“双高”建设中高职院校教学档案管理优化措施

文/杨凌职业技术学院教务处 董佳慧

“双高”计划是中国特色高水平高等职业学校和专业建设计划的简称，旨在建设一批有引领作用、具有中国特色的世界一流高等职业院校。作为彰显高职院校教学质量的重要依据，教学档案管理至关重要。《高等学校档案管理办法》中明确规定：全日制在校生规模在1万人以上的高等学校应当设立档案馆。虽然多数高职院校设有档案馆，但是对教学档案管理模式粗放，仅仅只在文字上对教学档案进行收集和整理，忽略电子文件、图片、声像等档案材料的规整，从而出现了档案归档范围普遍不全的现象，导致教学档案利用率低，未能充分发挥档案的价值。另外传统纸质档案难储存，档案数量逐渐增加，而高职院校教学档案管理人员多且非档案类专业，这些问题给高职院校档案管理带来了一定的难度和阻力。久而久之，形成了这样一个现象：人人都需要档案，高职院校每个部门必须要有档案，但是对档案重视程度又不够。为了顺应社会发展，提升高职院校的教学质量，高职院校有必要对教学档案管理再改善、再建设，与高职院校“双高”建设同步进行。

一、“双高”建设目标

“双高”院校施行动态管理，支持周期为五年，院校总量不变，强进弱出，经考核后优胜劣汰。“双高”院校的建设目标是建设方案的核心内容，为“双高”院校建设路径提供了具体思路。高职院校“双高”建设的主要任务是培养高素质技术技能人才、建设高水平“双师型”教师队伍。高职院校教学质量与教师队伍建设水平息息相关。教师群体质量、信息化程度、学生质量、专业群质量等是“双高”建设评价的主要指标。对于这些指标的评价，都需要教学档案作为参考依据。

二、“双高”建设中教学档案的功能

高职院校教学档案具有周期性、多样性、丰富性的特点。教学档案是对教学活动的真实记录，主要过程有归档、整理、维护和服务；主要内容涉及指导性的教学文件、教师业务材料、教学评估以及教学计划等多个方面；主要对象有学生、教师、教务管理部门等等。教学档案记录了每个学生从开学到毕业的整个学年学期的内容，包括学生成绩单、实习报告、平时表现、作业情况、毕业设计等内容，还记录了教师课程开展情况、教学科研情况、教学育人的过程以及学校教育教学的情况，为学校总结教学经验提供了一定的依据。通过查看教学档案，可以全面了解一所院校的教学质量、教师教学能力，对学校师资队伍建设和教学改革能起到举足轻重的作用。

此外，教学档案也是上级检查工作时重要的参考材料，具有较高的保存价值和利用价值。在与高职院校沟通交流过程中，教学档案是学校领导进行顶层设计的重要依据。

三、教学档案管理不足及改善措施

在“双高”建设中，我国高职院校教学改革工作正在有续推进。但目前其教学档案管理依然存在诸多不足，比如：教学档案管理意识薄弱、重视程度不足、教学档案管理制度尚不健全、教学档案残缺不全、有借无回、缺少专职管理人员、教学档案管理硬件设施不足、软件设施欠缺等。深入认识教学档案的价值、审视档案内容，有助于科学把握学校的发展趋势，不断调整和优化发展思路，使高校更快更强发展。

（一）人才建设。有学者认为，档案工作者是最先看到未来的人，对维护时代记忆的完整性起到重要作用，加强教学档案管理人才队伍建设尤为重要，专人干专事，方能事半功倍。目前多数高校教学档案管理人员并非专业出身，很难实现对教学档案的最优管理。专业档案人员具备丰富的专业技能与管理经验，计算机能力强、信息化素质高，能顺应教学档案管理的信息化发展趋势。因此，应加强对教学档案管理人员的培训，增进教学档案管理人员间的交流，提升教学档案管理人员的综合素养，使其业务精湛、有责任心、有进取心、有创新精神。

（二）数字化建设。目前教学档案种类多、数量大、存储标准不一、收集种类不齐。经过信息化处理，能将传统纸质教学档案、图像、视频等转化为数据，例如：学生成绩档案、教师工作业务情况、教学开展情况等。数字化存储教学档案，空间更节省、使用更方便、利用更高效。有数据显示，近一半的公办高职院校已在加速开展教学档案数字化工作。在加强教学档案数字化建设过程中，要特别注意网络安全性，保证重要数据资料不丢失、不泄露。建设具有中国特色一流的高职院校，要推进数字化建设步伐，提高教学档案管理水平，提升教育教学信息化质量。

教学档案数字化建设能推动学校各部门分工协作，统一管理标准。通过更新管理模式，采用专门的教学档案管理软件，提高信息化建设水平，搭建良好的网络环境，提高教学档案利用率和使用价值。

（三）规章制度建设。《高等学校档案工作规范》中规定：高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。应当建立健全教学档案管理规章制度，规范教学档案管理，增强教学档案管理意识。规章管理制度中要明确教学档案的归档范围、期限，明确档案人员的职责，对教学档案管理人员进行合理分工。增加激励和考核机制，激发教学档案管理人员的工作积极性，从而不断开发挖掘教学档案的使用价值。

（四）加大经费投入。个别高校对档案工作重视程度不足、经费投入力度不大、教学档案存储空间不够等问题日益凸显。教学档案的完整性、规范性在一定程度上反映了高校的教学水平，彰显了高校的教学质量。《档案馆建设标准》要求：“高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照要求及时进行改扩建或者新建。”因此有必要加大对教学档案管理的经费投入，同时相关档案管理部门要尽可能地争取资金，改善教学档案基础建设，提供足够的教学档案库房，提升教学档案管理的工作质量，为职业院校“双高”建设再助力。

四、结语

综上所述，在数字化建设快速发展、“双高”建设持续推进下，高职院校有必要对教学档案管理工作进行优化建设，教学档案管理人员必须跟进数字化发展步伐，实时更新教学档案管理模式，调整和优化工作理念，为推动高职院校教学档案快速发展献出一己之力，为高职院校“双高”建设提供有力的资料支撑，有效推进高职院校教学改革。