加强学校实物档案收集与管理的举措

文/金华广播电视大学 王朵朵

一、学校实物档案收集的意义

“实物档案”是20世纪90年代提出的概念，就是将具有档案属性的实物收集整理，最终转化为档案。学校的实物档案指的是学校在教研、教学以及相关的学术活动中所形成的具有收藏价值或者具有重要纪念意义的实际物品。学校的实物档案是学校档案的重要组成部分，也是纸质档案的重要补充。学校的实物档案包含学校获得的各种奖励，有明显的时代特征，能够反映学校在不同历史阶段特征的收藏品、纪念品，国际学术交流中获得的名人题词字画等。实物档案具有直观性和多样性的特征，生动性更强，是纸质档案无法比拟的。

实物档案收集意义重大，是一个学校参与各种展览，组织各种活动的重要组成材料，例如建立校史馆，学校展览等，实物档案都是重要的材料，能够提升学校的整体形象，提高学校对外宣传的效果。

二、学校实物档案收集与管理的问题

目前学校实物档案收集与管理还存在一系列的问题，主要有对实物档案价值认识不清晰、实物档案收集困难、利用率比较低、管理方面相对分散，缺乏专业人才等问题。

（一）对实物档案价值认识不清晰。首先，很多档案管理人员以及学校的高层领导对实物档案的概念认识是不全面的。目前学术界依旧有一大批人认为实物不能称为档案，因为实物不具有原始记录性，而是人们办理完一件事之后，保存备查的一种特殊实物，这种实物同时兼具记录性和原始性两种特征。档案学将文字、符号和图像作为记录的主要工具，而实物不具备这些特点，于是很多人认为实物不能作为档案。而本文认为，档案的本质属性就具有历史记录性和可考查性，所以实物属于档案范畴，这一点同样应该得到学校档案管理人员和领导的重视。其次，对学校实物档案的价值认识不足。很多实物当时看起来价值不大，但是在学校整个发展历程中，却有重要的纪念意义和价值。然而很多学校往往缺乏专门的实物档案管理人员，因此很多比较有价值的实物会被丢弃或者随意处理，导致实物档案的缺失。再加上学校管理层以及实物档案管理者的不断变化及实物档案的系统管理体制缺失，导致很多人对学校的实物档案价值认识并不充分。

（二）实物档案收集困难、利用率较低。实物档案收集是档案管理的第一步，但是目前实物档案收集难度比较大，利用效率比较低。第一，学校经常会忽视实物档案的管理和归档，实物档案相较于纸质文书类的档案，管理程序不完善，管理制度不系统，也缺乏具体的操作章程。所以实物档案实现规范化管理比较困难。第二，在实物档案的利用上，纸质文书档案有明确的使用方法和操作步骤，但是实物档案的利用却毫无章法，如何利用也没有明确的文件指导，所以实物档案的利用存在不充分的现象。第三，放置地方不固定。对于学校而言，很多荣誉勋章、纪念奖章、名人字画等属于要的实物档案，而这些档案一般不会放在档案管理室，比较常见的是放在校长办公室、学校会议室等地方。还有很多和个人相关的纪念章等都分散在个人手中。因此学校的实物档案存在着收集难度大、分布散乱、数量较少等等客观问题。

（三）管理分散，缺乏专业人才。如上文所讲，实物档案收集并没有一个标准完善的管理制度，再加上实物档案具有差异性和多样性的特点，客观上增加了实物档案保管的难度。而且实物档案往往不会集中在一个地方保存，不同的实物档案对库房的湿度、温度等等都有不同的要求，有些实物档案还需要专门的人员进行擦拭、维护、定期检查或者晾晒。但是目前很多学校都普遍存在着库房面积紧张、人手不足等等客观问题。

此外，学校实物档案管理还缺乏具有专业知识的人才，部分档案管理人员对实物档案的认识不足，在管理方式上，依旧在沿用和文书档案相似的管理方法，这都导致一些珍贵的实物档案得不到科学的管理维护，档案的安全问题也得不到保障。

三、加强学校实物档案收集管理的措施

（一）提高认识，重视实物档案收集。针对学校实物档案收集和管理过程中存在的问题和不足，学校领导层要提高认识，重视实物档案的收集和管理工作。第一，学校要从高层管理人员开始重视实物档案收集，认识到实物档案是学校历史的记录，是学校荣誉的呈现，也是学校参加展览、参加活动、提升知名度、反映学校文化精神的重要载体。所以从管理层应该将实物档案的管理纳入档案管理的范畴中来。第二，学校要制定专门的规章制度和管理规范，并增加投资、完善基础设施，建设专门的实物档案存放馆，制定相应的管理制度、收集流程、管理规范等等，让实物档案的收集和管理有章可循，有据可依。并针对实物档案管理制定长期的规划，加强软硬件的投资，逐步改善实物档案管理无序、混乱、设施简陋等问题。

（二）强化学校实物档案收集，做好保管和利用。学校还要强化实物档案的收集，并对这些档案做好保管和利用。首先，学校实物档案管理要严格按照《中华人民共和国档案法》的相关规定和要求，在学校内部加大宣传力度，让学校的全体师生都有实物档案收集意识，对于和学校重大历史进程相关的实物档案，要及时做好收集并归档。学校应要求各部门积极配合，对于在一些教学活动、管理活动中获得的荣誉纪念和礼品应及时收集，保证完好无损并进行整理归档。只有学校全体师生高度重视实物档案收集并全体参与进来，才能够做好实物档案的收集管理工作。其次，要做好档案的管理和利用工作。在具体的工作中，根据学校制定的实物档案收集管理办法，严格按照流程对实物档案进行后续的鉴定和整理，编订目录，入库归档。最后，按照不同实物档案的特点，做好实物档案的后期管理和维护工作。同时积极参与各种活动和展览，提高实物档案的利用率，积极利用实物档案提高学校知名度和影响力。

（三）加强专业队伍建设，提高档案管理人员的素质。提升学校实物档案的管理水平，还要加强队伍建设。一支高素质的人才队伍是学校实物档案实现科学管理的核心和关键。首先，学校要聘请专业的实物档案管理人员来进行实物档案的管理，并要保证实物档案管理人员的稳定性。学校要明确实物档案管理人员的工作职责，制定详细具体的岗位说明书，形成稳定的人员管理网络。其次，针对学校实物档案管理人才不足的情况，还可以聘请学校的兼职人员担任，但是要做好兼职人员的培训和管理工作，通过专业的技能培训，提高实物档案管理人员的理论知识，同时不断提高实物档案管理人员的工作积极性和工作热情。

四、结语

综上所述，学校的实物档案是学校历史的记录、荣誉的展现，实物档案更加直观，更具有多样性，因此，实物档案收集意义重大。本文对目前学校实物档案收集和管理存在的问题做出分析，还提出了针对性的解决对策，希望本文的研究对学校实物档案收集和管理实践有一定的帮助。