浅谈如何做好高校档案收集工作

马婉 黄洁 郑红倩

摘 要：档案收集是档案工作的基础和起点，档案收集的质量和数量直接影响着档案管理工作的效率。如何做好高校档案收集工作，本文从高校档案收集的现状分析，从档案收集宣传力度不够、意识薄弱责任心不强、收集网络不完善、收集内容不规范不完整等存在的问题，提出重视档案宣传教育、提升档案收集理念与担当、建立一支由专兼职档案员相结合的档案收集网络体系，运用信息技术丰富档案收集渠道等解决对策。

关键词：教学档案收集;现状分析;解决对策

高校档案是随着高校的创建而产生，是高校在教学、科研、管理、基建及服务保障等各项活动中形成的第一手材料，它汇聚了高校发展和奋斗过程中积累的经验和成果，为高校新时期的建设提供了参考、凭证和借鉴作用，具有很强的开发利用价值。档案收集是高校档案管理工作的基础和起点，档案收集的质量和数量直接影响着档案管理工作的效率，因此只有进一步做好高校档案收集工作，丰富档案信息资源，才能更好地服务。

一、档案收集工作现状分析

档案收集就是把分散在各个单位和个人手中的一切有关教学活动的文件、材料、科研成果、统计数据等，按照规定进行集中保存起来，实现档案集中统一管理。高校档案在收集过程中受到多方面因素的影响，档案材料收集的不及时、不全面、不细致等，造成档案收集质量下降，信息资源不完整，给档案利用带来不便，也直接制约档案管理建设的水平。

1.档案收集意识淡薄，主动性不高

高校档案来源于各个单位、职能部门在开展工作或活动中文件材料的积累，由于大多数人对档案的作用和价值不了解，对存档的规定和范围不明确，导致存档意识较为淡薄。有些单位领导不重视本单位文件归档，把较多的精力用于具体的事务上，结果工作做了许多却没有记载;有些工作人员觉得这些文件材料存放在自己手中查询起来较为方便，不愿意主动移交存档;还有些科研、基建活动中形成的文件涉密性较高，工作人员出于保密的考虑，不能够及时归档等。而档案管理员对各单位产生的文件材料不熟悉、不知晓，一般是移交什么接收什么，处于非常被动的状态，往往收集效果并不理想，导致档案收集工作成为整个档案管理工作中的重点和难点。

笔者对某高校7个职能部门随机抽取的65名工作人员进行关于档案收集问卷调查，问题：你认为不能按时移交档案的原因有哪些？调查结果统计（图一），超过半数的人员因工作太忙没有时间整理移交档案，少部分人员为了方便本单位随时利用不愿意移交，表明档案收集对口单位工作人员责任心和档案意识还需要进一步加强。

2.没有形成一个科学系统的档案收集网络

档案收集需要档案管理员与各单位共同重视，齐心协力完成。一方面从专职档案管理员角度来讲，档案管理部门应该设立一名长期的、固定的、经验丰富的专职档案收集人员，专职档案收集人员在档案收集环节起到关键作用，他不仅仅担负着收集各单位文件材料的任务，还负责对各单位兼职档案管理员的管理、培训、指导。由于档案管理在高校职能部门中經常被认为是一项清闲而单调的工作，往往不能引起校领导的重视，配备的人员也不是很充分，经常是一人身兼数职，或随意调配一名工作人员去收集档案，缺乏对档案收集工作的专业知识和经验积累。

另一方面从兼职档案管理员来讲，很多单位由于人员流动较大或其他原因并没有设立专职档案员，有的兼职档案员没有制度的约束而缺乏责任感，有的对档案收集的范围、流程及规定不清楚而没有起到兼职档案员应有的作用。这样档案收集仅仅依靠专职档案员，没有一个自上而下的收集网络体系，严重影响了档案收集的数量和质量。因此，高校档案收集工作需要建立一个完整有力地收集人才队伍，各负其责，共同完成此项任务。

3.档案收集内容的不规范、不全面、不及时

按照《高等学校档案管理办法》（27号令）要求，归档的文件材料必须完整规范，一项活动的材料应包括计划、请示、批示、批复等，主附件不能分开，形成一套完整的文件资料。例如，课题材料应该有项目申请书、计划书、进展报告及结题报告等;采购设备的文件应包括请示、报告、采购书、审批协议书、合同书等体现整个采购过程的所有材料;学生学籍档案应包括学籍管理登记表、个人成绩单、毕业证复印件、学位证复印件及学位评定书等资料。目前，在档案收集工作中，有些本应归档的文件没有归档，造成信息资源不完整，给用户利用带来不便。有些部门没有严格按照归档范围移交，有些归档的文件材料零散无序，附件缺失，日期不明确等，所交上来文件材料的成套性差、系统性不强，档案管理员要反复与归档单位沟通，重新补充完善不符合要求的档案，影响了文件材料归档的实效性。

二、加强档案收集工作的思考与对策

随着高校教育事业的蓬勃发展，档案信息资源不断增加，档案收集工作也要改变以往传统单一的模式，不断进行理论的学习与探索，创新丰富多样的收集方法，加强培训宣传力度，让档案收集从被动走向主动，从强制走向习惯，让归档成为每个单位工作的一部分，形成人人重视档案、人人具备归档意识的良好氛围，让档案收集如泉水一样源源不断，为档案管理工作奠定坚实的基础。

1.加强宣传教育，提升档案收集理念和担当

（1）采用各种形式的宣传方式，让档案工作深入人心。例如，制作宣传手册、举办专题讲座、网络调查问卷等，普及档案的基础知识与借阅流程。扩展服务领域，挖掘馆藏档案价值，将各种类型的档案挑选出具有代表性、榜样性的成果做成系列性的展览，如建校以来优秀教案汇集、优秀毕业论文展、历史上的今天等等，让大家在回顾学校辉煌历史的同时，感受到档案的重要性和使命感。

（2）培训指导，建立具有专业素养的档案收集人才队伍。定期组织专兼职档案员专业理论学习，以专家讲座、集中探讨、现场指导等方式，培训档案管理的相关法律法规、保密条例以及档案意识，提高自身素养。建立一支由专兼职档案员相结合的档案收集网络体系（图二）。专职档案员要经常到各单位走访，了解其档案收集情况，对兼职档案员工作进行有效帮助、监督和指导。