高校办公室新入职人员能力提升对策

文/安康学院党政办公室 王茁

高校办公室是高等学校的综合办事机构，承担着参谋助手、沟通协调、督办检查、服务等基本职能。同时，高校办公室既有办公室工作的特点，又有高校育人的属性。

新入职人员是高校办公室的新鲜血液，作为学校的参谋者、沟通员、协调员以及服务者，其职业能力事关办公室工作职能的发挥、事关顺利完成预定目标、事关学校的发展与未来。但是，新入职工作人员在发挥工作职能时会面临着一些现实问题。当下，提高新入职人员职业能力显得尤为紧迫重要。

一、高校办公室新入职人员职业能力现状

（一）师德素养有待提升。高等学校承担着教书育人的重要职能。在“三全育人”背景下，高校办公室也发挥着重要的育人作用。高校办公室新入职人员虽未处教学一线，但在日常工作执行和校内活动开展中常以老师的身份接触到学生，对外也代表着高校教师的风采。必然的，高校办公室新入职人员会潜移默化地给学校师生带来影响。

高校新入职人员师德素养有待提升，主要表现在以下方面：1.高校办公室新入职人员常是校外新聘人员或校内岗位调动转入人员，其中不乏应届毕业生，还需要完成由学生到教师之间的角色转换。2.办公室事物性工作繁多，新入职人员未处教学一线，缺乏教书育人理论知识或实践经验。3.新入职人员入职初期注重培养行政管理能力，忽视对师德素养的培养与提升，狭义地认为师德素养是专任教师应具备的素养能力。

（二）参谋助手职能发挥不够。高校办公室的参谋助手职能主要体现在五个方面：分别是为领导提供信息、围绕学校中心工作开展调查研究、就重大事件处理献言建策、根据领导意图完成文件起草以及协助领导处理日常事务。

但是，新入职工作人员将更多的时间用于学习、摸索以及适应业务工作，更多为关注领导交办的事务性工作，存在着对学校整体现状和事业发展认识不足、对学校中心工作以及阶段性重点工作不熟悉、对学校领导师生的热点难点问题关注度低、不能准确领会领导意图等现象，无法高效发挥参谋助手职能。

（三）沟通协调能力有待加强。高校办公室是学校的综合协调部门，是领导和师生之间、职能部门和二级学院之间的沟通桥梁，起着上传下达、协调左右的作用，亦是学校的“窗口”部门，与校外单位间的信息沟通、活动交流均是通过办公室连接。高校办公室本身也有着特定的工作业务，常见的是办文、办事、办会、督办，其不同科室工作不同。但是，多个科室业务内容却有机统一、环环相扣、互相配合。高水平的沟通协调能力是工作中的催化剂，会起到事半功倍的作用。

然而，新入职工作人员会因缺乏工作经验，比如入职初期，对学校领导的分管不熟悉，对各个职能部门的工作职责不熟悉，对各二级学院具体专业方向不熟悉等，导致协调困难。也会因为对沟通协调含义理解不够深入，不能充分认识沟通协调对学校事业发展的重大意义，导致厌倦沟通协调。还会因为未熟练掌握沟通协调技巧，给对方留下业务能力差的印象等实际问题。

（四）服务水平有待提高。高校办公室是直接为机关、本单位或本学院领导和广大师生提供服务的综合部门，其工作内容广而杂，工作要求细而精。办公室的服务水平体现着办公室工作人员的职业素养，代表着单位的工作水平，对外也反映着单位的形象。

新入职工作人员会存在缺乏全局意识，导致服务意识不到位，服务领导、服务部门、服务师生时方法不当以及服务能力欠缺等问题。比如办公室工作千头万绪、繁杂琐碎，有时需要同时办理领导交办的多个工作，如果新入职工作人员不能厘清思路、分清轻重缓急，将会延误工作，无法提供优质服务。

二、新入职人员职业能力提升对策

（一）师德素养提升对策。新入职工作人员可从明师德、悟师德、践师德入手，提升自身师德素养。1.明师德，即明确师德基本含义与要求，促进工作角色转换。师德是教师在从事教育教学活动时所必须具备的行为准则和道德规范，是教师在直接或间接地影响学生的实践活动中表现出来的素质与品行，不仅仅局限于“三尺讲台”，还体现在老师活动的多个方面。可从学习师德师风有关法律法规、准则规范等文件入手，明确师德要求，对标转变工作角色，认真遵守新时代高校教师职业道德规范，坚守师德底线。2.悟师德，深入挖掘师德素养的内涵，结合自身岗位发挥师德育人作用。一方面，新入职人员从思想和行动上要重视师德素养培养与提升，认真对待学校人事部门组织的师德素养培训课程，线下如专业课、各类专题讲座、观摩课；线上自觉学习关于师德师风的重要论述、文章以及优秀教师典型事迹；另一方面，牢固确立新时代师德信仰之基，充分发挥师德信仰支柱作用，用师德信仰筑牢师德思想防线，让师德信仰为树立良好的师德行为提供强大的精神支撑和精神动力。3.践师德，用师德要求规范言行举止。通过明师德、悟师德深刻领会师德的含义后，为人师表，以身作则，坚持言行雅正，遵守学术规范，对待学生充满师德师爱，关心爱护学生，指导学生为学、为人、为事。

