煤炭企业档案管理现状及对策分析

文/宁夏银星煤业有限公司 吴晶晶

档案管理是指储存、管理档案实体、档案信息，并加以利用，为其他业务服务，多由企业档案部门负责，企业档案是企业改革和快速发展中不容忽视的工作内容之一。档案管理是集管理与服务为一体的工作，对企业而言，档案管理与其经营生产直接挂钩，而档案管理质量不高或者泄露，则会严重影响企业的经济效益。我国经济体制发生变化，信息技术在各行各业的应用，给企业发展带来了新的发展机遇，也带来了许多严峻的挑战，企业在变革过程中，不仅要重视体制改革，更加应该提升档案管理能力，从整体上优化内部结构，提升服务生产经营的水平。

一、提高企业档案管理质量的意义

（一）档案管理的基本意义。首先，档案管理是企业科学管理的必要环节。当下，许多企业管理科学化进程十分紧迫。档案管理是企业管理中的基础环节，是将复杂、零散的档案材料进行整理和保存。若不能对档案材料进行及时、合理、规范归档管理，则档案有可能被盗、被复制等，其中一些重要档案对企业发展十分关键，若给不良用心的人可乘之机，则会造成管理的被动，导致企业内部管理出现混乱，影响企业当下及未来的经济发展。企业人员流动较为频繁，档案不及时保存，或管理缺乏专业性、独立性，由其他职能部门进行保管，无法有效监督档案管理工作。关键人员跳槽等现象，会使管理出现断裂甚至使企业机密、自主知识产权等重要信息流失，其后果是无法预知且十分严重的。因此，只有高质量的档案管理，才能为企业的正常生存发展提供坚实保障。其次，档案关系企业管理的基本信用，社会公认的档案是企业信用信息的重要资源和评判标准。因此，只有完善、高质量的档案管理才可以体现出企业拥有较高的信息诚信，从侧面反映企业在信息建设、综合管理等方面的水平。而信息化时代，信息泄露等实例不断暴露在公众面前，因此档案管理备受现代人的关注，在企业合作及人员择业时，也会考虑企业的档案管理水平。最后，档案是企业文化建设中的重要信息来源。企业的文化建设无疑要考虑企业发展历史等重要因素，企业核心文化也是从企业历史中精炼出来的，需要较完整地反映企业发展的历程。而档案存储着企业发展过程中的所有真实信息，因此企业在进行文化建设时，无疑会立足于企业发展历史和发展现状，建设拥有自身特色且传承企业优势的文化。

（二）档案管理在经济效益方面的重要意义。档案管理是专业性和技术性要求都很高的工作。对档案信息进行经济效益分析，能为企业经营发展提供有效的途径或预测自身管理、经验的发展方向，因此专业高质量的档案管理能为企业提供可观的现实经济效益。企业档案管理产生的工作效益，与档案管理的投资建设、档案部门对档案信息的实际需要存在有效满足的正相关，即投资建设力度越大、实际需求与信息匹配程度越高，企业档案能创造更多更好的效益，反之亦然。随着经济快速发展和我国经济人才的不断积累，经济学与档案效益学成为与档案管理有关的一项重要的学术研究内容。档案管理为后续工作提供信息，帮助企业顺利、高质量发展。反观当下许多企业的档案管理，缺乏对这一实际意义与问题的研究和考虑，或过分强调档案的经济、社会效益，忽略其对企业有长远发展意义的潜在价值。

二、煤炭企业档案管理现状及问题

（一）档案管理的方式落后。就目前的多数煤炭企业而言，其信息化建设过程较为复杂，需要考虑的因素十分多，而煤炭企业在管理中，多将资源管理、人员管理、设备管理等放在首位，忽视档案的重要性，因此许多煤炭企业依然侧重于传统的档案管理方式，以纸质的档案为主，由档案部门进行专业的分类、存储，因此在储存之处会消耗较多的人力和时间，且需要特定场所进行档案存储，而在档案利用阶段，需要人工查阅，因此也费时耗力。在信息爆炸、工作内容多的当下，传统的工作方式已无法满足工作需求。甚至部分煤炭企业没有专门的档案管理部门，档案管理归属行政附属工作，导致工作无人管，或者无专人管理。

（二）管理人员缺乏科学认识。现阶段，很多煤炭企业更加注重经济效益，很少注重档案管理工作，认为档案管理工作无足轻重，对于档案管理不够重视。煤炭企业在创新、变革的过程中，在激烈的市场竞争环境中，以生产为主，以效益优先，注重追求自身发展和经济效益，对有形资产和财富的管理非常重视，对无形资产管理却存在明显的认识不足现象。档案管理作为企业无形资产管理中的重要内容，煤炭企业领导中只有很少能看到档案管理的作用和价值，对于档案管理缺乏认知，导致煤炭企业档案管理得不到重视。

