论新时期提升医院文书档案管理质量的有效方法

张英

摘 要：随着我国医疗行业的不断发展，各级医院也在逐渐进步，在发展的过程中，大量的档案资料会涌现出来。为提高医院管理水平，确保医院档案管理网络化、数字化、科学化、系统化、规范化的发展，需要建立优质的档案管理机制，提高网络管理水平。医院文书档案能有效记录医院重要活动、重大事件，通过网络进行原始资料的收集和记载，完成各类公文传递、归档与分类，能有效提高医院管理效率。医院文书档案管理要实现科学化、数字化，提升医院整体水平，保证医院可持续发展。医院文书档案中涉及了大量的临床资料具有一定的保密性，为确保文书档案管理工作顺利展开，就要提高工作人员工作能力，根據档案的特点进行分类管理，制定切实可行的管理措施，为文书档案管理工作提供有力保障。

关键词：新时期;医院文书档案管理质量;管理方法;有效途径

档案又称之为文书、文案。一般是指人们在社会生活中形成的具有价值的资料。现如今我国医疗行业不断发展，医疗技术水平进步的同时，医院管理能力也在不断进步，随着医院科室增加医院人才规模的扩大，势必会造成医院文书档案资料的增多，因此提高医院文书档案的质量事关重要。领导要重视文书档案管理工作，才能更加有效的规范档案管理，充分发挥档案在医院的重要作用。文书档案管理可以说是医院管理工作中最重要的一部分，虽然管理工作不能直接地为医院带来巨大的收益，但是可以利用档案能够完成人力资源的合理分配，达到人尽其才，物尽其用。规范、合理的档案管理能够提高医院效率，帮助医院更好更远的发展。档案也是医院制订战略的重要参考，只有根据档案才能制订出下一步的经营和策划。因此，提高医院文书档案管理质量是医院发展的必然要求。

一、新时期档案管理工作的特点

1.文书档案规范化

医院文书档案管理最重要的就是实现文书管理的规范化，只有实现规范化，才能更好开展医院的各类工作。医院是一个相对特殊的环境，每天要接收大量的病人，病人的个人信息以及病情状况都会归入医院档案中。可以说医院档案室的资料繁杂，实现档案管理的规范化才能更好为患者提供服务。医院对档案管理工作要求较高，每日都必须保存新的档案，并严格按照规章制度进行记录。国家也对医院文书档案方面十分重视，并制定了相关保存档案的条例条规，要求档案管理工作人员在进行档案管理时，要严格按照规章制度，提高档案管理工作的规范化。

档案管理必须按流程进行管理，要严格把控档案的鉴定整理及查询过程，防止因不规范导致的资料丢失与泄露。对医院文书材料做鉴定时，需要根据文书档案记载的期限和真伪以及作用价值进行分类，要做好文书档案的编码工作，可以以单位的形式进行记录，要对档案进行标引组织和整理。在鉴定时要确保档案的真实性、有效性、科学合理，至关重要。在资料收集方面应做到多渠道、多方式的收集，了解全面信息，确保信息的准确性。档案管理的规范就是要求管理人员严格认真做好每个流程的把控。

2.服务价值

服务性是文书档案的重要特征，也是文书档案的主要作用。通过文书档案管理，能更好记录与保存医院历史资料，有利于医院制订相应的经营计划和发展策略。规范化的档案管理工作，能提高日常工作效率，便于更好查阅档案，尽快了解到有效信息。进行档案的保存时，一定要按照规律，档案管理的服务性主要展现为方便查阅，这也是档案管理工作中所必须遵循的原则。可根据查阅需求进行分类存储，确保文书档案能够满足医院科室的实际需要。文书档案是医院内部重要的资料，其内容相对繁杂，部分资料涉及患者个人隐私，一旦出现泄漏问题，势必会影响医院形象。为预防档案泄露问题，需要进行严格的保密工作，防止资料泄露。现阶段我院文书档案管理主要通过网络平台进行，因此加强网络信息保密工作，有利于提高文书档案的安全性。

3.档案管理标准化

医院文书档案管理过程需要制定统一的标准，各行各业均是如此。只有统一的标准，才能确保医院档案管理水平不断提高。在进行材料的收集管理鉴定与保管时，一定要制定好相应的标准与要求，力求采集的档案真实有效。要制定统一的标准化流程，从档案的收集到建立卷宗到档案的保管以及档案的销毁，都要有相关的制度作保证，要做到档案分类保管，科学规范，有效率地进行档案管理工作。

4.档案材料的准确性

文书档案是通过一系列的数据构成的，因此要确保档案材料的准确性，只有资料数据准确才能提供有价值的参考。如果数据存在模糊或作假，那档案管理就失去了意义。文书档案管理要最大可能地保证信息采集的完整与准确，只有信息准确才能更好地提高档案质量。档案管理中涉及患者资料以及医务工作者人事档案，将这些档案统一录入信息科技平台，要求信息准确。随着网络的不断发展，档案的数字化逐步体现。网络管理档案容易受到外界环境影响，如遭遇黑客数据被篡改，电脑病毒等均会威胁到档案管理工作的开展。因此，要提高档案管理中的网络水平，加强对档案信息的保密，相对于纸质档案来说，电子档案虽查阅方便，但是难免会出现数据问题或者丢失现象，经过几番录入，可能会影响数字的完整以及信息的真实。因此，这就需要加强网络信息的安全性，在进行信息录入时，仔细认真确保数据的准确与真实。

5.数据管理的保密性

由于现阶段网络的发展大多数数据都通过电脑或网络平台进行存储，网络上汇集了各种医院资料以及人员状况，因此要加强文书档案的保密工作。文书档案是医院内部发展的重要参考，因此对外保密性特别高。无论是通过纸质档案还是网络数字化，保存都要增强保密性，防止数据泄漏，损害医院利益，危害个人信息安全。

二、新时期文书档案管理的新要求

文书档案是记录真实的数据以及个人信息和医院相关重要活动，为了确保医院信息的准确性，可以通过复印件文件以及请示来对档案进行辅助证明。要全面收集个人信息资料以及活动信息资料。通过辅助之资料构成档案文件的完整性。做到档案有数据可查，有证据可依。以往档案管理总是缺乏完整，档案信息不匹配，档案内容不成套的现象，基于此要加强资料的收集与文书档案的整理工作，确保档案管理工作有效开展。力求将每份档案做到完整可靠，保证数据的真实性与有效性。可以复印原始文件进行收集操作，要按规章制度，可安排专人进行档案的整理与收集，要定期查阅并完善档案内容，防止在保存过程中的数据丢失。