高校教学档案管理问题与机制探究

文/三江学院 封冲

一、高校教学档案的特点

（一）涉及内容多，形式复杂。高校教学档案几乎涵盖了教学活动的各个环节，如教学管理文件、学科专业建设材料、课程教学大纲、教材建设材料、科研材料等等。不仅内容繁多，存档的形式根据实际管理要求也越来越趋于多样化。除了最基本的纸质存档形式外，还有图片、视频、音频、多媒体公众号等众多存档形式。

（二）涉及对象多，时间跨度大。高校教学的主体是教师，对象是学生，教学档案的内容围绕教师、学生、教学活动的特点呈现出自身的规律性。1.高校学生以学年为单位在数量上的变化与更新。2.高校教学活动的开展按学期呈现出一定的规律性。因此教学档案在时间上具有连续性，在内容上具有重复性。作为学生、教师乃至学校发展的第一手资料，一般按照档案的重要等级所要求的存档时间为五年、十年乃至十年以上不等，较大的时间跨度为教学档案管理增加了难度。

（三）对内容完整性、真实性要求高。任何档案材料的价值都建立在真实准确的基础上，教学档案唯有真实完整，才能最大化地发挥效用。比如学生成绩信息档案，必须以教务系统的原始导出资料作为存档材料，方能做到真实准确；再比如各类教研教改项目的申报，从立项到中期检查再到结题验收，是一个闭环的动态流程，每一项材料都要做到完整有序。

二、现行高校教学档案垂直管理模式存在的问题

（一）档案管理制度不健全，职责不清晰。教学档案建设是一项系统化、制度化的工作，需要落实到具体的组织，责任到人，同时出台相应的管理规范和工作条例保障各项工作的组织实施。而目前高校对教学档案的管理大多停留在行政管理阶段，责任归口放到二级学院的行政部门，这一垂直管理模式在没有规章制度作保障的情况下，势必导致档案工作流程不规范、职责不明晰，行政拖拉痕迹明显。二级学院的教学档案材料往往提交到校级多个职能部门后还需要单独存档，不仅重复工作，还有遗漏有价值的第一手教学档案资料的风险。

（二）档案管理队伍不完备，重视程度不够。大部分高校目前受人员编制和人力资源成本的限制，没有设立教学档案管理的专职专岗，二级学院和校级职能部门从事档案管理工作的人员非科班出身，未接受过档案学专业的系统学习与培训，不具备专业化管理的理论素养与技术手段。且二级学院的教学档案工作由教学秘书兼任，其日常教务工作本就繁重细碎，对教学档案精细化管理力不从心，再加上高校教学档案建设要求起步较晚，重视程度和管理意识还有待加强。

（三）档案管理技术落后，智能化、信息化建设有待加强。目前高校教学档案管理大多没有纳入智能化信息系统，这与大数据时代下智慧校园和“互联网+”的理念相悖。1.现行垂直管理模式下的教学档案存档形式还停留在以纸质为主、电子档案为辅的阶段，没有现代化智能系统做支撑。档案纸质化存档不仅不利于长期保存，且不利于调取查阅，借阅后还有被涂改、失真的风险。2.现行教学档案管理模式不利于教学档案的活化利用和价值深挖，档案整理只是被动地应付上级检查和专业评估，或只发挥了它的查询功能，没有将档案的价值真正地发挥出来。3.不利于构建联动共享平台。每当需要档案材料的时候都须单独调阅，走借阅、审批、归还流程，加大了工作量，拖延了利用时间，不利于工作效率的提升。

