信息技术在档案管理中的应用探索

石军

摘要：时下，信息技术已被应用在了多个领域内，由此可见其具备相当强的优势与应用价值。在各单位及企业，档案都是重中之重，其牵扯着各项事务的发展与走势，很多时候会以此为科学基础制定决策，为了延续向上的发展态势，做好档案管理工作是极为必要的，应对其有一定的思想认识，同时将改革后的信息技术更好地应用到档案管理工作中。

关键词：信息技术;档案管理工作;应用

引言：在单位系统中，档案管理作为重要的环节之一，非常受重视，甚至于直接左右着单位的运营与发展。为了使档案管理技术与信息化时代无缝连接，单位应一改一贯的传统管理模式，以数字信息来代替，进而提升档案管理的效率和质量，做到更加精确。本文集中论述了在档案管理中信息技术起到的巨大作用及途径。

一、信息技术在档案管理中的应用优势

（一）保证数据共享

信息技术最为显著的优势就是可以做到在网络平台的支撑下畅通无阻地传输，实现信息资源的高度共享与有序流动，这对于档案管理来说无疑是重大利好。在企业中，信息技术的地位是举足轻重的，大量的工作都需要一定的技术支持，这也凸显出了信息技术的应用价值。在档案管理这项工作中，为了使其高效地开展，引入信息技术将多元化的信息资料进行整理、储存与应用同样是迫在眉睫。

（二）提升管理效率

由于单位的档案管理任务繁重，分门别类的数据信息亟待处理。为了达到满足信息整理存储以及运用的要求，关键就在于需要提前做出系统化的分类和管理、高效率地完成信息查询读取。而传统的档案管理操作之所以时不时出现纰漏，无法保证档案的质量，归根结底就是很多本可以规避掉的人为导致的误差没能得到有效控制。很多人工无法完成的档案处理任务信息技术都可以借助网络科技与计算机技术完美解决，省时省力。

（三）延长档案保存时间

纸质版的存储形式有着天然的劣势，如存储难度大、浪费掉大量的空间与时间，还容易受到自然环境以及条件的影响，受多方因素影响，至少眼下看来已经脱离了现行轨道，实用性越来越低。而与此形成鲜明对比的信息化技术却能够最大限度地避免以上可能出现的几点问题。单位可以充分利用其技术来构建电子化的档案管理系统，用电子化的形式储存好档案，数据能够达到有效地保留，还可以通过备份进一步降低风险。如此，将不再具有存储难度，更不会受到环境影响以及占用过多空间。为了保证档案可以持久有效，单位可以运用电子扫描、光盘存储等方法保存特殊数据。

二、信息技术在档案管理工作中的应用方法

（一）有效开发档案管理信息系统

常规的信息管理是无法被投放到档案管理工作中的，档案管理专业性很强，只有基础的信息存储功能是远远不够的，为了满足其信息分类、整理、运用、开发多项需要，需要有一个更为强大且健全的信息系统作支撑。而档案管理系统的开发可以从根本上保证档案处理效率与质量的同时体现出其最大的价值。档案管理具有综合性，但现有的档案管理信息技术已不足以满足它的综合需求，由此可见，引入更加专业化的管理信息系统来丰富其内容是极其关键的。首先，在硬件建设上，单位要全面升级网络与计算机设备，在枢要之地安装监控;其次，在软件建设方面，需要请专业人员操作，告知如何购买、调试还有日常维护：最后，在专业化的系统建设中，做好安全防范动作是第一位，既要有效运用信息技术的安全手段保护档案的完整性，还要打好提前量，即做好系统故障的处理预案，以不变应万变。

（二）积极完善档案信息管理制度

融入了信息技术的档案管理模式与以往的传统档案管理模式大相径庭，二者不兼容。而新型的档案管理模式想要快速地发展起来，就必须迎合时下的档案管理工作需求在一定程度上进行革新，运用信息技术对档案的处理工作进行监管，规范其行为，有助于该项工作有条不紊地进行。同时，制定出规范化的制度非常重要，体现在技术操作、计算机设备应用、信息上传等多个层面上，制定严格制度的好处是避免工作人员违规操作，造成损失。为了引起工作人员的充分重视，单位不妨在档案室、调阅室这样的重要部门安装监控设备，对档案管理人员起到一定的督促作用。

