教学评估背景下二级学院档案管理信息化建设探究

王泉

摘要：目前国内外针对档案及档案信息化管理的研究成果很多，但通过阅读文献，发现目前对这一主题的研究大部分仅仅停留在理论上，更多的是对其宏观方面的研究，而有针对性且进行详细研究的文献少之又少。然而不同地区甚至同一地区的高校各自的情况也有所不同，例如：在设施配备方面、办学规模方面、档案信息化人员配备等方面，各所高校都拥有自身的特征。因此，本文通过分析在教学评估背景下二级学院档案管理信息化建设的意义，剖析教学档案管理信息化建设中存在的不足，提出构建档案信息化管理体系有效策略，论述在教学评估背景下如何更好构建档案管理的信息化建设，加速高校档案信息化管理建设进程。

关键词：教学评估;档案管理;信息化

为全面贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想，进一步贯彻落实全国全省教育大会和新时代全国高等学校本科教育工作会议精神，围绕全面振兴本科教育，推进高等教育内涵发展，各级各类高校都在积极推进一流专业建设，提升人才培养质量，让教育回归立德树人的根本任务，努力推动院校整体建设水平的提升。把现代信息技术手段引入二级学院档案管理工作中，有利于促进地方高校教育现代化建设，提高地方高校办学水平。此外，地方高校的档案管理信息化的建设，能更加便捷的、更加直观的对教师的教学成效进行评估，有利于教师及时调整教学模式和教学方法。信息化档案能够客观全面地记录各高校一线教学活动、教学管理、学生管理、学风建设、党团建设、师生成果、科研成果等数据，反映了高校的整体素质及办学水平。二级学院档案管理的信息化建设，对新形势下高等教育改革具有重要意义。

1.教学评估背景下二级学院档案管理信息化建设的意义

1.1为教学本科合格评估提供详细准确的档案材料及数据支撑

在本科高校教学评估常态化和基础状态数据库填报常态化背景下，基础教学状态数据库是本科教学评估工作的重要依据。作为高校档案重要组成部分的二级学院的档案，是教学审核评估和专业评估中最直接最基础的支撑材料。二级学院的档案资料进行信息化建设能够便于高校基础状态数据库的填报以及实时的将数据进行更新，进而促进教学评估及专业评估工作顺利开展。此外，二级学院档案管理的信息化建设还有助于高等院校进行自我评价，及时发现教学活动及教学管理中存在的问题，充分发挥档案对教学质量的监督与反馈作用。

1.2有助于丰富与发展高校档案信息化管理理论

社会在逐步进入大数据时代，随着大数据、云计算、移动互联网等新一代信息技术的出现，高校的档案管理工作也受到信息化的影响，逐步向信息化管理的方向进行转型。但在档案信息化管理的过程中遇到了各种各样的问题。例如：档案管理制度不健全、档案管理模式落后、信息化程度较低等问题。如果对其不加以管理及调整势必会影响高效档案信息化管理的进程。因此，分析目前高校在档案信息化管理过程中己经取得的成果和制约其发展的问题，提出构建档案信息化管理的有效策略，不断丰富我国档案信息化管理理论。

2.档案管理信息化建设中存在的问题

2.1档案信息化管理缺少标准化、制度化建设

目前大多数的档案管理规章制度和標准是依据传统的纸质档案管理工作制定的，未针对信息化的教学档案管理工作进行优化与完善。没有规范的标准和有力的制度就导致了高校档案管理信息化建设的进程非常缓慢。另外，档案管理信息化建设的系统性不强，没有规范的制度和统一的标准进行约束和规范，加之对教学评估体系没有深入的研究和参考，没有充分的进行匹配，使得档案信息化管理难成体系，信息化管理系统难建成，即使建有信息化管理系统，系统的进一步维护和发展滞后，系统功能和作用的进一步发挥受到限制。

2.2教学档案管理人员专业综合素质需提高

教学档案管理人员的专业综合素质主要体现为档案管理、教学管理、计算机技能三个方面的专业素养。教学档案管理人员的首要工作是对教学档案进行整理、归档，这就需要工作人员具备档案管理的专业知识;其次，对教学档案的管理也需要对教学管理的流程、内容有一定的了解，特别是在评估背景下，教学档案需要更好的为教学评估服务，这就更需要教学档案管理人员具备教学管理的专业知识;最后，教学档案管理信息化建设需要用到计算机技术和互联网技术，这就需要管理人员具备一定的计算机专业技能。由此可见，教学档案管理工作需要具备综合专业素养的工作人员进行综合管理。

但目前二级学院的教学档案管理人员大多由学院的教学管理人员担任，他们虽然具备教学管理和计算机的专业素养，但缺乏档案管理方面的专业知识，从而导致教学档案管理不规范、不专业。而学校专门从事档案管理的工作人员虽然具有档案管理、计算机技能的专业素养，但缺乏学校或二级学院的教学管理方面的专业素养，因而导致档案管理工作与实际教学运行相脱离。与此同时，各类教学档案管理人员的计算机技能普遍不高，对计算机、云计算、云存储等基本计算机技能掌握不熟练，很难适应信息化，也很难为信息化建设服务。

