探析企业会务工作中的全面统筹与细节兼顾

陈撼 李娜

摘要：会议活动在我国企业发展中发挥着非常重要的作用，是各级行政部门推动工作的重要载体，是新时期社会、政治和经济生活中的重要活动方式。因此，企业应该加强对会议活动的重视，尤其是会务接待工作，并融入精益管理理念，做到全面统筹与细节兼顾，不断提升会议的效率和质量。基于此，本文主要对目前企业会务工作中存在的问题进行了分析，并探讨了全面统筹与细节兼顾在企业会务工作中的应用。

关键词：会务工作;全面统筹;精益管理;细节兼顾

会务工作主要指的是会议组织，会议保障以及会议服务。会务工作通常要有参与者、领导者以及服务者的有效协调配合，才能确保会议圆满完成。在我国，会议已经成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已成为各级党政机关、企事业单位日常工作的一种重要方式，在宣传、贯彻、执行党和国家路线、方针、政策，统一思想、提高认识、进行决策、布置工作、调查研究、交流经验、统筹协调、纠正失误、解决问题等方面都有重要的作用。因此，企业必须加强对会务接待工作的重视，切实提高会议的效率和质量。

1企业会务工作中存在的问题

会务工作琐碎繁杂，大到会议文字资料的准备，小到茶杯的放置，每一步都要做好，否则就会出现失误。通常而言，会议的规格与规模越大，内容愈发重要，那么会务工作内容便会更多，也就更加困难。所以，会务工作不仅要统筹兼顾，还有注意细节。现阶段，企业会务工作中仍存在很多问题，主要体现在以下几个方面：首先，会务准备阶段的工作不完善，存在易遗漏的问题，在很大程度上影响着会务工作的整体质量，例如，在会议筹备初级阶段，相关部门未召集大量工作人员开展工作协调分工会，筹备工作计划书缺乏完善性，工作人员的岗位职责不够明确，导致各项工作脱节、人名与职务不对应等现象，为参会人员造成了很大的影响;其次，在会议开展过程中，工作人员无法做好秩序维护和现场保障工作，在遇到突发问题时，极易出现混乱情况，例如，在参会人员入场的过程中，未安排入场引导人员，导致入场时间比较长、会场秩序性较差，影响会议的召开时间，且在会议进行过程中，出现设备故障、议程调整问题，工作人员无法及时发现并处理这些问题，极易引发冷场现象;最后，在会议结束后，各个参会人员无法及时进行交流、总结，并针对企业发展中的问题提出有效的措施，另外，有些小型会议参会人员数量比较多，大型会务设置的环节比较多，这就使得会议质量较差，为企业带来了更多的会务费用，违背了“精简、节约、实效”的原则。

2全面统筹与细节兼顾在企业会务工作中的应用

2.1加强沟通，精细筹备

会议筹备组要加强过程管控，对筹备工作中的重要问题和环节，系统思考、认真梳理，具体研究、逐一落实，加強接待日程管理及会议现场检查工作。会务人员应与主办部门密切合作，精心准备，认真策划，拟定整套接待方案，要严格执行相关制度规定，严禁超规格、超标准接待。充分发挥接待部门的统筹作用，确保接待用车、住宿、餐饮及日程安排相关部门的配合能力。加强事前管控、事中跟踪落实、事后总结，通过细致到位的工作安排，给来访人员留下良好的印象。

2.2加强管理，分工明确

在企业的会务接待工作中，企业应该确保会议的及时性、准确性和安全性，并将各个部门进行有效融合，实现各部门之间的协同性。办公室作为业务接待的主要管理部门，主要任务是为企业各个部门的业务接待工作提供指导，确定业务接待标准和业务流程，加强对会议接待资源、接待物品的管理，并组织企业内部相关部门制定相应的方案。在实施会议接待方案的过程中，应该明确企业各个部门的岗位职责，在遇到临时变化的情况下，需要及时向管理人员请示其中的问题，及时地调整并完善，并通知各个部门会议变更情况。在任务结束后，会议接待部门需要准确地填写接待清单，并落实接待清单审批程序，加强对会议费用的管理。在会议结束后，需要由专业人员评价并总结会议中的内容，针对会议中存在的问题提出相应的优化措施。

2.3规范流程，标准实施

以高标准、高质量的会议流程为依据，以严谨细致的会务方案为准绳，将一些通用的、共性的工作按相应的工作标准固化下来，形成会务工作规范，实现标准化管理，提高工作效率。会务服务的标准流程应包括如下内容：一是要明确会务服务人员的着装要求、礼貌用语和服务规范;二是要明确会议座次安排的标准和规范;三是要明确餐饮食宿的标准;四是要明确会前检查的各环节注意事项。

2.4整理善后，及时高效

会议结束后，会务工作人员还需要做好会后工作。一是要及时整理会场。会议结束时要及时回收重要会议资料、台卡、录音设备等物品，会议方案、签到册、文件、发言材料、讲话稿等收回后，要分类整理、立卷归档。对于涉密的材料要清点份数，检查是否有缺漏，确保完全回收。二是做好参会人员返程安排。根据会前掌握的人员返程信息，落实送行人员及车辆，安全细致做好送站工作。三是要及时起草会议纪要。根据会议情况及时整理和起草会议纪要，并分发相关部门和人员，确保会议精神得到及时贯彻落实，确保会议效果。

3结束语

综上所述，会务服务工作琐碎繁杂，既要统筹全面，还要兼顾细节，会务接待要坚持精简、节约、实效的原则，从会前的沟通、筹备，到不同会议不同要求的具体落实，都需要极大的耐心和细心。不论哪一项工作缺乏责任心，质量都会打折扣，效果都会受到影响。因此，要求会务工作者要有较高的素质，能做到在重任面前不退缩，有良好的沟通能力和协调能力，具有良好的学习能力和组织能力，只有这样，才能确保会议质量，推动企业会务接待活动的顺利开展。

参考文献：

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作者简介：陈撼（1990-），男，重庆人，助理政工师，从事会务管理和行政接待工作。