论行政事务管理工作的重要性及其优化策略

摘要：近些年，我国经济发展迅速，行政事业单位为我国发展做出了很大贡献。行政事务的管理工作是一个单位的综合工作，也是核心工作。在机关单位的改革发展过程中，行政事务的管理工作不仅要做到稳妥有序、大胆创新，更要努力提高管理效率和服务质量，才能更好的发挥办公室行政事务管理的基础性作用和综合服务职能。从目前办公室行政事务管理中存在的问题入手，提出了解决当下办公室行政事务管理中存在的问题的策略和办法。

关键词：行政事务;管理工作;重要性;优化策略

引言

办公室的行政事务管理工作对单位各个部门的调动、监督与发展起到重要作用。办公室的行政事务管理工作看似简单，实际上是非常繁杂并且有难度的一项工作，综合性强。工作内容不仅包括对公司内部人员的沟通与调配，还需增加公司内部员工之间的联系与沟通以及传播公司文化等等。可以说，办公室的行政事务管理工作在整个单位的运转过程中起到承上启下的综合作用。因此，办公室行政事务管理工作能否积极、高效的开展便显得至关重要。在实际的工作过程中，办公室行政事务管理工作不可避免的会受外界环境影响，如何协调办公室行政事务管理工作与外界环境的影响的重要性不言而喻。当下，随着我国经济的不断发展，各种类型的公司日益增多，办公室作为机关内部不可缺少的一部分，在不同规模公司的发展中都起到了不可或缺的重要作用。

1行政事业单位内部控制的价值

行政事业单位作为社会体系建设中比较特殊的组成，这些单位大都肩负着维护社会稳定运行的职责，虽然这一职责特性削弱了市场经济为其带来的压力，但在社会体系高速发展的今天，行政事业单位运行模式也应随之做出改变。鉴于此，内部控制作为行政事业单位改革的重要内容，其开展内部控制制度的价值如下：首先，能帮助单位各项生产、经营活动顺利展开，规避单位生产、经营过程中可能会面临的风险，帮助单位紧跟时代潮流而发展;其次，内部控制能提高单位财务信息的准确度，为后续财务信息的使用奠定基础;再次，内部控制能加强单位工作人员的紧迫感，督促工作人员与时俱进地提高自身素养，为行政事业单位后续工作创新提供素材。所以，对于行政事业单位发展而言，恰当、高效地开展内部控制工作对于单位发展而言是百利而无一害的。

2行政事务管理工作中的问题

2.1内控环境薄弱

良好的内控环境是内部控制建设和有效实施的基本前提。单位负责人是内部控制建设的主要责任人，单位负责人对于此事的支持和理解是能否顺利实施《内控规范》的关键。内部控制建设能否取得实效，关键在领导。然而，在内部控制建设、实施过程中，许多单位领导并没有意识到内部控制的重要性和意义所在，仅把内部控制作为上级要求的一项工作来完成，自身没有形成内控理念，对内控建设中的事务过问较少，对内部控制工作没有统筹部署，对内控建设重视程度不够。没有领导重视的内控建设，不仅使得单位内部控制建设进程缓慢，跨部门的沟通协调和通力合作也难以实现，内控建设往往流于形式。

2.2专项资金使用范围不够明确

通常情况下，上级部门在为行政事业单位进行专项资金拨付的过程中，配套文件对于专项资金使用范围的界定较为宽泛，且由于没有明确的资金使用标准及方向，导致行政事业单位在对专项资金进行使用的过程中，容易出现随意扩大资金使用范围的情况，甚至存在将公务经费与专项资金混合核算的问题，导致专项资金无法实现有效独立，难以达到专款专用的效果。

2.3内部控制制度宣传不到位

虽然内部控制在行政事业单位日常工作中已经普及了一段时间，但其普及范围仍局限在管理和内部控制工作人员这两个层面，很多基层职工都没意识到内部控制工作的重要性，更没有对内部控制制度有清晰的理解，这一情况直接影响了内部控制制度在单位日常工作中的落实。比如，当基层工作人员没有意识到内部控制制度的内涵时，他们就很少在日常工作中遵循内部控制制度展开工作，从而影响单位内控制度产生的效果。

