浅谈水电工程企业档案管理的创新路径

杨竹兰

摘 要：水电工程企业档案管理因为行业的特殊性而具有数量庞大、类型多样的特点，然而传统模式下的管理却长期存在重视有限、制度不尽完善等缺陷。因此，新时期水电工程企业档案管理亟待通过创新提升管理的系统性、规范性，提升管理品质与效率。这种创新的战略方向应当是精细化、标准化、信息化、网络化，不仅需要传承优秀传统与加快信息化建设双轨并行，也需要完善机制建设、探索个性化管理模式，还需要强化监督控制、以落实责任制提高激励引导。

关键词：水电工程企业;档案管理;创新;路径

作为清洁能源的典型代表与重要组成，水电历来是国家能源安全与经济发展的命脉与支柱。尤其是规模化大型水利水电工程建设更加关系到一个地方乃至整个国民经济战略发展的品质、成效，是保持区域经济有序增长的决定性力量之一。正因为水利水电工程牵一发而动全身的特点，工程档案管理也成为关系建设与施工等各项作业的核心要务。水利水电工程企业做好档案管理、提高档案管理创新水平也成为新时期企业实现管理科学化与现代化的重要组成。

一、水电工程企业档案管理的主要特点

1.数量庞大

水利水电工程建设周期短则三五年，长则八九年，不仅涉及主体工程建设，更需要诸如生活设施、水电供应、桥梁公路、隧道管道等大量辅助工程的协同建设。这就决定了水利水电工程档案具有数量庞大的根本属性，这也是绝大多数水利水电工程企业在档案管理工作中具有的最典型的特点之一。

2.类型多样

水利水电工程的复杂性决定了工程项目自启动之初就需要多种多样的载体完成对各类档案的记载和保存。这其中固然有数量不菲的纸质文件、报告，也包括众多图片、照片、特种图纸、磁盘、光盘，还有更加特殊的实物档案如岩石、矿物、金属、奖杯、奖牌、锦旗等。如此多样的档案类型也给不少水利水电工程企业档案管理工作提出了挑战，成为档案管理工作中需要格外加以关注的焦点问题，也是许多档案管理人员面临的巨大压力所在。

3.难度较大

从以上两个主要特点已经可以发现，大多数水利水电工程企业在档案管理工作中还普遍存在另一个主要特点，就是管理难度较大。

首先，这种困难体现在档案数量方面的巨大使工作人员常态化的管理活动始终处于满负荷状态，更有部分企业档案管理员的数量与档案的数量严重失衡，工作人员长期近乎疲于奔命，对于管理员身心都是不小的考验。

其次，部分水利水电工程企业在档案管理人员安排方面存在问题。比如，专职管理员数量过少，而更多兼职人员缺少专业化理论知识和实践经验，只能从事辅助工作。这不仅会大幅降低档案管理工作品质与效率，也会在更大程度上增加专职管理员的负担。

最后，企业对于档案管理人员的教育培训跟不上档案数量与品类增长的速度，造成管理员业务素质与管理目标的客观要求之间不匹配。越来越多全新载体的档案需要管理员采取更多先进技术提升管理品质，而管理员却对此认识不足、措施不当。

二、水电工程企业档案管理的常见问题

1.重视程度有限

虽然档案管理对于水利水电工程意义重大，是管理工作中不可或缺的核心组成部分。然而，工程建设的战略性与项目任务的宏观性一定程度上影响到部分企业规划决策的重心，尤其受到传统管理思想的影响，部分企业长期存在重业务轻管理的局限。表现在档案管理方面就是管理意识重视程度不足。

部分企业从领导到高层管理者直至基层一线都对档案管理缺少关注，将档案管理作为简单机械的档案保管，对档案管理的定位缺乏科学性，以至于产生认识误区，将档案管理工作边缘化、次要化。

这种管理理念层面的缺位和失当直接造成部分水利水电工程企业的档案管理长期处于相对落后的陈旧模式，不仅档案管理硬件层面的设施设备抱残守缺，而且缺少先进管理理论的指导。久而久之，档案管理越来越不适应现代化管理工作的客观要求，也成为影响企业管理工作整体水平提升的负面影响因素之一。

2.制度不尽完善

管理思想层面缺少重视不仅造成部分水利水电工程企业将档案管理边缘化，更对众多管理实践产生显著且不利影响。比如，档案管理制度建设始终不尽完善。

这种制度建设上的短板既表现在档案管理机制建设一成不变、因循守旧，缺少与时俱进的修正与改良，也表现在管理制度停留在文字、文件的表面，部分乃至全部缺少执行力和落实度。

制度建设层面的缺陷和不足产生的不良后果更加繁多、复杂。比如，在原始档案形成、收集之初就存在不完整、不全面、不及时等问题。又如，档案分类混乱、笼统、失当;归档随意，破损、残缺、遗漏等情况比比皆是;档案借阅任意超时不返;借阅或归还时手续不齐等。各种管理盲区和空白点频繁出现且屢禁不止。

3.品质相对较低

思想上不重视、制度上不完善产生的后果就是降低管理品质，而这也是部分水利水电工程企业档案管理常见问题之一。

比如，档案缺损、缺失、损毁、遗漏。这不仅是档案管理工作失误与管理事故，也会深刻影响档案作为珍贵信息资源的价值再创造作用发挥。尤其是在项目审计或解决法律纠纷等重大事项中，工程档案具有证据、证物的决定性价值。一旦出现不完整、不客观等情况，档案不仅难以发挥佐证作用，更可能因此增加解决问题的难度或成本。这对包括企业及关联机构与其成员都是巨大的压力与负担。

三、水电工程企业档案管理创新的重要性

1.提升管理的系统性、规范性

从以上各种问题已经可以看出，水利水电工程企业创新档案管理工作最突出的价值就是提升管理的系统性、规范性。比如，创新档案管理的主要措施之一就是建立健全管理机制。包括原始档案采集、整理分类、归档存贮、借阅归还等在内，有步骤、分阶段形成系统性，使各项操作都有参照标准。这不仅有助于管理员严格工作流程，也有利于档案使用者、监管方及任何有需要的机构或人员都能按章程办事。