企事业单位数字档案室建设的实践与思考

文/长江三峡通航管理局 李丹

数字档案室建设是我国档案事业的发展方向，同时又是未来智慧档案馆建设的基础。建设新型数字档案室不仅能减轻档案工作人员的劳动强度，提高工作效率，还能有效提高档案工作服务水平，最大限度确保档案信息的真实和完整，保管和保护室藏档案的实体安全。近年来，长江三峡通航管理局（以下简称三峡局）结合自身实际，坚持统筹规划、分步实施的原则，精心组织，认真落实，数字档案室建设取得了很大进展。

一、三峡局档案管理基本情况和问题

（一）三峡局档案管理基本情况。三峡局是交通运输部为适应三峡工程建设及枢纽通航管理的需要，按照“集中领导、统一指挥、统一对外”的原则，经整合原三峡工程现场航运指挥部、葛洲坝船闸管理局及坝区海事、航道、通信等机构，于1998年元月组建的具有通航综合行政管理职能的正局级行政类事业单位，人员总编制1000余名。三峡局档案工作溯及1983年葛洲坝船闸运行之初。档案工作始终作为三峡局的重要工作之一，持续改进加强，由局办公室统一组织和集中管理，建立了2名专职人员组成和20名兼职人员组成的档案管理队伍，建成集管理、收集、存储、加工、传递与应用为一体的档案管理体系，现有档案用房630多平方米，其中档案库房和荣誉室面积约580余平方米，配备密集架170余组，管理原葛洲坝船闸管理局、三峡工程现场航运指挥部和现三峡局三个全宗档案，档案库藏总量约6万余卷。

（二）存在的问题。三峡局自2006年开展档案信息化建设，已经有一定的信息化基础，但随着全局内部管理信息化水平的不断提高，OA电子公文流转广泛应用，信息化建设、管理的各项规章制度逐步完善，档案信息化水平在档案业务建设中的地位也日益凸显。另外，三峡局机关办公大楼搬迁，档案管理员随机关办公，但档案库房仍在原办公基地，不仅库房内无人实时管理，存在安全隐患，档案利用也成为费时费力的大问题，纸质档案数字化的需求迫在眉睫。为适应档案工作的发展趋势，解决人馆分离的内部矛盾，经过认真的研究决定，开展数字档案室建设。

二、数字档案室建设目标任务

紧紧依靠已建成使用的三峡局档案信息化基础设施，充分利用政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集中建设适应三峡局当前及今后一段时期内数字档案管理需要的数字档案室平台，开发和应用符合功能要求的管理系统，推动室藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用服务。

三、数字档案室建设内容

数字档案室建设在原有的档案信息化基础上，内容主要包括基础设施建设、应用系统建设、档案数字化扫描、档案制度建设、人才素质提升等。

（一）基础设施建设。基础设施建设主要包括网络基础设施、系统软硬件以及一些辅助设备。三峡局将档案网络管理设于通信信息中心机房内，配备独立服务器、存储和备份设备，配备专用档案查询终端，安装有正版操作系统、杀毒软件、办公软件等，并结合工作需要配备数码相机、打印机、扫描仪、光盘刻录机、备用电源等设备。为方便库房安全管理，增添了消防报警系统、防盗报警系统、远程监控系统、恒温恒湿控制系统、溢水报警系统等库房环境管控系统，先进的装备让档案安全防线更加厚实可靠。

（二）应用系统建设。三峡局综合档案管理系统2013年开始设计，2016年建成并应用，具备档案门类管理、档案接收管理、档案编目、著录、存储、档案利用、鉴定、档案调整、备份、灾难恢复、用户管理和权限管理等功能，奠定了数字化管理的基础，但依据《数字档案室建设指南》标准要求，功能上尚有欠缺，需进一步升级完善。

对照《数字档案室建设指南》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）等相关标准及档案日常管理需要，在现有档案管理系统基础上，主要新增元数据方案扩展管理、自动记录接收采集业务行为元数据、保管期限表和保管期限处置表管理、格式转换、元数据和目录数据的导入和导出、档案内容检查功能，升级完善接收采集、鉴定处置、统计等功能。

（三）档案数字化扫描。三峡局档案库藏丰富，种类多、数量大，虽在往年进行过两次数字化扫描，但扫描档案仅占室藏档案的四分之一，仍有大量档案未数字化。经研究讨论，决定分批次进行档案数字化，先对利用率较高的文书档案进行数字化，再对科技档案、照片档案进行数字化。并通过一系列管理机制实现存量数字化、增量电子化，一是将待数字化重点档案全部数字化并归入档案管理系统；二是坚持收发电子档OA流转存入档案管理系统；三是科技档案（建设项目、设备工程等的竣工文书及图纸）实行电子文档与纸质文档同步存档制度，电子文档归入档案管理系统。

