关于做好档案信息资源开发和利用的研究

文/通号（郑州）电气化局有限公司 李瑞

档案是珍贵的信息资源，其具有“今世赖以知古，后世赖以知今”的重要参考价值，可实现相关事件的充分还原。基于此，我们有必要对档案信息资源的开发利用展开讨论探究。

一、阻碍档案信息资源开发和利用的问题

（一）档案信息资源开发类型的问题。现阶段，许多单位在档案信息资源的采集、整理等开发过程中，会表现出“三多三少”的类型缺陷问题。具体来讲，就是宏观类的档案较多，微观类的档案较少；行政类的档案较多，经济类的档案较少；文书类的档案较多，科技类的档案较少。究其原因，主要有以下几个方面：第一，档案管理人员在档案管理工作中更侧重档案的整理与传递，而放松了对档案内容的审核分析。第二，将工作重心过度放置在党政机关的档案管理上，缺乏对其他下属部门、基层环节的档案采集。第三，拘泥于纸质的文字档案，未意识到影像、声像、实物等其他档案信息载体的重要性。第四，对佐证性、补充性文件的收集力度不足，使得档案资料中的信息内容难以精细化呈现。

（二）档案信息资源管理效果的问题。在各单位档案信息资源管理的实践中，经常发生档案载体的缺失、破损等情况，严重削弱了档案信息资源的可靠性与价值性。究其原因，主要有以下几个方面：第一，相关人员未落实好档案交接、使用记录，从而导致档案在移交、借阅等过程中发生丢失，并出现问责难、追究难的情况。第二，档案载体存在天然的质量缺陷，不利于信息资源的长期、完善保存。例如，档案管理人员未严格执行纸质档案存放环境的管理要求，很容易使档案出现受潮、烧损、虫蛀等损毁情况，进而对档案的完整性产生影响。同时，基于笔墨的固有性质，纸质档案上的文字难免随时间推移而逐渐淡化，给相关人员利用档案信息资源带来一定的难度。第三，由于管理经费不足、档案管理人员业务水平不高等种种原因，部分档案没有得到统一化、规范化的管理，也会导致档案在结构、数量等方面出现不合理问题，进而降低档案信息资源的实际管理效果。

（三）档案信息资源应用模式的问题。现阶段，纯人工的档案管理与操作模式仍大量存在于我国各地的档案工作实践当中。例如，若有人想要查阅某一具体的档案信息，必须将文件的名称、年度甚至案卷号告知档案管理人员，档案管理人员才能根据此类精确信息查找到相应档案文件。此种操作，可能出现两方面问题：一方面，会造成大量的时间成本浪费，降低档案信息资源利用双方的行为效率；另一方面，一旦档案信息资源的开发组卷阶段存在工作偏误，案卷标题与信息内容很可能出现不对等的情况，进一步增加所需档案的查找难度。

（四）档案信息资源工作队伍的问题。从目前来看，档案信息资源工作队伍主要存在两方面问题：一方面，由于部分档案文件存在机密性，所以各单位档案部门往往处在相对独立的工作状态当中，缺乏与其他档案部门的有效互动，既不利于档案工作的创新发展，也不利于非机密档案的利用共享；另一方面，在部分单位中，档案部门被认为是“闲职”，企业领导对其不甚重视，会把从生产、管理、行政等岗位退下的工作人员分配到档案部门中，不利于档案信息资源工作队伍的专业化、创新化发展。

二、做好档案信息资源开发和利用的可行策略

（一）做好档案信息资源的综合开发。为了解决“三多三少”的负面情况，相关人员在开发档案信息资源的过程中，必须尽量做到精细化、全面化，以此提高档案信息对相关事件的描述能力，为后续档案资源利用活动提供充足的信息支持。具体来讲，可从以下几个方面入手实现档案信息资源的综合开发：首先，应实现档案信息采集范围的拓展。在不违背我国档案收集政策法规的基础上，扩大档案信息的来源渠道。例如，在信息化时代背景下，相关人员可将档案内的关键词输入网络搜索引擎中，从而获取到量化的网络信息。其后，再从专业角度对网络信息的真实性与价值性做出评价，最终筛选出可用于补充或修饰主体档案的信息资源，一并纳入档案的建档开发与整理保存体系中。再如，还可应用基层调查的方式，深入档案的来源现场或部门环境中，通过问卷调查、面谈走访等形式，进行价值信息的记录整理。然后，通过对多方信息进行对比分析，最终还原出档案相关事件的整体经过、流程细节，并据此开展档案信息资源的建档开发工作。值得一提的是，通过这一方式，有助于相关人员对档案主体内容进行重新审视，进而寻找出档案主体中偏误性、模糊性、笼统性的信息，并实施针对性的优化调整。其次，信息采集、档案接收的过程中，相关人员应改变传统“中心化”的工作观念，在重视党政类档案的同时，将其他经济性、业务性档案共同纳入管理体系当中。这样既有助于弥补档案在开发类型上的缺陷问题，也有助于从党务、业务、财务等多个角度入手，对同一事件展开不同角度的审视，从而为后续档案信息资源利用效果的提高提供坚实基础。最后，为了进一步强化档案信息资源的利用价值，更加立体化、直观化地还原出相关事件，相关人员还应做好同一项目中影像、声像、实物等信息载体与文字档案的同步采集。例如，收集某次文化宣传活动的档案时，相关人员不仅要实现活动时间、活动目标、活动过程、活动评价、参与人物等文字信息的精准归档，还可将具有代表性的活动过程的声像资料、文化宣传册、优秀征文稿件、宣传标语横幅等物品归集到档案当中。

