基层水利单位财务档案电子化管理的问题及对策

文/渭南市涧峪水库管理中心 王振华

当前我国水利事业发展迅速，基层水利工程项目数量呈现上升趋势，会计材料、财务档案信息急速增多，传统纸质档案管理工作效率低下，且会占用较大空间。随着我国科学技术的不断发展，信息技术在档案管理中的应用优势日益凸显，对于基层水利单位而言，要做到与时俱进，构建财务档案信息化管理平台，打破传统工作中时间、空间上的局限，提升工作水平。但是就目前情况来看，在信息化建设中还存在着标准不规范、工作人员专业能力有待提升等问题，是有关部门需要思考和关注的重点。因此，对基层水利单位财务档案电子化管理进行分析具有重要意义。

一、基层水利单位财务档案电子化管理的重要性

（一）实现集成化管理。在政府数字化转型战略实施的背景下，《电子公文归档管理暂行办法》以及其他文件都明确指出了档案管理信息化发展的重要性，并为该工作的开展指明了方向。利用现代化技术，推动财务资料的电子化发展，是基层水利单位财务档案管理发展的主要趋势，且能够突破传统垂直式组织结构，不仅节约管理成本，还能够提升工作效率。

（二）加强资金的收支管理。在信息化管理系统中，通过账号和密码登录就能够实现对资料的整理和归纳，并实时进行远程监控，了解基层水利单位在资金、经济活动等方面的情况，让资金支出环节更加透明公开，有效避免了财务风险。

二、基层水利单位财务档案电子化管理存在的问题

（一）没有明确的目标。基层水利单位的基础设施建设不完善，在财务档案管理方面依然沿用了传统工作模式，没有正确意识到先进技术的应用优势，部分档案工作者对新兴技术的接受程度不高，影响工作效率。不仅如此，档案部门和财务部门之间的联系性不强，缺乏统一领导，尤其是在信息化建设背景下，各自为政现象较为普遍，财务档案管理工作质量无法得到有效提升。

（二）缺乏信息化建设标准。部分档案人员工作经验丰富，但是缺乏理论知识储备，对信息技术的了解不够深入，并未将理论和实践结合起来。在财务档案的信息化建设中，并未学习和借鉴其他单位的先进工作经验，在实际工作中遇到较多困难。例如二级财务部门在档案收集方面态度不够端正，无法保证资料的真实性和全面性，管理机制不够健全，这些都是缺乏信息化建设标准而导致的。

（三）人员素质有待提升。基层水利单位财务档案管理工作本身就具有一定的复杂性，档案管理工作难度更大，无疑为有关人员的专业能力提出了更高要求。很多单位都比较重视财务工作，而忽略了财务档案管理，“重数量，轻质量”的现象较为普遍。很少有财务人员真正了解财务档案管理工作流程，对信息化建设的认知存在误解，严重影响工作质量。

三、基层水利单位财务档案电子化管理对策

（一）财务档案信息化的规范化建设。想要有效提升财务档案的信息化建设水平，就要从整体对其进行合理规划，做好档案资料的归档工作，并建立资源数据库，对财务数据进行全面整合，加强基层水利单位财务部门和其他部门之间的联系，实现数据的无障碍传输和交流。1.对档案的收集归档工作进行完善。档案资料的收集是基础，同时也是较为重要的工作之一，具有繁琐、复杂的特点，各级财务部门要加强业务联系，有目的地进行档案收集、整理和移交，并对各项工作流程进行动态化监督管理，保证档案资料的完整性，提升其归档率和合格率。2.严格按照档案分类进行立卷。想要提升档案归档质量，具体可以从以下几个方面进行：首先，全面提升立卷人员专业能力和综合素质，强化职业道德精神；其次，改变“重数量，轻质量”的思想理念，注重提升工作水平；最后，制定明确的归档制度和档案分类标准，提升归档的规范化水平。3.规范利用财务档案信息。档案管理一方面能够对机密信息进行保存，另一方面是为使用者提供服务，为了提升档案的利用率，要完善信息系统的功能，设置查询、借阅功能，明确岗位责任，对借阅人的身份进行验证，并建立安全制度。

