网络时代如何完善事业单位档案管理工作

卢芳

摘要：随着我国信息技术的快速发展，各行各业都逐渐向信息化发展，其中事业单位的档案管理工作就是变化较大的行业，传统的档案管理工作主要通过人工和纸张记录信息，所以不管是管理工作的效率，还是保密性都存在很大的问题。但是由于信息时代的到来，导致事业单位的档案管理工作也面临着巨大的挑战和机遇。本文中笔者针对网络时代下如何完善事业单位档案管理工作的相关策略进行分析。

关键词：网络时代;完善;事业单位;档案管理;

引言：由于网络时代的来临，导致事业单位也开始重视档案管理工作规模的建设，通过加强先进技术设备的应用，积极构建数字化的档案管理系统等相关对策，让我国的事业单位档案管理工作逐渐向无纸化发展。但是在事业单位档案管理工作改革创新的发展过程中，还存在一些问题，比如信息化程度不高、相关档案管理人员的信息水平较低、缺乏一定的创新精神等问题都说明了，我国的事业单位档案管理工作还需要完善。

一、强化档案信息化建设的意识

为了确保事业单位档案管理信息化建设的顺利进行，首先需要提高事业单位档案管理信息化建设的意识，尤其是一些事业单位对档案管理工作的重视程度，必须尽快转变，另外还需要对相关负责人进行数字化档案管理工作的培训，使得管理人员认识到数字化档案管理的重要性，通过培训工作不仅提高了管理人员的整体水平，还能打造一些专业素质过硬的档案管理团队。另外事业单位还需要制定一套较为完整的信息化档案管理制度，这种档案管理制度必须结合事业单位档案管理具体的情况而制定，并制度中积极应用信息技术，从而使事业单位的档案管理工作和日常工作同步进行[1]。此外在信息化档案管理工作中，还需要相关的管理人员加强对一些细节的把控，确保档案的收集、整理、归档、录入等各环节不出现问题，比如在信息化档案管理过程中，相关人员操作行为的规范、文件复印件的保管、管理交接记录的存放等都需要加以重视，而且在开展信息化档案管理过程中，要对网络系统进行定时定期的维护，确保档案信息不会被一些不法分子窃取。

二、提高事业单位档案信息化建设的基础设施

事业单位档案信息化建设的过程中，主要使用的基础设施包括计算机系统、软件以及相关的档案信息设备。其中计算机系统主要的功能是帮助档案工作人员进行信息的传输、交换、管理、存储，通过计算机系统对档案信息内容进行数字化的处理和储存，从而达到事业单位档案信息化的要求，所以需要事业单位加强对这些档案信息设备的完善，而且计算机系统可以说是整个事业单位档案管理工作的核心，一旦计算机系统损坏则会带来很严重的影响。此外档案管理信息化设备还包含：复印机、打印机、计算机以及计算机软件和硬件等设备[2]。通过这些档案信息化设备的使用将档案资源内容进行自动的转化、存储、检索、立卷等内容，从而实现档案信息内容的收集、整理、归档等一体化管理，所以说事业单位的采购部门需要针对档案管理实际的工作需求，对这些信息设备进行合理的购置，避免档案信息设备的浪费和闲置，通过对档案信息基础设施的建设，不仅能大幅度提高档案信息化建设的效率，还能尽快落实这一目标。

三、完善档案数字化技术的管理模式

由于数字化档案管理模式的出现，导致一些事业单位的工作人员在档案信息查阅过程中，出现撤、改原始档案材料的情况。所以说针对这种情况，需要相关工作人员加强档案管理信息无纸化的管理，比如对原始档案材料的整理和归纳，对一些档案进行分类，制定档案编码，这些档案信息无纸化的准备工作，都需要进行提前准备，确保相关档案工作人员可以顺利进行信息录入工作。就拿一些企业的机械设备来说，首先需要对这些机械设备进行建档说明的制定，并且安排专门的仓储人员进行保管，同时对查看人员的资料进行及时更新。另外相关的工作人员在人事变动的过程中，要督促档案管理人员做好交接手续，避免因人事变动造成档案资料的丢失[3]。最后各事业单位还需要结合自身单位的特点和实际情况，建立适合自己的档案管理数据库，从而使档案数字化管理工作得到最大程度的发挥，同时也是体现数字化档案管理安全、高效、快捷等优势的重要方式。

四、加快档案部门信息人才的培养

事业单位档案管理部门的工作人员，一直都是整个档案信息化发展过程中的重要环节，所以说需要事业单位的档案部门加强对信息人才的培养和引进。首先事业单位的档案管理部门需要对工作人员进行思想、专业知识、技术水平等方面进行专业的培训，促进事业单位的档案管理工作人员的综合碎片得到全面提高。比如开展思想方面的培训工作时，可以先让事业单位的档案人员牢记档案信息知识，然后通过信息化知識内容对档案人员的信息知识、计算机知识以及档案信息知识等内容进行普及，促进事业单位档案人员的思想觉悟得到全面提高。此外档案部门还可以开展能力方面的培训，比如一些信息设备的规范化操作内容、信息化管理指南等相关内容的制定，都可以大幅度提高事业单位档案管理工作人员的专业能力，从而为档案信息化建设奠定坚实的基础。最后相关的档案部门还需要根据各个档案岗位的性质、特点以及档案人员的强项进行档案工作的分配，确保档案信息化建设的连续性和高效性[4]。其次，事业单位档案管理部门还需要加强对信息化档案人才的引进，例如在高校开展招聘会、面试会，并且对一些成功入职的学生给予较高的待遇，这样不仅能帮助事业单位补充更多信息人才，还能大幅度提升档案管理部门工作人员整体素质。

结语

综上所述，本文中笔者针对强化档案信息化建设的意识、提高事业单位档案信息化建设的基础设施、完善档案数字化技术的管理模式、加快档案部门信息人才的培养等完善事业单位档案管理工作的相关对策进行阐述，希望给事业单位的档案工作人员带来帮助。

参考文献

[1] 巴清华. 网络时代如何完善事业单位档案管理编目工作[J]. 中国科技投资，2019（18）：142.

[2] 单面. 浅谈如何做好基层事业单位档案管理工作[J]. 中外交流，2020，27（29）：175.

[3] 殷琳. 大数据时代人力资源与档案管理工作的研究与对策探讨[J]. 卷宗，2021（6）：80-81.

[4] 晁岳勇. 事业单位档案管理信息化建设[J]. 现代经济信息，2016（25）：127-127.