基层综治信访档案管理创新策略浅析

杨杰

摘  要：信访档案是由信访部门在处理人民群众反馈的意见、接待群众访问工作过程中直接形成的，具有一定的参考利用价值，而且结合具体档案制度统一整理保存的图像文字、虚声源、表格、电子信息等如实反映信访工作中的历史记录，在所有社会管理过程中占有重大地位，它是社会信息系统的中坚力量，对处理基层综治信访突出的问题发挥了不可忽略的作用。而信访档案管理是一项最基础的工作，它跟其他档案相同，都具有真凭实据，具备自身的特殊性，是进行信访工作的参考根据以及重要媒介，对信访部门起到一个保护作用。所以，加强基层综治信访档案管理，加快档案管理的进程以及信访档案管理创新，意义重大。

关键词：基层综治、信访、档案管理、创新策略

今年，笔者主要负责本局办公室工作及文书档案管理，重点是综治信访材料收集归档、局办公室文书档案的整理等工作。一段时间以来，本人通过对本地主要单位综治信访档案管理情况进行调研，发现大部分基层单位信访档案管理方面依然存在没有完善性、没有规范性、没有科学性的问题，主要体现在：有些单位即使做了很多工作，也没能认真收集材料，资料残缺，或在整理资料过程中出现分类错误，归档错误，案卷分类非常混乱档案没有按照相关要求实施管理，标签、卷盒、卷册、目录等等都没有融合，电子档案以及实档管理不符合要求，没有更好地采用具有现代化、科学化的方式去管理档案。而科学的管理档案是提高工作质量及效率的重要条件，是维护历史面貌的重要工作。为此，本文基于个人调研情况，结合对信访档案的分类、特征及其重要性探讨，进一步分析了信访档案管理中所存在的问题，并对基层综治信访档案管理提出创新策略及可行性路径。

一、信访档案的分类和特征

信访档案和信访工作有着密切的联系，在档案分类当中具有独立性，按照属性进行划分，可把它归类到民生档案。信访档案是信访活动的实际记录，在档案当中具有很多特点，比如特殊性、记录性、信息化、凭证性、价值化、公正性等等。

信访档案，它把信访活动的整个过程给如实记录下来了，是群众信访案件得到合理处理的有力证据，信访档案是信访工作管理及处理事务中形成记录性、信息性等特点的重要资源。一份健全的信访档案，如实记录了信访活动的时间、地点、事情经过和有关联的人和物，不但有信访人及机关的图章，而且还有机关调查处理的经过以及结果，上级机关的审批以及当事人对处理结果的反应，具有真实性、正确性以及价值性。

二、基层综治信访档案管理工作的重要性

基层综治信访档案管理工作是信访工作过程中的重要环节，它不但能够如实反映出某个时期企业或组织的政策行为及结果，让基层领导掌握相关资料，对信访工作规律具有充分了解，对实际问题做出正确的判断，而且还可以为执行政策规定、工作指引提供重要根据及历史案例。

基层综治信访信访与机关团体及企事业单位在某个时期、某个阶段引导和展开信访活动的具体情况，当中记录着成功的经验和失败的教训，对信访档案资料进行充分借鉴及使用，结合历史经验教训扬长避短，便于顺利开展工作，为以后在工作室作出科学决策和社会经济协调发展提供足够条件。

除此之外，基层综治信访档案可以开口说话，可以道出真相。信访档案里面记录着信访者提供的依据、看法、言论，还有一些调查、处理的过程及结论。所以，对实际同类问题具有一定的借鉴作用。随着机构的更换和人事的变迁，把完善的基层综治信访档案作为有效依据，才可以避免随意性造成不必要的失误，从而从根本上让问题得到妥善处理。

三、基层综治信访档案管理工作存在的问题

（一）档案管理没有规范性。当前，有不少基层综治信访管理机构在档案管理过程中，制定了档案管理组织以及操作流程，但是事实上却没能建立专门的档案管理制度，管理人员对分内职责不够明确，档案管理没有规范性，同时还经常出现没能按时归档、档案管理比较分散的现象，对基层综治信访档案管理工作的顺利开展带来很大影响。

（二）受到传统观念的影响。很多从事档案管理的工作人员观念还很落后，对现代信息技术及公共事务的服务性要求没有深刻了解，未能认识到档案管理的价值性，甚至只是片面觉得把各种档案资料进行整理归纳即可。

（三）管理人员的综合素质很低。很多基层综治信访档案管理工作人员的专业性不够强，他们都是从其他工作岗位上面调配过来或者是一些将要退休的员工，对档案开发及档案信息化不能开展建设和管理。还有一些做兼职的档案管理人员，即便他们的工作时间不短，不过其中还有一些工作人员存在调换的现象，对档案管理的质量带来重大影响。

四、基层综治信访档案管理策略创新提出几点建议

（一）材料收集。信访工作当中把信访案件处理以后，应该要及时收集与之相关的文件。比如来信来访的登记、笔录和申诉、举报等材料上级领导交代的重要事项;案件处理过程中相关人员提供的有关合同、数据等材料;要及时整理有关会议记录、调查报告以及国家有关法规性政策和文件等材料，以保证案件材料的完整性，案情详情记录。

（二）材料整理。要结合在信访工作过程中的现实情况，对有关办结的信访案件坚持“一案一卷”的原则去进行归纳和整理。如：对于正在办理的信访案件，应该由承办人临时保存，等待办完之后再进行归档处理;对其整理要结合档案形成的特征及规律，确保档案文件、资料、报告、处理态度等材料的完善性，并对具有参考价值的信访材料进行选择性立卷，整理成册;等等。

（三）归档工作。信访部门在管理工作过程中形成的资料比较多，结合历史参考价值分永久及定期，到年底一起进行归档。不但要对整理完毕的档案以及办结的信访案件进行归档，而且还要对CD光盘、U盘等为媒介的信访档案做统一归档，并着力构建和运用数字信访档案，提升档案利用效率和档案服务质量。

（四）档案信息化建设

新时代的背景下，综治信访档案要严格坚持“统一领导、分层管理”的原则，确保档案的完整性和安全性，以获得社会各界的广泛运用。同时，要以电子文件作为主体，而以纸质文件备份为辅，通过健全信访日志，深入抓紧基层综治信访档案管理，全方位落实“一案一档”的动态管理，对各种信访案件按照类别进行整理存档，全面提升综治信访档案服务效能。

（五）構建电子信息管理系统

有条件的区域可以根据当地实际情况研发出一套电子信息管理软件，方便相关工作人员对档案进行科学化电子管理，落实办公自动化，从而提高档案管理工作效率以及工作质量。

结语

总而言之，我单位通过加强基层综治信访档案管理工作，使其社会价值得到落实，有利于信访工作趋于规范性以及科学性，提高基层综治信访档案管理工作中的整体水平，维护社会稳定和谐发展。

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