疾控中心信息化档案管理工作

文/泰州市姜堰区疾病预防控制中心 葛美

信息化是现今社会的主流，数据呈现出数量大、种类多、联系广等诸多特点。信息化浪潮触发了计算机与多学科之间联动的开关，信息化迅速渗透到学校、企事业单位等各行业。疾病预防控制中心担负着承担政府公共卫生职能、疾病预防控制等职责，疾病预防控制档案是指在疾病预防与控制、健康相关因素信息管理、健康危害因素监测与控制、健康宣传与健康教育、疾病病原生物检测和物理/化学因子检测、应用研究及业务指导等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像以及其他不同形式的历史记录载体。传统的纸质档案的管理模式已无法满足现阶段的办公信息化工作需求，建立疾控中心档案信息化系统势在必行。

一、档案管理信息化的意义

（一）档案管理信息化的重要性。档案管理信息化是指合理地运用信息化的技术、信息化管理系统的平台，加强对数据的价值挖掘，拓宽档案信息的来源渠道，准确把握各种档案信息，对各种类型的档案集中管理。档案管理信息化是基层疾控中心面对信息化发展的形势所作出的积极回应，是推动档案管理改革的重要选择。档案管理的信息化能解决传统纸质档案保存存在的档案室空间不足、档案易损坏丢失等问题，强化档案管理，为档案管理工作的高质量发展提供支撑。新形势下，构建高效、便捷、共享的疾控中心信息化档案管理系统，有助于做好疾控中心档案资料的分类整理及收集，将一些老档案请出“深闺”，用好、用活各种档案资源，释放新的动能，实现各部门工作“共赢”。信息化的档案管理能够在信息收集、加工、处理的时候，严格把控档案的准确性，提供真实而又全面的信息，助力档案管理工作量质齐升。

（二）档案管理信息化的必要性。档案管理的信息化是全面推进档案管理工作高质量的重要保证。传统的纸质化档案在管理、查询时，需要消耗大量的人力、时间，过程较为漫长，工作较为繁杂，容易造成诸多问题。面对海量的数据，档案人员可以通过信息化的方式，及时收集、整理资料，挖掘数据、分享利用资源，分类管理以便于开发利用数据。信息化的运用有利于有效地节约时间，提升工作人员的工作效率，获得事半功倍的成效。在信息化时代，只有妥善运用好信息化管理方式，才能更好地契合疾控工作不断变化的需求，成为推动疾控工作发展的主力军。因此，要坚持从实际出发，重视档案管理信息化的重要作用，深入剖析、多措并举，助推疾控中心档案管理改革的发展。

二、档案管理存在的问题

（一）档案管理制度不完善。俗话说，不以规矩，不能成方圆。疾控中心想要做好档案管理工作，就必须有它的“规矩”，循规蹈矩，按章办事。然而，目前笔者所在单位姜堰疾控中心在档案管理方面没有全面详实的综合管理制度，没有在档案管理工作改革中实施扎实有效的措施，组织保障未完全到位；没有明确落实考核要求，下发硬性任务，落实奖惩制度，予以定期督查，这是制约中心档案管理改革发展的关键“瓶颈”之一。在人员培训方面，中心没有出台明确的管理规范，档案管理工作人员缺少自我管理意识，责任意识不强，工作作风不严谨。只有建立和完善严密的规章制度、严格的考核才能促进疾控中心档案管理部门和个人重视、落实责任，推动中心档案管理工作改革，保障档案管理工作发展向好。

（二）档案管理认识滞后。疾控中心肩负着疾病的预防、控制等多项重要的责任，关乎千家万户，其档案管理更是中心能够有序地开展各项工作的前提。但由于档案管理工作与中心考核没有直接关系，疾控中心的领导常常忽视档案管理工作对中心其他各项工作的“辐射”作用，没能很好地站在全局高度，将档案管理工作纳入整个中心的全局工作规划，档案管理改革这一工作仅仅被局限在一个小小的圈子。档案管理信息化改革也就处于滞后的状态，发展愈发艰难，无法真正迎合新时代档案管理工作的需要。同时，档案管理工作者对信息化档案管理工作的认知也存在诸多问题，有的档案管理者没有专业的知识指导，自身发展遭遇“瓶颈”、无法满足档案管理发展的新需求；有的管理者对自身的工作认知不足，信息化意识、自我发展意识匮乏，固守自己的老方法、老路子；还有的责任意识不明确，缺乏干劲、疲于应付，这些问题汇聚到一起，严重掣肘了档案管理改革的进程，削弱改革的成效。