（二）构建科学完善的档案管理制度。没有规矩，不成方圆。健全、完善的档案管理制度，是优化档案信息资源开发和利用质量的最根本保障。具体如下：1.在档案资料的开发归档工作中，必须要保证档案的书绘工整、图号正确、签字完整、装订整齐、质地优良，若存在不符情况，则需整改达到要求后再进行归档管理。2.为应对档案的破损、丢失等问题，较为重要的、利用频繁的和有专门需要的档案可以适当增加归档份数。3.档案应做到专人管理、专柜管理，并及时对档案的调动、借阅、复印等变化情况进行明确记录与核对清点，保证负面情况的有效追溯。4.在档案借阅中，应对纸质档案的借阅时间、方式作出明确限制，对一些珍贵的档案、资料，只提供副本、复制件或文件汇编，或由档案管理人员展示原件。5.要求借阅人员不得在档案载体上进行任何标记。在未经领导审批通过的情况下，不允许借阅人员擅自进行抄录、复印等行为。6.在档案信息资源的利用中，必须严格查证审核借阅人员的身份、部门和目的，原则上只可查阅其工作范围内的档案文件。若涉及保密性档案，还需要获得相关领导的审批同意。7.要根据档案的载体类型与性质特点，实施科学的保存管理。例如，对于纸质档案，保存区域应尽量远离水、火、有害气体等侵袭来源，并做好防虫防鼠工作；对于照片、图纸等档案载体，在保存时应避免日光直射，以免发生图像褪色的现象。8.要对不同档案进行统一管理、分别存放，并合理规划短期、长期、永久等不同期限档案的空间区分。在此基础上，相关单位还应针对档案管理人员建立责任追究制度，并将工作责任的完成效果与人员的岗位、职称、薪资福利等相挂钩，以此对档案管理人员形成有效的约束力与驱动力，从而保证相关人员在档案管理工作中的态度端正。

（三）开展信息化的档案开发利用改革。在全社会实现信息化发展的时代背景下，应用大数据技术、信息化工具对传统档案工作模式进行改革是相关单位的必要之举。首先，相关单位应根据自身的财政条件，适当加大对档案部门的资金资源支持力度，以便购入足量的计算机、扫描仪、复印机等仪器设备，为信息化改革夯实物质基础。其次，应做好档案信息资源的开发模式改革，对各类档案信息、档案载体进行数字化处理，并统一纳入线上档案的数据库系统当中。同时，对于既有的档案文件，也应通过扫描、拍照、打字录入等方式进行转化整理，以确保单位整体档案资源的统一保存、统一管理。通过这样的方式方法，有效解决了传统实体档案的损耗问题，档案管理的空间需求也可显著缩减。最后，应做好档案信息资源的利用模式改革，将档案的检索、管理、分享、借阅、整改等利用行为完全迁移到网络环境当中，从而在大数据处理技术、数据挖掘技术等信息技术的支持下，达成档案利用高效性、开放性和便利性的同步提升。这一改革目标主要可通过档案管理平台、移动客户端等软件的建立实现。

（四）加强档案部门队伍的专业水平。从本质上讲，档案工作具有很强的服务属性，档案部门与其他部门的档案利用者存在直接性工作联结。因此，档案管理人员在实际工作当中，应积极与其他部门加强沟通交流，并实现保密性档案以外的档案信息资源共享。这样一来，既可满足其他部门人员自主性、随时性的档案查阅需求，也有助于档案管理人员从服务受众的角度出发，对自身的工作质量、工作效率进行审视。此外，为了提高档案信息资源开发与利用的整体质量，相关单位必须要做好档案部门的准入管理，并对档案部门现有工作人员进行职业道德、服务意识、专业技能、法律政策等多方面的教育培训，全面提高档案部门的专业性，为档案工作夯实人才基础。

三、结语

综上所述，档案信息资源是企事业单位生产经营中不可或缺的重要资源，其工作质量对单位的管理发展具有重要影响。因此，相关单位及档案部门管理人员必须要提高对档案信息资源开发与利用的重视程度，并积极做好制度管理与方法创新，以便发挥出最佳的档案参考价值，推动企业单位良性发展。