（二）加强档案信息化基础设施建设。基础设施是基层水利单位财务档案电子化管理的重要物质保障，主要包括网络平台的软件建设，以及计算机、扫描仪、摄像机、照相机等硬件设备。要保证软硬件设备的平衡，加大资金投入力度，确保硬件设备的功能性完好，能够为各项工作的顺利开展提供保障。在软件方面，根据基层水利单位实际工作要求，提升信息系统和财务档案管理工作之间的适配性，加大开发和设计力度，保证系统多样的功能性。

（三）建立财务档案信息化数据库。在开发了信息化管理系统后，基层水利单位可以将现行的财务会计系统和档案管理软件相结合，形成财务档案数字化管理平台，通过扫描、照片、刻录等方式，将档案资料上传到系统中。重点关注容易损坏、遗失以及经常使用的纸质材料，将这部分文件转化成电子文档进行妥善保存。目前，很多基层水利单位加大了资金、人才和技术投入，构建了财务档案信息化数据库，可有效解决传统档案管理中占地面积大、工作效率低等一系列问题。不仅如此，还要加强不同级别系统之间对数据的兼容性，要能够实现数据的无障碍传输和交流，加大查询输出速度，充分体现出信息的数据分析功能，为内控和预算决策提供可靠的参考依据。例如基层水利单位的职工可以将自己的工号、身份证、姓名等输入系统中，查询工资、费用报销等有关的内容，从而起到控制支出的作用。

（四）推动档案管理制度建设。1.树立档案管理意识。想要有效提升基层水利单位财务档案信息化建设水平，就要做好顶层设计工作，加强对档案收集、归档的管理，落实各类会计账簿和凭证的记录、存储，加强各部门之间的交流和联系。档案的信息化管理意识要通过实践体现出来，可贯彻落实责任制度，细化不同岗位人员的分工，一旦发现工作中存在的问题，能够及时找到负责人。在信息化建设中，要严格按照《纸质档案数字化规范》中的相关要求进行，避免出现违规操作。2.落实管理制度。（1）推行电子签单制度。在档案的收集、分类、保管、储存、借阅等环节，要明确不同环节管理人员的责任和工作内容，加强对电子文件签入、签出的管理，避免造成信息丢失和篡改。（2）对于部分机密文件，一定要做好备份处理，主要目的是避免硬件设备损坏而造成的数据遗漏。技术人员要定期对系统漏洞进行修复，安装杀毒软件，抵御病毒和黑客攻击；并对硬件设备进行更新，确保其性能完好。（3）在财务档案储存环节，可引入“AB备份法”。利用硬盘、光盘、异地数据库等多种不同的方式，对数据进行保存，提升电子文件的安全性。3.启动数字化工程。要利用扫描仪、摄像机、照相机等设备，将纸质文档中的内容上传到信息化管理系统中，形成电子文档。根据图片、音频、视频等不同的资料类型，统一录入和保存格式，对账簿、财务报表、会计凭证等初始信息进行分类整理，并设置信息化管理系统的访问权限。

（五）构建档案管理人才队伍。1.强化人才队伍建设。信息化时代的到来，对基层水利单位财务档案管理人员的专业能力提出了更高要求，要积极推动核算型人才朝着管理型、战略性人才转型，实现高效、规范管理。基层水利单位要定期开展培训活动，一方面，要提升其理论知识储备以及管理方面的能力；另一方面，要让其具备信息素养，提升信息化管理系统、档案管理软件等操作能力，为财务档案信息化建设的顺利进行奠定基础。2.完善量化考核机制。为了进一步提升档案人员工作的积极性，基层水利单位可以建立量化的考核机制，将考核结果和其薪酬水平相结合，落实岗位责任制，对档案信息化管理中的核对、签字等环节进行全程监管，避免出现违规操作。对财务档案的收集、归纳、整理等环节制定明确的考核标准，以便及时发现当前工作中存在的问题，并制定针对性的解决对策。

四、结语

总而言之，基层水利单位要顺应时代发展潮流，加大力度开展信息化建设，档案部门、财务部门要加强工作上的交流和联系，积极进行协调配合。档案管理部门要深入分析当前工作中存在的问题和原因，在原有工作模式上进行不断探索和创新，大力推动财务档案信息化的规范化建设；加强档案信息化硬件、软件等基础设施建设；建立财务档案信息化数据库；有关人员要树立档案管理意识；要制定完善的制度并将其有效落实；利用先进技术，启动数字化工程；强化人才队伍建设；完善量化考核机制，不断提升财务档案管理水平，为基层水利单位的稳定发展提供保障。