浅析如何提高计划生育档案管理水平

张建华

金川集团矿山工程分公司 甘肃金昌 730000

计划生育工作是我国的一项基本国策，是关系国计民生的大事，计划生育档案管理工作是计划生育的一项基础性工作，但由于观念体制、地域环境、经济发展、管理水平等方面的影响，计划生育档案管理工作在不同单位仍存在不少薄弱环节。

1 计生档案管理中存在的问题

1.1 管理意识和重视程度不够

由于计生档案管理在企业实际工作中，属日常性基础管理工作，并不产生直接的经济效益，这在当下“经济效益优先”的大环境下，导致部分单位对档案管理重视程度不高，管理方式单一，更有甚者将计划生育工作的重点放在管理超生上，对计生档案疏于管理、不肖管理，造成档案收集资料不完整、归档不及时、档案移交、审查、清理、签字等流程责任不明、界限不清，计生档案的利用价值未充分发挥。

1.2 人员配置和能力不足

计划生育档案管理是一项较为复杂的系统性工作，不仅要有全员参与的群众基础，更要配备综合素养较高的专业管理人员来落实各项工作。目前在许多地区的不少单位，计划生育档案管理工作都是由非专业人员兼职，多数人员对档案管理工作重要性认识不够、工作流程掌握不清，计生政策理解不透，从未接受专业培训，缺乏基本的业务素质，同时身兼数职，档案管理工作只是他们兼职的所有工作中的一部分，有时难免存在顾此失彼、应付了事的情况。

1.3 管理制度不够完善

随着计划生育政策的调整，尤其是二胎的有序放开，原计划生育政策亟需调整，计划生育档案管理的内容及标准均需进一步明晰和规范，尤其是在计划生育档案管什么、谁来管、怎么管方面，应进一步细化和明确。同时在制度中应体现计划生育政策变化档案管理方式和手段也应变化的要求，管理重点应从管控型向服务型转变。

1.4 计划生育档案内容不够真实

计划生育档案真实地记录了计生工作的全过程，它作为计生工作的重要组成部分，既能有效反映一个单位的人口状况和规模等情况，又对全面规划社会发展具有长远意义。当前我国计划生育对人口的限制还是比较严格的，但少数人为了超生违反相关规定，也存在向单位和组织提供虚假材料的情况，这些假证明、伪造材料，有时鉴别存在困难，给计划生育档案准确性和有效性带来挑战。

2 提高计生档案管理的措施

2.1 增强计划生育档案重要性的认识

计划生育档案管理是计生工作的一项基础管理工作，俗话说“基础不牢，地动山摇”，首先如果单位计划生育档案信息失真失准，不实的信息通过层层上报和汇总，对地方及国家制定涉及国计民生的政策，带来影响和偏差；其次是计划生育档案管理松散或存在疏漏，不能及时收集、整理、存档，对以后相关人员信息查询和管理带来困难。同时各级领导要提高主体责任意识，将计划生育档案管理作为企业管理的一项重要内容，引导员工关注关心计划生育档案管理，积极参与到档案管理中去。

2.2 提高计生档案人员综合素质

在计划生育档案管理中，工作人员的素质的高低影响着人口计生的管理水平，如今信息时代的到来，不仅要求计生档案管理者需要有专业的计划生育知识，更要有较强的服务意识和综合素养，具备解决专业问题的能力。这就需要定期对计生档案管理人员进行专业培训，学习先进有效的档案管理方式和经验，同时还要完善奖惩制度，加大对业务人员的考核激励，引导计划生育档案管理人员将主要精力放在档案管理工作中，增强工作积极主动性，确保档案管理扎实推进。

2.3 完善档案管理制度

推进计生档案管理规范化、标准化及流程化，是当前及今后计划生育管理工作的的重点方向，因此单位应根据工作需要，在全面掌握国家和地方计划生育政策等规定的基础上，制定切实可行的计划生育档案管理标准，建立健全计划生育类目体系，完善计生档案的日常定期归档、季度复盘检查、年度整理开发机制，严格贯彻落实档案保管、利用等有关规章制度，强化档案服务员工、服务生产、服务发展，提高档案利用管理的效率和水平。

2.4 加快推进计生档案现代化管理进程

随着社会和科技的不断进步，计算机的已成为生活必不可少的工具，档案管理也应尽快适应发展要求，通过“大数据”“云服务”等方式，推进计划生育档案信息化平台建设，及时引进新设备和新技术，强化硬件设备配备，做好定期设备和系统维护。提高档案管理现代化水平，同时要对业务人员进行档案管理信息技术的培训，进一步提高信息化、一体化、智能化管理能力，才能达到事半功倍的效果，有效提高计划生育档案管理水平。