三、校级职能部门与二级学院教学档案联动管理的必要性与可行性分析

（一）校级职能部门与二级学院教学档案联动管理的必要性。1.有利于教学档案的专业化分类，提升档案管理规范性。高校教学档案管理是一项集成式的管理任务，需要全方位的统筹协调。现实教学档案建设工作中，很多原始档案资料都产生在二级学院，但要上报到校级相关职能部门审批或存档，致使在档案管理制度出台前，很多原始资料没有备案，或由于档案管理意识的不足，未将有价值的档案及时保存，造成档案不完整或管理混乱。因此亟须建立联动管理机制和专业化的分类管理制度，提升档案管理规范。2.有利于提升教学档案使用价值的完整性和真实性。教学档案不是独立存在的，各部分档案之间是互相联系、互有规律的。但是自上而下的垂直管理模式，却将各教学档案孤立开来，很多二级教学单位掌握的档案材料不全面且没有宏观指导意义。比如学生考试资料，校级档案管理部门可统筹教务处与二级学院，分为纸质与电子档案分别留存，将必须由系统导出的原始资料由二级学院提交，校级职能部门教务处审批系统留存；而必须纸质存档的试卷资料由二级学院单独保管，明确分工与实施细则，将教学档案构建在职能部门与二级学院联动管理的框架内，提高教学档案管理的专业性、整体性与真实性。3.有利于教学档案管理队伍的搭建，提升工作效率。建立高校职能部门与二级学院联动教学管理机制有助于搭建档案管理团队，明确分工，各司其职。将校级职能部门如实践科、教务处、科研处、人事处纳入教学档案管理管理考核机制，明确归档、查看权限和责任人，从而提高工作效率。

（二）校级职能部门与二级学院教学档案联动管理的可行性。1.校级档案管理部门具备宏观视角，方便调动各方资源。高教档案建设重在各项资源整合、利用与开发。档案建设一般是在校级质量监控部门的牵头下，由二级学院独立完成，并没有将校级职能部门纳入教学档案建设范围。校级档案管理部门是档案管理规定的制定者、档案建设的具体指挥者，具备宏观视角，对高校整体教学建设的现状、水平有最全面和直观的了解，具备搭建校级职能部门与二级学院统筹协调共建机制的资源与优势。2.二级教学单位执行力强，可进一步把教学档案建设落到实处。二级教学单位具备多年来整理院级教学档案的经验，且档案管理员对档案材料几乎都是第一手的接触人，具备将工作中的材料及时归档的便利性。近年来专业评估的要求下，各大高校进一步细化了档案管理规范，也有利于二级教学单位去参照实施。

四、高校教学档案管理对策与建议

（一）加强教学档案管理建章建制，规范工作流程。高校应严格按照《档案法》和《高等学校档案管理办法》出台本校教学档案管理办法与实施细则：1.聘请档案管理专家对教学档案建立规范、管理条目进行指导、明确归档大类、统一归档标准；2.设立档案管理工作领导小组，明确教学档案管理人员，设立教学档案管理人员岗位职责与考核制度，将教学档案管理纳入日常教学运行管理框架内；3.制定档案工作流程图，分别建立校级管理部门、职能部门、二级教学单位教学档案建档分级目录与门类，细化归档内容，宏观上为档案建设工作提供制度上、组织上的保障。

（二）建立高校档案管理部门—校级职能部门—二级学院联动教学档案管理质量责任体系。高校教学档案自身的特点对档案管理提出了更高的要求。为最大限度提升教学档案的利用价值与使用效率，应建立高校管理部门—校级职能部门—二级学院三级档案质量管理责任体系：1.加强和完善质量监控责任制度建设，理顺校级职能部门、二级教学单位具体岗位人员工作职责和分工，制定质量监控管理工作流程图；2.设立校、院联动的教学档案检查巡视制度，设立院校二级教学档案质量监控督导，加强日常档案质量巡视管理和在线监控，确保档案管理规范的落实；3.完善质量绩效评价机制，通过定量定性分析对档案质量进行全面评价；制定教学档案质量监控与管理年度综合考核评价办法，将档案管理纳入个人年度总体考核体系框架内。

（三）推动教学档案智能化信息化建设，运用系统统筹协调。基于大数据背景，高校信息化档案建设有助于提升教学档案信息安全和档案综合管理水平。通过档案管理系统实现教学档案材料的智能化收集、上传、共建与云共享，省去中间不必要的二次打印、重复提交问题，也避免资料遗漏、保存不便、归档管理混乱等问题。校级相关部门应做好牵头引领作用，把握“智慧校园”发展契机，加大信息档案系统投入力度，同时注重提升档案管理人员的专业素养和职业能力，为教学档案的专业化和可持续建设注入动力。此外，还应在校级职能部门、二级学院范围内规定管理职责与使用权限，做好系统使用的统筹协调。