（二）参谋助手能力提升对策。新入职工作人员可从注重平日积累入手，夯实基础。1.尽快熟悉学校基本情况，如了解校史沿革、办学方向、机构设置、各领导各部门主要职责以及最新规划等较为宏观的信息，定期浏览学校新闻通知、重要会议纪要以及制度文件等具体的内容，积极参与学校重大会议及活动的准备工作，通过多搜集、多看、多参与的方法，快速掌握学校的整体布局，了解学校的中心重点工作。还需要通过日常工作熟悉学校领导的工作习惯，为准确理解领导意图做好铺垫，留意全社会、学校师生领导关注的热点难点堵点问题，搜集相关信息，提前做到心中有数。2.注重理论知识积累，主要是学习政治理论知识和关于高等教育的研究文章。学习习近平总书记关于教育的重要论述，学习高等教育理论知识，用理论武装头脑，紧跟时代步伐，学会用马克思主义立场、观点科学地看待问题以及解决实际问题。学习高等教育方面的研究文章，尤其是近期发表的文章和硕博论文，系统全面地了解高等教育某一方面的研究进展，掌握最新的专业理论知识。从而能从更宏观的视野、更科学的视角入手，为领导建言献策，发挥参谋助手职能。

（三）沟通协调能力提升对策。新入职工作人员可以从明确沟通协调入手，通过实践提升工作能力。1.明确沟通协调的含义。沟通泛指使两方相通连，也指疏通彼此的意见。协调意为使配合得适当。沟通协调是指管理者在日常工作中妥善处理好上级、同级、下级等各种关系，减少摩擦，调动各方面工作积极性。一方面对内协调，实现了各部门、院系等为学校总目标而协同一致；另一方面对外协调，通过对话、协商、相互妥协的过程实现学校和利益相对方的既定目标。因此，沟通协调过程亦是团结协作促进学校发展的过程。2.掌握沟通协调的方法技巧。新入职工作人员需明白，高校办公室秘书沟通协调具有遵循性、迂回性、服务性和融合性的特征，可以理解为，遵循领导的指示安排，上传下达时不擅自更改领导意图，做好“传话筒”工作；迂回性则是指新入职人员在沟通协调时不可擅自做主，替领导决策，而要更多地倾听部门师生意见和建议，做好记录，及时汇报或者委婉传达给领导，让工作顺利开展；服务性则是沟通协调的过程，也是服务领导服务部门服务师生的过程；融合性即是通过沟通协调促使工作各个环节成为一个和谐发展的有机统一体。同时，在实际的沟通交流中，要学会热情礼貌、态度端正、思路条理清晰、语言简洁明了、用词谨慎，及时做好关键信息的记录，面对有争议的事件时不可擅自做主及时向领导汇报。

（四）服务能力提升对策。服务工作始终贯穿着高校办公室工作，新入职人员可以从做好思想建设、培养良好工作作风、有针对性开展服务工作和做好自我情绪管理入手，提升服务能力。1.做好思想建设，提高服务意识。新入职工作人员首先需要明白服务是高校办公室的重要职能之一，须将服务意识贯穿始终，入职初期便养成踏实肯干的工作态度。还可以积极参加组织生活会和业务学习交流会等集体活动开展思想建设和学习，主动向领导同事请教，为提高思想觉悟打好基础。2.培养优良作风，扎实业务能力。正所谓“一屋不扫，何以扫天下”，新入职工作人员须具备严肃认真的工作态度、一丝不苟的工作作风，能够严谨细致地流转每一份文件、起草每一份文稿、办好每一次会议、记录好每一个电话，尽可能地避免“忙中出乱，小中出错”，从做好一点一滴小事开始积累。作为服务人员，能够无差别地服务领导服务师生，不推诿、不扯皮、不拖拉，具备热情的服务态度，礼貌沟通，为师生及外办事人员提供优质服务。3.分清服务对象，有针对性地开展服务。新入职工作人员需要通过学习和实践，明白高校办公室在服务领导时要注意做到“瞻前顾后”；服务同级部门单位时要做到“合纵连横”；服务学校师生时要做到“深入浅出”。在工作初期，厘清不同的服务对象其关注点不同，需要新入职人员有针对性地开展工作。比如，在服务领导时需要我们提前做足准备、事先谋划，服务学校师生时更应该关注现阶段师生在做什么、想什么、关心着什么。4.新入职人员可从情绪管理入手，调整自我心态。在工作初期就应意识到办公室人员属于“幕后人员”，理解办公室的职责要求所带来的压力，端正心态。平日，可通过情绪识别、情绪理解、情绪表达、情绪调节四个维度来调节自身情绪感受，减缓压力，进而从容地应对工作及生活中的挫折与挑战，更好地服务。

三、结语

高校办公室新入职人员的职业能力事关办公室的职能发挥与高校的事业发展。为了高质量完成办公室工作，新入职人员除了注重提升业务能力，还需加强师德素养、参谋助手能力、沟通协调能力以及服务能力的提升，通过领悟工作内涵、培养工作作风、注重实践总结与学习积累等方法，提高综合职业能力，从而更好地促进高校事业发展。