食品经营许可档案管理问题分析与对策研究

文/山东省莱阳市市场监督管理局执法大队 王星妹

政府部门在食品安全领域投入了足够的重视，强调针对国家食品安全体制和规制进行必要的优化改革，以最大限度地保障食品安全。以此为背景，食品安全规制相关的职能被从卫生部转移到了国家食药总局的职能范围内，不仅如此，食药总局还对原本分属不同单位的食品安全规制方面的职能进行了整合。《食品经营许可管理办法》的实施，进一步规范和完善了食品经营许可的内容，要求有关部门进一步做好食品经营许可档案管理工作。

一、食品经营许可概述

《食品安全法》的修订和完善，对于食品经营许可提出了新的要求，强调国家对食品生产经营实施相应的许可制度，所有从事食品生产、销售等相关服务的人员和机构都需要依照相关程序，获取食品经营许可。食品经营许可适用于以下经营者：一是在网上开设的，从事食品销售和餐饮外卖的店铺，如美团、饿了么等餐饮平台上的店铺，都需要取得食品经营许可；二是食品店、超市、综合商场、品牌食品专业店、自动食品售货等；三是从事食品批发、零售的经营者；四是现制现售的手工食品经营者。

二、食品经营许可档案管理问题

依照国家食药总局的统一部署，在全国范围内，推动了食品经营许可工作的实施。相关调查数据显示，全国大中城市和主要区域都已经全面推进了食品经营许可相关事项，也取得了较为理想的成果，但是，也暴露出不少问题：

（一）制度不全。《食品经营许可管理办法》第四十三条明确规定，所有县级以上，从事食品和药品监管的组织机构，需要结合实际情况，对相应的食品经营许可档案管理制度和规范进行完善。以完善的制度作为支撑，推动食品经营许可办理环节的相关资料以及发证情况及时归档。现阶段负责相关工作的是县市区级食品药品监督管理局，如果上级部门在相关工作实施的过程中，没有提出具体可行的指导意见，仅单纯依靠基层部门掌握的权利和资源是很难制定出科学的规章制度，即便完成了制度的制定，也可能出现不同地区采用不同标准的问题，影响了后期数据信息的整合与共享。

（二）任务繁重。很多地区的食品药品监督管理局在实施食品经营许可档案管理的过程中，都面临着管理任务繁重的问题。以杭州萧山区为例，曾在全区范围内开展了食品经营许可，到当年年底，已经受理的相关事项接近8000项，而每一项的案卷平均达到了20页，想要完全依照相关规范的要求开展档案管理工作，至少在当前基层工作人员有限的情况下，很难实现。

（三）档案分散。对当前我国食品经营许可证进行分析，可以发现其包含了两个方面的内容，分别是食品流通许可证和餐饮服务许可证。国家食药总局对此做出了明确规定：原本的许可证在有效期内可以继续使用，不需要换发，而其有效期为三年，这也表明在食品经营许可相关工作启动的最初三年的时间内，市场中会出现三种不同许可证同时存在的现象，给管理工作增加了难度。同时，在改革措施落实前，食品流通许可证与餐饮服务许可证分别由不同的单位和部分负责。不同部门对于档案管理工作要求不一致的情况下，想要对现有的存量档案进行收集和整理，存在很大难度。

（四）利用不足。食品经营许可可以看作是政府相关部门对食品经营相关行为的规范和约束，是保障食品安全的一道非常重要的门槛，而在许可申请、办理以及证件颁发的过程中，会产生数量庞大的档案资料，能够为有关部门监督食品经营主体的行为提供参考和借鉴。但是就目前来看，在前期建档工作管理不当、进度不统一、数字化程度相对较低的情况下，缺乏对档案资源的有效利用。

三、食品经营许可档案管理问题的解决对策

（一）完善归档制度。想要做好食品经营许可档案管理工作，需要对食品经营许可行为进行规范，对许可事项及时公示，对办事流程进行完善，确保相关制度可以被一次性告知。同时，应该对食品经营许可文书的制作进行规范，不断提升工作人员的专业能力和职业素养，对于一些关键环节应该加强管理，包括经营者提交的申请材料受理、相关文书制作的现场监督管理以及相应的审批审核等工作，通过这样的方式来确保档案管理工作的顺利实施。有关部门需要结合《食品经营许可管理办法》的要求，对相应的归档制度进行健全和完善，为食品经营许可档案管理工作提供相应的制度保障，不过结合实际情况分析，基层档案管理制度在面对更大范围的档案数据整合利用需求时，表现出了很大的局限性，需要省市相关部门加快食品经营许可档案规范管理指导意见的制定，从宏观层面进行规范和统一。

（二）推动事务外包。档案管理工作量巨大，如果单纯地依靠现有的管理人员，并不能很好地满足档案管理工作的需求。针对这样的问题，建档单位应该及时对自身的观念进行更新，采用服务外包的方式，将食品经营许可档案管理相关的事务外包为第三方机构，弥补自身人力资源短缺和专业能力不足所带来的档案管理方面的缺陷。在外包环节，必须加强对服务机构资质及信誉的审查，签订完善的保密协议，以确保不会发生档案信息的泄漏。

（三）优化归档方法。应该对相应的归档方法进行优化，依照“先理增量，后清存量”的方式，针对档案建设工作进行适当和步骤划分。对于相关政策全面落实后产生的申请和文件，需要优先处理，做好相应的建档工作，借助数字化扫描等形式，将其录入计算机系统中，做好上传和归档。增量处理完成后，再针对原来的食品流通许可和餐饮服务许可档案进行整理。想要确保归档工作实施的有效性，有关部门必须将申请主体本身的性质以及经营规模等因素考虑在内，做好分步归档，例如，杭州萧山区采用的是先针对企业和事业单位食品经营许可文件资料进行整理和归档，然后再对个体工商户食品经营许可文件资料进行归档的方式，保证归档工作的有序实施。

（四）引入先进技术。想要促进档案利用率的提高，需要积极引入信息技术，促进档案管理工作数字化水平的提高。建档单位必须时刻关注存量档案的数字化工作，做好增量档案数字信息采集。伴随着行政许可网上申报以及“最多跑一次”等便民措施的贯彻落实，申请人可以通过网络完成相关文件资料的提交，食品经营许可电子档案可以从审批系统中获取，完成电子化归档。有关部门在推动食品经营许可档案数字化的过程中，一方面，可以借助市场监督管理系统，掌握企业登记档案、企业信用信息等；另一方面，应该加强与其他部门档案资源的共建共享，将智慧档案的作用充分发挥出来。

（五）重视档案利用。电子档案在编制、检索和共享等方面存在较大的优势，在实施电子归档的过程中，应该提前构建相应的开发利用模式，从服务对象的角度，做好相应的用户分类工作，依照内部服务和外部服务两个方面，定向提供食品经营许可档案信息。内部用户可以细分为食品监管、信息协同共享，外部用户则可以分为许可申请单位、公检法办案机关、公众以及社会经济活动等，档案查询系统可以对不同用户群体进行识别，提供不同类型的服务。

四、结语

总而言之，食品经营许可档案管理工作关系着相关文件信息的管理，能够为后期的经营者资质查询、申请资料审核等提供数据信息支持，是开展行政复议和诉讼的重要证据，也是食品安全日常监督执法的依据，需要得到有关部门的重视，对档案管理中存在的问题进行分析和解决，促进档案管理效率和效果的提高。