（四）档案制度建设。三峡局在贯彻执行国家、湖北省和长航局有关档案法律法规、标准规范和工作要求的基础上，制定了切合本单位档案管理实际的8个档案管理规定办法及实施细则、7个科学实用的档案分类方案以及4个关于考核、归档、安全、资源的创新机制。为进一步完善工作制度，确保各项制度落实，建立了包括档案工作各项制度的10个档案工作职责制度，规范了档案管理工作行为，约定了职责范围，明确了责任主体，为各项制度的落实打下了坚实的基础。为适应数字档案室建设下的档案工作要求，更新了《三峡局档案管理办法》《三峡局电子文件归档与电子档案管理实施细则（试行）》《三峡局档案利用制度》等工作制度，确保三峡局档案工作有制可依、有规可守。

（五）人才素质提升。1.在现有的档案人才基础上采取走出去、请进来、沉下去等多种方式，积极开展档案人才培训，鼓励继续教育，切实提高各档案员政治素质、专业技能和职业素养。三峡局在数字档案室建设期间，组织现场观摩优秀数字档案馆，开展档案专业技能竞赛和档案知识答题活动，特邀档案专家举办专题讲座，开设档案公众号“兰台小课堂”专栏，定期发布数字档案室相关档案专业知识。这一系列活动的组织，大大提高了单位档案员的管理水平。2.引进计算机方面人才。三峡局原两名专职档案员年龄都在50岁以上，计算机水平有限，为做好数字档案室建设工作，特招一名信息管理专业大学生加入专职档案队伍，弥补了专职档案员在计算机水平方面的缺陷，更好地适应新的工作发展。

四、总结和思考

（一）领导重视是建成数字档案室的关键。档案工作作为一项需长期建设与发展的工作，领导的重视程度是做好数字档案室建设工作的重要前提和关键，建立和落实数字档案室建设工作责任制，明确人员职责是数字档案室建设的组织保障。在此基础上，档案工作的收集、归档、保管等工作才能得以落实，并成为数字档案室建设的“物质”基础，因此，领导重视对建设数字档案室具有重大意义。

（二）加大资金投入，完善硬软件设施是数字档案室建设的保障。在信息时代，新技术对设备的依赖性强，要做好数字档案室建设工作，首先要改造档案工作的软硬件环境，而软硬件环境的现代化都必须要有充足的资金保障。最初，三峡局档案工作设备配置不完善，如扫描仪、移动办公设备等缺乏，原有配备的电脑、打印机等设备老化，这些问题导致数字档案室建设硬件环境不足；软件开发方面，三峡局档案系统属于初级阶段，系统功能、存储空间等诸多方面还需要进一步完善和改进，其信息防范技术也需要加强，软件建设的不足也严重制约了档案信息化的发展。此外，三峡局历史档案数据化仅完成全部档案的四分之一，而档案数字化是数字档案室建设的基础，以上种种，都需要大量资金投入，为数字档案室建设提供保障。

（三）建立健全的制度是数字档案室建设的根本。

在数字档案室建设之初，应建立健全相关规章制度并将其纳入有关部门和人员的岗位责任。规章制度应该依照国家、行业标准，再结合本单位工作实际来制定。健全的规章制度不仅有利于数字档案室的管理，更有利于档案资源的收集，为数字档案室提供源源不断的“粮食”。

（四）档案管理员信息化水平是数字档案室建设成果的应用基础。数字档案室建设成果应用的关键因素是档案人员信息化水平的提高，三峡局现有专职档案员2名，兼职档案员20名，全部为大专以上学历，年龄层次集中在40-50岁。就三峡局现有档案管理的规模来看，档案人员数量严重不足且年龄偏大，其中很多人员存在计算机管理水平、操作技能薄弱的问题，无法适应档案信息化建设的工作要求，因此引进人才和对当前档案管理员技能的继续教育与精细化培训是必须的。只有不断地提高档案管理员的知识水平和计算机业务技能，才能适应新形势下的档案发展。

五、结语

建设数字档案室是知识经济时代发展的需要，是加快国家信息化建设步伐的需要，也是我国档案事业发展的需要，企事业单位建成数字档案室，将更好地为服务中心工作提供有效支撑，为建设现代化强国提供支持力量。