“互联网+”背景下工会档案数字化管理探究

文/滨州市总工会 左丽华

档案是开展业务活动的重要工具，也是凭证性信息记录，随着信息技术和互联网不断发展，传统的档案管理工作逐渐朝着数字化的方向转变，拓宽了工会档案管理的渠道，信息资料与文件逐渐走向了数字化。当前，基于“互联网+”背景下工会档案数字化管理既是必然，又有助于推动数字化档案馆的发展。

一、工会档案的相关概念

（一）档案的概念。档案是指过去与现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、军事、科学、宗教等活动，直接形成的，对国家和社会都有保存价值的，以文字、图像或声像形式保存的历史记录。当前，电子档案逐渐成了新的管理模式。

（二）工会管理与工会档案工作。工会管理主要是指经过配置工会资源，做好计划并组织、领导、控制相关的反馈系统，建立与工会相关的组织体系，以实现工会工作的目标。工会档案管理的内容主要包括监督下级工会组织档案工作，检查与指导档案管理工作，工会的档案工作是工会管理中重要的一部分，工会档案工作的主体就是工会组织。

二、数字化档案的作用

（一）提高档案数字化的办公效率。将互联网技术运用到工会组织的档案管理中，不仅有助于档案的管理与保存，还能够推动业务部门的档案管理工作。传统模式的档案管理要搜集工会组织的资料信息，并对这些资料信息进行整理分类，耗费时间多，工作效率低，过程复杂繁琐，且误差率大。合理运用互联网，档案管理人员可利用信息系统完成相关工作，降低档案管理人员的任务量，让档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，有时间对档案管理进行优化，可有效提高档案管理的效率。传统的档案查阅方式具有极强的被动性，查阅的效率比较低，需要耗费大量的精力。通过利用互联网技术，不仅可以实现资源的共享，而且还减少了档案的平均处理时间，缩短录入档案资料与搜寻档案资料的时间。因此，互联网与档案管理的相互结合，能够推动现代工会的发展。

（二）加强对原档案的保护。传统的档案管理体系主要是以纸质版档案为主，一些年代久远的珍贵纸质档案，随着时间的推移以及查阅次数的增加，会逐渐破损，如果遇到周围环境比较潮湿或是遭遇火灾，对纸质档案的影响极大，对不可再生的珍贵档案资源造成了极大的威胁。通过互联网技术，能够较好地保存档案的完整性与安全性。通过互联网技术，能够将纸质档案记录的信息，转换为机读档案，实现电子文件归档与电子文件管理，不仅能够节约保管的费用，节省储存的空间，还能够节省人力资源，避免造成纸张的浪费。

（三）提高档案的经济效益。档案数字化建设包括了应用网络、数据库、数据仓库、数据挖掘等技术，实现档案信息资源建设、档案应用系统、档案网站建设，实现档案管理的精简与优化。纸质档案主要是以纸张作为载体的，在信息时代，随着信息的积累，档案不断增多，会造成纸质档案查阅不够便利，占用比较多的空间，对档案的管理以及维护成本需求较高，会造成比较大的成本消耗。档案管理建设带来的经济效益比较小，由于档案管理信息化能够提高档案管理的效率，并在一定程度上降低档案管理的成本，因此，通过信息化的建设能够间接提高一定的经济效益与社会效益。

三、数字化档案管理存在的不足

（一）部分工会组织对数字化档案管理工作不够重视。工会档案管理工作常常被视为辅助部门，在管理中不够重视。在实际的工作中，有部分工会组织对于工会档案的管理，依旧照搬党政机关单位的工作做法，略显生硬，没有形成自身的特点。档案管理工作的人力与物力资源不足，甚至没有专门的档案管理人员，数字化管理工作推进缓慢，工会组织对档案管理工作的忽略，进一步导致工作效率低下。

（二）工会档案管理信息化建设不够。当前工会组织档案管理部门信息化进程缓慢，数字化水平低，相比较于工会组织的其他部门，数字化建设比较慢。部分工会的档案管理人员，不愿意接受新事物，依然使用传统的档案管理模式，造成工作效率低，导致档案管理信息化建设的过程受到阻碍。此外，工会组织在推进数字化管理的过程中，硬件系统以及软件程序建设方面投入的资金不够，无法充分挖掘出档案管理信息化的优势。

四、实现数字化档案的具体措施

（一）增强档案数字化的意识。受到传统观念的影响，大多数工会组织过于注重经济效益，而忽略了档案管理数字化的发展，对数字化建设的投入也相对减少。随着互联技术的不断发展，对工会档案管理信息化要求高，进一步保护和储存档案的需求不断加强。现代技术对于档案管理发展的冲击力度不断加强，多媒体、大数据、计算机以及通信工程的不断发展，为档案管理工作的创新提供了坚实的基础。工会组织必须要认清当前的发展形势，主动抓住创新机遇，起到带头作用，提高档案管理工作人员的工作热情与主动性，创造出积极向上的工作氛围，转变档案管理工作人员的观念，逐渐适应信息化发展。工会组织必须要认识到，档案数字化是工会组织管理基础的工作，也是数字化档案现代化发展的重要条件。工会组织要将档案管理数字化作为重要的工作内容，努力提升工作水平与工作的效率，以更加积极主动的工作态度，做好数字化管理的工作。

（二）提高档案管理人员的数字化管理水平。在档案数字化建设的过程中，工会组织必须要树立合作的意识，依靠工会档案管理部门、工会组织档案馆之间的相互配合。档案管理工作的数字化程度与档案管理人员专业素质息息相关，工作人员专业素质不足，就无法有创新性的工作。首先，工会组织要加大对档案管理人员的培训力度，开展多种形式的专业培训，提高档案管理人员对信息技术水平的应用，构建出科学合理的知识体系；其次，政法部门要提高对应聘者的专业要求，引入专业素质过硬、德才兼备的专业人才，用新员工的专业知识带领老员工学习，用老员工的工作经验引导新员工适应工作环境，全面提高档案管理工作的效率。档案工作者不仅要熟练掌握档案管理的技能，工会档案管理部门、工会组织档案馆还要积极引导管理人员参加“互联网+”的档案管理比赛，在实践中磨炼技能，提高整个团队的数字化管理水平。

（三）推动数字化档案管理的标准化。随着互联网技术的发展，档案管理工作发展空间广阔，与互联网充分融合后将产生新面貌，如果档案管理制度无法保证规范化，就会与时代发展脱节，将对工会组织的档案管理造成严重的影响。因此，工会组织档案管理工作朝着标准化的方向发展，要以制度为标准、为规范，严格进行分级管理，建立完善的监督制度，避免不作为或者失职现象发生，推动档案管理积极发展。各级档案管理部门都要建立档案数字化管理的规范与技术标准，建立标准化的档案工作体系，促进档案管理顺利向数字化过渡。同时，工会组织要构建好软件程序与硬件系统建设，为档案信息提供一张安全网。相关的管理人员要建立安全技术体系、安全运行维护体系以及安全管理体系，从根本上确保工会组织档案管理的标准化与安全性。

五、结语

随着中国特色社会主义进入了新时代，工会组织也迎来了新的发展机遇。在工会发展过程中，档案管理十分重要。传统的工会组织档案管理模式流程比较复杂，管理人员需要人工记录汇总各类信息并保存档案资料，既面临着繁重的工作任务与较大的工作压力，又难以充分发挥出工会组织档案的价值。在互联网的时代，企业应充分借助互联网技术的优势，提高工会组织档案管理工作水平。根据当前工会组织存在的不足之处，制定相应的应对策略，做好数字化档案管理工作。