居家办公：疫情与技术进步影响下的办公模式思考

麻琦玮

摘要：2019年末一场突如其来的新冠肺炎疫情在全球蔓延，对人们的生产、生活造成巨大影响。疫情之下，为确保人员安全的基础上保证企业的生产，居家办公成为不少企业的共同选择。即使在后疫情时期，居家办公也随着互联网技术和现代信息技术的不断发展得到普遍推行。本文就居家办公的发展历程、居家办公的优势和存在问题、企业如何进行管理控制进行了分析。

关键词：居家办公;新冠肺炎疫情;办公模式

Abstract：At the end of 2019， a sudden spread of COVID-19 around the world had a great impact on people's production and life. Under the epidemic situation， in order to ensure enterprise production on the basis of safety， home office has become a common choice for many enterprises. Even in the post epidemic period， home office has been widely implemented with the continuous development of technology. This paper analyzes the development process of home office， the posts suitable for home office， the advantages of home office and how to carry out management control.

Key words：Small office ， Home office; COVID-19;Office mode

1.引言

新冠肺炎疫情的爆發和持续要求我们尽量减少人与人之间的接触，因而居家办公成为人们的首选。此外，互联网技术和现代信息技术的发展也为居家办公提供了强有力的技术支撑，使得即使在后疫情时期，居家办公的办公模式也被广泛接受。

居家办公的模式意味着员工不到公司而是在家里借助电脑、网络等工具完成工作任务并进行工作结果的汇报和反馈。这启发企业主、管理者们思考如何在看不到员工情况下，怎样对员工的工作状态、工作进度、工作态度、思想动态进行获知，保证居家办公也能够达到现场办公的效果。

2.居家办公发展历程

居家办公，顾名思义就是员工接受了工作任务，但无需在工作时间到达办公场所而是在自己的家中完成工作任务并将工作结果向企业有关人员进行汇报的一种工作形式。在国外被称之为SOHO（Small Office， Home Office），对于欧洲大部分国家来说已并非什么新鲜事。早在二十世纪八十年代，欧洲的一些公司开始尝试居家办公，随后美国公司也开始跟随。九十年代，据统计欧洲有超过1，000万人选择居家办公。这种现象到了二十一世纪就更为普遍，仅英国一个国家居家办公的人数就达到了420万人，而且这个数字还在继续上升。中国最早的一次大规模居家办公试验是在2003年非典时期阿里巴巴公司成功开展的。

3.居家办公的优势与存在问题

随着社会经济的发展以及居家办公的发展历程看出，居家办公受到越来越多的关注和应用，但居家办公仍存在一些短板。

3.1居家办公的优势

从工作者角度，居家办公为工作者在时间和空间两个维度提供了更多自主性。首先，居家办公在空间上更为亲切、自由和舒适;其次，居家办公的时间相对灵活，节省了通勤路上的时间和辛苦，同时也有效降低了员工通勤路上的工伤事故，这一点对于那些工作在大城市，通勤路途较为周折的工作人员来说体会更为深刻;最后，居家办公可以让工作者逃避掉上下班考勤的考核，工作时间由自己掌握。此外居家办公对于家庭事务需要照顾的工作人员无疑是个合适的选择。

从企业角度，随着技术的进步，互联网在各个领域的广泛运用及电脑等办公设备的普及，居家办公有效节约了企业集中办公成本。城市化建设发展以及现代化工作内容的变化也降低了居家办公的障碍，使得居家办公越来越普遍，已然成为了欧洲的一种流行趋势。

3.2居家办公存在的问题

居家办公存在人际沟通效率降低的问题。居家办公使得工作者不必面对面交流，依赖于网络进行，通过远程办公软件实现沟通交流。一旦网络通讯环境出现故障，那么存在与同事沟通不畅以及信息不完全的问题。

居家办公需要工作者具备较高的自律能力。如果工作者自身生性比较自由散漫，工作中缺乏主见，自律能力差等问题，那么工作效率和工作质量都将会大打折扣。

居家办公模式使得企业管理者无法直接观察到工作者的工作状态以及工作效率，存在难以进行绩效考核的问题。

3.居家办公的管理与控制

居家办公虽在疫情期间得到广泛应用，但在目前仍属于新生事物，企业大多缺乏管理的实践经验，需不断探索。为了在后疫情时期或者未来更好的推广居家办公，需要在以下方面采取措施。

4.1确定适合居家办公的岗位

从开展居家办公比较早的国内外企业看，那些工作内容相对比较独立，无需与其他岗位同事频繁接触的偏脑力型工作更适合居家办公。比如：1、程序/网站开发人员，开发人员在明确了开发任务与目的以后，便可以开始程序的编写，过程中无需与其他岗位人员频繁接触或受到任何牵制。2、虚拟助手，这个职业在国外比较盛行，其主要职责包括安排约会与会议、计划活动、校对业务文档、准备报告等等。3、翻译工作，除了现场口译工作外，笔译工作是很适合居家办公的一项工作。4、作家/编辑人员，他们在创作时往往需要一个清净的环境，与人来人往的办公室相比居家办公是个更好的选择。5、平面设计师，这是一份静态的工作，其主要通过所积累的素材进行设计创作，工作过程独立性较强。此外还有咨询师、某些客户服务人员也是开展居家办公的先行者，他们借助电脑、互联网等设备就可以向目标客户提供服务。