3提高办公室行政事务管理的具体措施

3.1多举措改善单位内控环境

一是建立健全内部控制组织体系。成立内部控制实施工作领导小组，单位主要负责人担任领导小组组长，分管领导为副组长，相关处室负责人为组员。领导小组下设内控建设办公室，负责局内部控制的具体工作。单位审计、纪检部门组成内部控制监督部门，负责内部控制的评价与监督工作;二是定期开展内控领导小组会议和办公室会议，对内部控制的建立和实施情况进行通报，对建设实施过程中的问题及时商讨解决，形成内控会议纪要;三是要制定年度内部控制推进计划，有计划有步骤的开展单位内部控制工作，将任务细化分解，落实到具体部门，具体责任人;四是加大培训力度与培训人员范围。行政事业单位内部控制方面的培训组织较少，仅有的内控培训一般也限于财审部门，人事部门等其他部门人员参与机会少。导致其他部门人员对内部控制认识不够，缺乏内控观念，无法站在内部控制角度开展工作、梳理工作。因此，建议各单位在制定年度培训计划时，增加内控培训频次，扩大培训人员范围，深入推广内控理念，使广大干部职工逐步适应内部控制新常态。

3.2对使用范圍加以明确，保证专款专用

第一，上级部门应该针对专项资金的应用范围加以明确，并提高行政事业单位日常运行的经费投入，使行政事业单位能够在明确专项资金使用范围的同时，降低专项资金被占用的可能性。在此期间，上级部门应要求行政事业单位编制台账，对于资金的开支要进行详细的记录，从而为相关管理工作的有效落实提供支持。

第二，要对专项资金进行单独的核算，想要实现专款专用，还需要行政事业单位提高专项资金核算的独立性，将其与自身日常经费的核算分离，并不断强化专项资金的审核工作，确保该项资金的使用情况能够得到精准的反映，避免由于资金核算混乱，影响专项资金的正常使用。

第三，行政事业单位领导应该对专项资金管理保持高度重视。对于行政事业单位而言，其对于专项资金的管理效果，会受到领导重视程度的直接影响，因此，单位领导必须对专项资金有效管理的重要意义加以明确，不仅要对资金使用范围加以明确，还要带头践行相关管理措施，以此来提高单位员工对于相关工作的重视程度，为专项资金的科学使用提供支持。

3.3深化内部控制制度普及工作

第一，本文建议单位应从宏观角度出发，在明确管理者、内部控制人员以及单位基层职工在内部控制制度落实时所承担的不同角色、任务后，有针对性地为上述群体设计专题知识讲座活动，让他们通过这一讲座活动的展开深化对其的理解，为后续参与、创新这一工作奠定基础。

第二，本文建议单位从新媒体平台出发，为各层级工作人员提供更生动、有趣的内部控制知识和内部控制制度解读，以此帮助更深层级了解的基础上参与到内部控制制度实践中来，推动单位此项工作的落实程度。譬如，单位可以紧跟融媒体时代发展的潮流，在单位内报、单位公众平台以及单位抖音号上同步共享有关内部控制、内部控制制度的知识、视频，以此让更多人在休闲、娱乐的同时也能了解到这一工作的重要性，从中收获优化制度内容、推动制度普及的目的。

结语

办公室行政事务管理是机关单位改革和创新发展的奠基石，是单位高效运转的重要保证，是所有部门工作运行的重要枢纽，也是进行单位内部信息上传下达的主要桥梁，所以我们必须切实意识到行政事务管理工作的重要性。要顺应时代的潮流，不断完善相应的行政事务管理体系，不断优化行政管理事务工作的策略，要运用科学规范的管理方法，大胆突破，以便更好的适应新时期对机关单位管理工作的要求。

参考文献

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[2]马吉南.做好新时期办公室行政事务管理的措施[J].办公室业务，2019（14）：13.

[3]余和平.新时期做好办公室行政事务管理措施[J].中外企业家，2019（25）：140.

作者简介：吴丽（1988-）女，汉族，广西贺州市，区委党校研究生，助理政工师，主要从事政工师工作。