（三）加强多元技术档案管理应用

在档案管理中运用信息技术应充分结合二者共有的特性，档案管理工作的处理形式和应对策略不尽相同，这就需要档案管理者进行有效地区分，不同的应用范围对应不同的技术手段。首先，在档案管理信息化建设的实践中，多媒体技术能够应用在处理档案信息的图片、文字、声音等资料方面，为信息查询提供人性化服务，在全文检索、音像档案资料检索等场景中应用更加广泛。第二，对信息存储技术的合理运用。在信息技术的巨大推动下，信息存储技术有了显著提高，诞生出了如缩微技术、光盘技术、磁储存技术等存储技术手段。这些技术手段可以有效维护信息存储安全，提高信息储存的效率，做到最大化地满足互联网互联网交互信息存储需要。第三点是条码技术的科学使用。在档案管理实践中，时常会出现条码技术的身影，它的强项就体现在读取数据方面，只需要借助采集器扫描档案条码，在计算机上就可以看到档案里的资料，像简介、时间、管理期限等等可以尽可能减少缺档、摆放不合理等方面的问题。

（四）提升档案管理人员的信息素养

虽说时下的发展趋势是信息技术将在档案工作中占据主导作用，也是现代档案管理的内在要求，可以节约人力资源，提高处理档案的效率与质量。可即便如此，整套流程還是需要人来把控。当前阶段信息化技术在企业档案管理工作当中的应用越来越广泛，因此在档案相关管理工作人员的专业素养方面也提出了比以往更加严格的要求。在这样的形势下，相关的档案管理工作人员所具备的专业素养需要能够充分满足信息化技术在企业档案管理应用的具体需求，不断地展开专业知识的学习，以此来从整体上促进自身档案管理工作开展的水平，不断地拓宽自身的思维广度，使自身能够有一个良好的纪律意识以及规则意识，以此便能够对信息化技术在企业档案管理工作开展过程中的应用有一个更好的了解与把握。对于企业档案管理相关的工作人员来说，其自身所具备的综合素养以及专业水平会对企业信息化档案管理工作开展的整体水平以及效率造成直接性的影响，同时其与强企业信息化档案管理后续发展的主要方向之间也会存在较为密切的联系。为了能够更好地实现企业相关档案管理工作做人员专业素养以及技能水平的整体提升，还需要积极地展开和企业信息化档案管理相关的专题座谈会或者是思想交流会，为企业档案管理工作人员创造一个良好的沟通机会，同时也可以要求相关专家来为相关档案管理工作人员讲授一些专业化知识以及提供一些指导意见，传递更加具有先进性以及正确性的管理理念以及教育理念，以此来更好地调动档案管理工作人员对于此方面专业知识学习的积极性以及主动性，这对于促进档案管理工作人员的技能水平以及专业素养的更进一步提升来说具有非常积极的意义，为企业信息化档案管理后续的发展方向提供良性的指导。

结束语：总的来说，在实际开展档案管理工作的过程中，实现对当前阶段先进信息化技术的有机融合，是现代化档案管理以及企业档案管理今后发展的必然趋势同时也是必经路径，其能够在保证信息数据以及相关资料的完善性以及保密性方面发挥非常重要的作用，同时也能够有效地提高此项工作开展的时效性。快捷性以及可操作性。除此之外，实现信息化技术与档案管理的有效融合，除了可以整体上促进档案管理水平以及效率之外，还有利于提高企业档案管理工作人员的综合素养水平，这便为企业档案管理的长期稳定发展注入了新的活力。

参考文献：

[1]李志杰. 信息技术在档案管理工作中的应用探索[J]. 中国管理信息化，2018，21（20）：177-178.

[2]李蕴佼. 信息技术在档案管理中的应用探索[J]. 产业与科技论坛，2021，20（15）：277-278.