2.3信息技术运用不足

大多数高校的档案管理还在使用传统的纸质媒介存储方式，需要耗费大量的时间和精力，由专人负责整理和存档，还需要占据大量的空间对纸质材料进行存储。有少部分高校也开始尝试将信息技术手段运用于档案管理工作，但在信息技术飞速发展的时代里，现行的档案管理手段已无法满足现代高校发展的需求，尤其是网络档案的需求。从当前已经运用的信息技术来看，当前的档案管理系统的功能存在单一性，技术相对滞后，不能很好的将各类档案数据融会贯通在一起共建共享，例如，教学档案是一套单独的管理系统，其中只能查阅到与教学相关的内容，而学生工作的档案则是另外一套管理系统，无法将各个数据库打通以后实现所有档案数据的集中呈现。另外，网络档案信息的保护形式过于简单，档案管理系统不稳定，容易造成档案数据的丢失或被恶意窃取，计算机的数据修复功能仍旧需要进一步优化，这些因素对档案的长期存储十分不利。

3.二级学院构建档案信息化管理体系有效策略

3.1建立档案数据库，推进档案管理信息化

目前大多数高校二级学院的档案管理还普遍采用纸质版档案。传统的纸质档案有较多弊端，例如纸质档案存放占地量大，需要配备专门的档案室;档案调阅程序繁琐，在教学检查或者教学评估时需要人工在众多资料中进行查询和调取，既对纸质档案材料造成了磨损，又耗费了人力成本，且准确性较低。可依托数据库软件建设档案数据库，实现档案管理数字化、信息化发展，将纸质的档案制作成电子档案后按照电子标引统一编入数据库，利用检索规则进行检索调阅，简化档案归档和查询工作。

3.2实行二级学院档案管理信息化、共享化

在当今大数据、云计算和信息化时代，高校二级学院的档案管理的发展也要从学院集中统

一式向新的集成化管理转型。学校应当引进专业人才及设立专门经费，把学校现使用的教学、学工、党建信息系统和档案管理系统结合起来，把教学活动过程中的各种数据分类保存，构建成各种类别信息集成化的信息化管理系统，实现学校内部多种信息资源共建共享。相关的工作人员都能便捷地使用信息化的集成管理模式，提高档案信息资源的利用率和共享率。

3.3制定档案信息化管理质量标准

二级学院可以从档案材料的归档要求、归档范围、归档类别、存储规范、立卷要求、存档年限等方面建立档案管理的质量标准。在具体的档案信息化管理工作中，可根据教学合格评估文件要求，结合学校自身的实际情况，来确定本校本单位档案的归档范围。所有档案材料可根据档案管理的质量标准实现纸质文档和电子文档同步存档。国家技术监督局发布的中华人民共和国国家标准 GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》对电子文件的存档规范提出了明确的要求和标准，电子文档格式须符合电子文档的信息标准，信息化档案资料的标引和检索规则应按照文件要求规范设置，建立适合信息化发展的档案信息化标准体系。

3.4提高二级学院档案管理人员的思想意识

首先，二级学院的领导者和档案管理者应在思想上对档案管理工作引起足够重视，特别是在教学评估背景下，教学质量、管理水平和专业发展情况都是能够通过档案资料来具体体现的，重视档案管理工作对教学评估工作有益无害。其次，要加强对二级学院档案管理工作的宣传与培训，通过加强宣传提高教育工作者对档案管理工作的认识，养成收集和存储档案的习惯。还可通过定期培训，针对有涉及到档案管理工作的人员围绕档案管理的质量标准，档案管理的信息化存储操作，档案存档规范，存档范围等方面开展集中培训。从思想上到认识上，再到业务上全方面的提升相关人员对档案管理工作的重要性认识。

3.5 强化高校档案信息化管理安全防护

虽然通过信息化技术的应用，高校档案管理可以规避传统纸质媒介存在的各种安全隐患，但是信息化技术自身也具有安全方面的漏洞。为了应对这种情况，增强高校档案管理工作信息安全防护能力，一是需要应用加密技术对档案信息数据的传输进行保护，防止信息在传输过程当中遭到窃取，对一些敏感度和安全需求非常高的档案信息最好是通过VPN技术建立专门的数据传输通道。二是需要综合性的应用数据溯源、访问控制以及身份认证等技术，对档案馆信息化管理系统的所有操作进行审查与控制，防止出现越权调用档案等情况。三是应当定时备份档案数据，建立针对档案信息的动态安全监测预警机制，对档案信息化管理系统的运行情況进行实时监测，并依靠人工智能等方面的技术，对异常情况、安全风险进行实时分析，一旦发现隐患立即发出预警。

在高校的建设与发展过程中，档案是重要载体，能够直接反应高校的发展状况。在信息化社会发展背景下，为了跟随社会发展步伐，高校需要不断提升数字化及信息化建设，转变以往的管理理念，对现有工作人员进行培训，通过多种途径引进先进设备及技术手段，在完善的管理制度下推动高校档案信息化建设更加快捷、全面发展。在教学评估背景下，档案的规范性和档案管理的信息化程度更是能直接反映出高校的管理水平，以教学评估为契机，结合具体教学运行实际，建立完善的制度和标准，实现信息化管理系统;通过提高教学档案管理人员档案管理、教学管理、计算机技能三方面的专业综合素质;从档案存储、数据保护方面加强信息安全保障。

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