（三）档案管理员的专业性不足。现代煤炭企业档案管理工作需要极强的专业性，以提高该项工作的质量，因此人员的技术能力和综合素质会影响档案管理的效果。目前许多学者提出档案管理应实现更高水平的标准化、规范化，因此对工作者的能力、素质、道德等提出了更高要求。而现实中，煤炭企业档案管理无专人、专员负责，缺乏专业科班出身的管理人员，或缺乏专业培训，综合素质不高，再加上领导不重视等因素，使得部分人员的工作态度更加消极、缺乏责任感。

（四）档案管理的水平不足。信息技术在企业档案管理中的运用，能大幅提高管理效率及质量。但档案信息化管理系统的建设涵盖许多方面，因此许多煤炭企业尚未构建一体化电子档案系统。具体而言，办公系统信息化较为完善，但在档案数据库建设、加密、信息安全等方面的建设尚不成熟，如电子档案存在较高的被入侵风险，会影响煤炭企业管理的稳定性和信息的安全性。且在档案管理流程、标准等方面，不够科学和规范。

（五）管理设备建设复杂、检索效率低。信息化建设不仅需要采购相关的信息设备，还需要选择合适的软件、采购相关的防护设备，如需要做好电脑设备的防潮防火措施，但实际建设中，因为资金投入不足等原因，信息化建设并不完整。反观市面上常见的档案管理软件，也存在文本检索方法老旧等问题，二次开发的内容很少，随着自身和科技的发展，需要不断更新、适应软硬件。档案管理和利用，需要通过检索功能快速查阅，这也是数字化管理较传统管理最大的优势，提升了档案管理的整体效率。但由于诸多因素，煤炭企业自身为了降低管理成本，一些煤炭企业在记录等环节依然采用纸质管理，信息化建设未完全，信息依然存在较高的损毁、篡改风险，一定程度上降低了信息检索效率和档案管理的有效性。

三、煤炭企业档案管理问题的应对对策

（一）加强对档案管理员工的培训。首先，档案管理中人员的能力、素质影响着档案的效力。针对员工能力等方面的问题，应通过专业培训强化其专业能力和综合素养，具体而言，需要强化员工信息收集、分类整理、分析等方面的操作能力；针对煤炭开采合同、合作协议、煤炭人力资源档案等，要做好档案管理分类。重视档案管理、关心员工、培训等方式，强化其工作态度、责任意识，使其充分了解档案管理的重要性，强化其防火防盗意识、重视信息安全管理。其次，人员离职、调动等现象在每个部门都很常见，基于档案管理的重要性和其管理复杂等特性，需要重视相关人员的工作交接，严防信息泄露、工作交接纰漏等问题。部门领导应参与复杂工作的对接，并做好人员电话等信息的记录。

（二）提升数字化档案管理水平。设备的性能是档案管理效率提升的保障。首先，应选择稳定、安全性高的设备，数据存储选择腾讯云等可靠的云存储，并进行备份。采购软硬件时需考虑其扩容可能性、性能稳定性。其次，应设计出合理严格的操作流程和标准。为了保障信息的安全，需要设置防火墙等，按档案不同的机密度设置层次化的访问权限。机房、硬件应做好防火等保护措施。

（三）制定严格的数字化档案管理安全保密制度。煤炭企业档案中一些档案具有较高的机密性，管理中务必要做好信息安全、保密等工作，企业档案储存的个人、企业自身的信息，都对自身工作发展有着重要意义。根据信息的内容及重要程度，会要求员工遵守不同程度、不同时限的保密制度。如果员工泄露信息，有可能被不法分子利用，造成无法估量、预料的损失。首先，需要依据档案特点、档案内容、重要性等性质，在信息系统中设置不同级别的访问权限。其次，强化员工的保密意识和相关法律意识，杜绝拷贝等行为。最后，定期对信息系统的安全性、信息加密情况及软硬件设施进行检查，排除安全隐患。

四、结语

综上所述，煤炭企业档案管理对于企业正常工作发展而言十分重要，信息技术在档案部门中的应用使其更能适应现代化的管理工作，但也带来了不少问题和挑战。数字化建设是档案管理工作的必经之路，因此需要各煤炭企业积极转变态度，认识到档案管理和信息化建设的重要性，分析自身存在的问题，采取针对性的措施，提高档案管理的质量、效率和实际效益。