（三）基础设施薄弱、人才匮乏。建好档案管理的基础设施，才能筑牢疾控中心工作高质量发展的基石。基础设施薄弱是制约疾控中心档案管理的发展、影响改革效果的堵点和难点。目前姜堰疾控中心档案管理的信息化基础设施建设还一直处在摸索中，基础设施薄弱，信息化建设的内容未能够完全得到落实，信息化进程缓慢。基础设施建设是档案管理改革的重要保证，只要疏通“堵点”，抓好“硬件升级”，补足基础设施的短板，疾控中心档案管理改革的活力就能被激发出来。信息化作为推进中心档案管理改革的必由之路，需要我们清楚地认识到档案管理工作总的来说是一种“以人为中心”的工作。人才则是助推档案管理工作高效运行的内生动力。档案管理人员需要的是既懂信息化档案管理又懂疾病预防控制等相关知识的复合型人才。近年来，姜堰疾控中心通过相关措施，一定程度上优化了档案管理工作的人员结构，整体素质有了一定的提高，但是真正具有较高的疾控中心信息化档案管理水平的人才较为缺乏。目前，中心的档案管理工作队伍还缺乏专业性、科学性的指导，工作人员综合能力不强，部分人员有心无力，一定程度上阻碍了中心档案管理变革前进的步伐。

三、档案管理信息化的发展对策

（一）转变理念在思想上“破冰”。思想是行动的先导，决定和指导行动。档案管理工作想改革，思想一定要先解放。疾控中心的管理者应当树立正确的档案管理观，主动在思想上“破冰”，与时俱进；要充分认识和重视档案的价值与作用，尤其是档案的潜在作用，结合实际情况，加大重视程度、加深创新力度，多措并举助推信息化在档案管理中的重要作用，落细落实每项任务，落实档案管理目标任务；建立健全周密的档案管理制度以规范管理档案工作；提高对档案管理的关注度，加大档案管理信息化的宣传力度，提升档案管理工作者的配合；建立奖惩制度提升工作者的积极性、主动性；充分发挥组织作用，定期组织集中学习和思想交流，在潜移默化中提高工作人员的思想认知，提升集体的团结力、凝聚力，绘就档案管理改革最大同心圆。档案管理工作者们要牢固树立责任担当意识，守好档案的收集、整理、利用、鉴定等每一个环节，为档案的有效利用奠定基础；要遵守职业道德素质，热爱工作，积极主动提供、利用档案，更好地实现档案的价值；要增强觉悟，改变观念、重视管理，自觉学习档案管理新知识，钻研档案管理新技术，确保人员不断充电，助力自身“续航”能力。

（二）加强疾控中心档案管理的软硬件建设。配备齐全档案管理所需的硬件设施是档案管理工作高质量发展的重要支撑。在疾控中心档案信息化管理工作中，采用现代化网络信息技术，不仅能够促使档案管理与分析的精准化，而且能够显著减少档案管理工作的人力资源耗费。档案信息化管理主要是电子档案管理系统和数字档案馆的建设和运行，须配备相应的计算机、扫描仪、刻录机、移动硬盘和安全设备等。此外，通过建立疾控中心档案管理软件系统，能够实现对各类档案资源的管理，包括档案的接收、管理、查阅、统计、共享，通过多模块的设计，深度整合、加工有参考利用价值的档案信息，盘活“资料库”，满足档案管理工作中所遇到的多种需要，最大限度地发挥档案的效能。

（三）抓好档案管理人才培养。人才是支撑改革发展的第一资源。做好档案管理信息化建设，需要适应新时代发展变化要求的新型管理人才，需要其不断加强档案管理工作的创新。疾控中心要注重档案管理工作者的“造血”功能，聚焦人才队伍的建设，补足人才发展的短板，夯实档案管理改革高质量发展的根基。要根据岗位工作需要，明确知道需要怎样的人才，“对症下药”加大投入招引人才，聚才而用之；要适度解放思想，聚焦中心发展需要，制定新的人才评价标准，招揽真正适合的人才，不能把某些硬性指标作为衡量人才的唯一标准。人才引进来后，并非“高枕无忧”了，关键还要“留得住”，要让人才有“宾至如归”的感觉，在日常生活中给予人才必要的支持，让人才有归属感，在工作上建立奖励机制，让人才更有获得感，这样他们才能有扎根基层、发光发热的信心。要适时开展人才的业务培训，多途径、多方式对其开展专业知识和专业技能的培训，让其尽快提高自身综合素养，从而适应当前的疾控档案信息化管理系统的要求，为疾控中心档案管理的发展积蓄新活力、增添新动力。