档案资料不合理而出现问题。而在建筑設计单位不断发展条件下，必须结合建筑设计工作开展情况对其中各项档案资料的管理观念进行优化创新，彰显建筑设计单位档案管理观念的创新效果，避免建筑设计单位档案管理因基础观念过于老旧而出现问题[4]。一般来说，建筑设计单位在进行档案资料管理时，需要结合单位实际工作要求树立无私奉献观念，确保建筑设计单位工作人员必须具备强烈责任感的前提下开展档案资料管理工作。此外，还需要保证建筑设计单位档案管理过程中各个部门之间协调配合力度，保证建筑设计档案管理五个中心（见图1）关联性，妥善处理建筑设计单位档案管理部门和基础工作部门之间的关系，引导建筑设计单位档案管理部门及时收集到各项资料信息。加上建筑设计周期比较长，这就需要在建筑设计单位各个部门协调过程中对各项档案资料进行及时收集，保证档案资料的完善性和准确性，并为建筑设计单位档案管理提供有效参考依据。

3.2创新管理人员思维

尽管档案管理可以为建筑设计单位各项工作提供精准资料支持，但是建筑设计单位档案管理也可能会因为工作人员自身专业素质和实际管理意识不够强化而出现问题，这就影响档案资料在建筑设计中的作用效果。这就需要在建筑设计档案资料管理前期对相关人员展开有效培训，借助有效培训提高管理人员自身专业素质，确保相关人员可以依照创新思维对建筑设计中涉及的档案资料进行有效管理，严防建筑设计单位档案管理在实际开展过程中因为人为因素干扰而出现问题。同时还需要对建筑设计单位工作人员展开有效培训，确保相关人员可以在进行建筑设计时可以向档案管理部门提供精准的资料信息，保证建筑设计单位各个时期档案资料的完善性和合理性，继而为建筑设计单位档案管理提供有效参考依据[9]。当然还需要对建筑设计单位中参与档案管理的工作人员进行计算机技术培训，确保相关人员可以灵活应用计算机技术对各类档案资料进行归纳整理和综合管理，降低相关人员在建筑设计档案资料管理过程中出现思维混乱现象的可能性，保障建筑设计单位档案管理创新效果，有效解决建筑设计单位档案管理过程中可能出现的各种问题。

3.3创新档案管理程序

为保证建筑设计单位各项档案资料实际管理效果，不仅需要保证档案资料的完整和准确，还应对建筑设计单位档案管理程序进行创新处理，促使建筑设计单位各部门可以在相互配合条件下对档案资料进行收集整理、分类编号、保管、档案鉴定和销毁等工作（见图2），避免建筑设计单位各个时期档案资料管理在现实开展过程中因创新手段不合理而出现问题，满足建筑设计单位档案管理要求，推进建筑设计工作稳步开展。加之建筑设计过程中需要应用的档案资料比较多，这就应遵循标准流程采取适当方法进行档案资料收集和管理工作，保证建筑设计单位档案收集的及时性和条理性，之后遵循具体要求开展档案资料管理和应用工作。不仅如此，还需要应用标准完善的档案资料编制与建筑设计相关的方案和合同，并按照建筑设计单位实际工作要求做好各类档案资料归档和精准管理，实时更新各项档案资料，这就可以保证各项档案资料的准确性和完整性。突出建筑设计单位档案管理创新内涵，使得建筑设计单位档案管理过程中各项问题可以在规定时间内得到优化调整[5]。

3.4创新档案管理技术

由于建筑设计单位涉及的档案资料错综复杂，各类档案资料在实际管理时也需要现代化技术的支持。这就应针对现代化建筑行业发展趋势以及相关要求对应用在档案资料管理中的技术进行优化调整[6]。首先，应对建筑设计单位现存的档案资料进行信息化处理，将档案资料存储在适当的信息化系统当中，并利用计算机技术对建筑设计档案资料进行加工处理，保证档案资料随时随地检索的优势，在提升建筑设计单位档案资料检索效率的同时，扩展各类档案资料的应用范围，这对于保障建筑设计单位各项工作实际开展效果和综合管理水平显得至关重要。如果建筑设计单位的档案资料比较多，还需要对建筑设计单位现存的纸质档案进行电子化处理，这就可以避免建筑设计单位档案资料因保存年限过长而出现损坏和字迹不清晰等问题。当然还可以要求建筑设计单位通过构建互联网平台来强化各项档案资料的共享效果，确保建筑设计人员可以结合工程项目实际需求查询各项档案资料，提高档案资料的利用效率，使得建筑设计单位档案管理水平和档案资料实际作用真正提高。

3.5创新档案服务模式

档案管理的作用在于为建筑设计单位各项工作和建筑规划布置提供有效服务，借此保证建筑设计单位与建设施工单位可以利用各项档案资料展开有效合作，确保建筑施工单位可以根据各项档案资料和前期设计方案进行工程项目建设，保证建筑工程设计效果和整体建设质量，继而为推进我国建筑行业向着合理方向发展提供有力支持[7]。当然还需要结合建筑设计单位发展情况和信息化手段应用模式对档案管理服务进行创新处理，利用各项档案资料对建筑设计单位工作人员和业主提供精准服务，确保建筑设计人员在全面掌握业主真实需求的条件下开展相应工作。同时还需要借助信息化平台对档案资料服务途径和基础工作开展形式进行全面调控，通过知识树的形式将档案资料管理过程中需要考虑的信息清晰地表现出来，必要时还需要创设与建筑设计相关的档案资料数据库，彰显建筑设计单位档案管理精准服务效果和现实作用，促进我国建筑行业向着现代化方向发展，在改善建筑设计单位档案管理服务缺陷的同时，为建筑设计以及相关工作稳步开展提供促进作用[8]。

结论：

为保证建筑设计单位档案管理效果和各项设计工作顺利开展，就需要遵循标准程序开展档案管理工作，使得各类档案资料在建筑设计中发挥最大作用。同时还需要保证建筑设计单位档案管理创新力度，为改善建筑设计单位档案管理中存在的问题提供有力支持。同时还需要借助各项创新手段对建筑设计单位档案管理过程中可能出现的问题进行优化处理，在推进我国建筑行业稳步发展的条件下，将各类档案资料综合管理水平和创新效果提升到一定高度。

参考文献：

[1]徐岚.对建筑设计单位档案管理工作的几点建议[J].陕西档案，2018（06）：42.

[2]张海燕.工程设计档案信息化管理之我见[J].四川档案，2019（02）：35-36.

[3]邹秀琼.建筑设计单位档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2019（10）：91

[4]李珍.建筑设计单位档案管理的方法及创新研究[J].兰台内外，2019（30）：62-63+61.

[5]李珍.建筑设计单位档案管理若干问题研究[J].兰台内外，2020（06）：47-48.

[6]罗富敬.谈数字档案系统对设计单位档案利用需求的满足[J].城建档案，2020（03）：39-40.

[7]钟欣秀.建筑设计单位档案管理若干问题研究[J].智能城市，2020，6（17）：81-82.

[8]戴文清.房地产建筑设计管理要点探析[J].住宅与房地产，2021（02）：99-100.

[9]王成文.建筑智能化系统的设计管理探究[J].建筑技术开发，2021，48（04）：53-54.