4.2建立满足居家办公的条件

从上述岗位，我们也不难发现居家办公由于缺乏现场的监督，高度依赖员工的自觉性和职业道德，其核心前提是岗位职责要明确，工作目标要具体，工作过程和绩效不依赖于现场办公条件，理解工作的本质在于创造绩效，有效的实施居家办公应具备如下前提条件：

1、具有稳定的网络通讯环境，能通过视频、语音、文件等与同事和客户进行信息交互。

2、具有相对独立的办公环境，不受家庭及外界干扰，可以保证充足的工作时间。

3、明确岗位职责和每天的工作目标，能够对工作绩效负责，能及时有效的反馈工作成果。

4、根据岗位特点，公司认为应当具备的其他条件。

4.3完善监督管理机制

在具备居家办公条件下，还需完善监督管理机制。居家办公由于远离办公室的工作环境，缺乏相互监督的条件，且即使在具备网络和通讯的前提下，管理者对员工的实际工作状态和成效还是很难全面掌握，并且员工具有极大的自主权，需要高度依赖员工的自觉性，如果缺乏了必要的过程管理，居家办公很可能会流于形式，不仅难以产生实际业绩，而且会徒增企业管理成本，所以在企业与员工达成居家办公的共识，明确职责目标之后，为了保障居家办公的实际工作效果，过程管控与结果导向并重，过程管控的具体方式有：

1、将公司整体目标层层分解，准确的分解到部门、岗位和员工，将责任落实到人，并对每个岗位的工作职责生成明确的考核指标;

2、搭建统一的在线沟通和协同工作平台，比如视频会议系统，企业系统平台等，并对每次的会议记录、在线沟通交流等信息予以保留;

3、每天进行工作总结和计划，对工作中发现的问题及时进行纠正和指导，将好的经验及时进行推广和分享。

4、提倡对居家办公场景和协作过程进行分享和直播，让工作尽可能的开放、透明，树立标杆和典型，及时表彰绩效优秀的员工，对违规违纪，绩效不能达标的员工给予一定经济处罚。

5、明确居家办公的作息时间安排，开展网络考勤制度，每天分享工作日志，明文禁止工作时间不得进行与工作无关的私人事务，打游戏等有碍工作绩效的纯娱乐性行为;

6、对需要兼顾家庭事务的特殊岗位，经批准可以予以平衡，并根据实际工作时间进行折算福利奖励。

以结果为导向的绩效管理更是必不可少的。绩效管理中的重要环节是对考核的反饋与确认，没有考核反馈的绩效管理是无效的。根据不同岗位，设置不同的考核内容和指标，并及时将考核结果反馈给被考核者，让每位员工都清楚公司提倡什么，禁止什么，通过考核、物质与精神奖励与处罚等手段激发每位员工的内在动力。正因为居家办公高度依赖自觉性，所以基于公司的共同使命、愿景和价值观是重要基础，现在已经有越来越多的企业将价值观考核放到了极其重要的位置，有的甚至占到整体考核权重的50%，他们更加注重员工自身内在的品质、信仰、价值取向、对其工作意义的认识与获得工作成绩的愿望。

5.居家办公的未来展望

在各行各业高速发展的今天，居家办公已成为未来工作的一种趋势，疫情期间，居家办公对于绝大多数企业来说还只是不得已而为之的权宜之计，但如果回归“工作的本质在于通过分工协作，创造绩效，为客户创造价值”，从而实现公司的目标和员工的价值，那么居家办公只是一种工作形式，只要有利于充分调动员工的积极性和创造性，能有效的达到沟通和协同的目的，能更好的满足客户的需求，其实在哪里办公都是可接受的。

看到越来越多的企业开展居家办公，我们有理由相信，随着高性能网络的普及，远程控制与在线协作系统的广泛应用，居家办公、异地办公、跨公司的虚拟组织将得以持续发展，这不仅可以节约大量的上下班通勤时间，而且也有利于削减办公成本，远离办公室聚集，斩断病毒的传播途径，同时让工作变得更加单纯，也让工作变得更加自主和自由，让工作真正成为每个人的一种内在的追求，成为一种生活方式。尽管当前对居家办公的管理仍处在实践探索阶段，但我们相信未来居家办公将是一种趋势，沟通效率较低以及难以形成有效监督等问题在后期实践中都将得以解决。

6.结语

本文探讨了居家办公的发展历程、优势与存在问题。从确定居家办公合适岗位、建立满足居家办公的条件以及完善监督管理机制的角度为更好推广居家办公提出策略。本文最后展望在未来如何看待居家办公，怎样让居家办公时光变得更加美好。

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