深学《会计档案管理办法》 提升会计档案管理工作

文/中铁十八局集团有限公司 谭征

2015年12月，财政部和国家档案局联合发布第9号令,颁布了《会计档案管理办法》（以下简称《管理办法》）。《管理办法》对现有会计档案管理做了充分解释：第一，对会计档案的内涵进行明确，完善其外延内容；第二，界定电子会计档案的概念以及管理模式；第三，对会计档案的保管期限进行适当调整；第四，对会计档案销毁时的流程和程序进行改进；第五，对会计档案出境时的管理方式、要求进行改进。企业负责人和相关档案管理人员都需要认真学习这一办法，要从法律的高度依法加强会计档案管理工作，从而提高企业会计档案管理工作的水平。

一、企业会计档案的内涵和外延

会计资料是会计核算不同环节用于记载经济业务活动情况信息的重要文件，是会计信息的载体，包括凭证资料、账簿资料、财务会计报告以及其他内容。而会计档案是指履行完会计程序、形成了最终结果且不允许再做修改的会计资料，并不包括仍然处在履行程序过程中、未形成最终结果的会计资料。比如日常会计核算中会形成大量的中间过程资料。会计档案是具有最终保存价值的会计资料。此外，企业的预算、计划、制度等文件材料需要严格按照文书档案管理要求实施管理，这些材料并不包括在会计档案中。会计档案既可以是外部取得的会计资料，也可以是内部直接形成的会计资料。不能以会计管理部门向档案管理部门移交作为会计资料与会计档案的划分界限，达到会计档案标准的会计资料，即使尚未归档移交给档案部门，也属于会计档案的范畴。会计档案既可以是纸质形式，也可以是电子形式。

二、企业电子会计档案的相关管理要求

在信息化发展的今天，会计档案的载体发生了很大的变化，由传统的纸质载体发展到了多元化载体并存的局面。企业在实现会计电算化的条件下，会计档案信息资源的数字化建设是一种发展趋势，实现纸质档案与电子档案同步归档，才能更好地满足时代发展对会计档案管理提出的新需求。

（一）企业电子会计档案的构成要件。信息技术的广泛应用，已经可以实现以电子形式记录、存储和反映会计信息。《管理办法》中针对电子会计档案在法律体系中的地位进行了明确，与传统的档案不同，是以计算机这一类电子设备为基础所产生的会计档案，通过电子设备传输档案资料，将档案转化为电子文件的状态，以该状态存储档案、保管档案。在实践中，要把握好电子会计档案的核心构成要件。一是电子会计资料由计算机等电子设备形成和传输，在形成和传输过程中有可控机制；二是电子设备能输出符合国家统一的会计制度的会计资料，并且能被会计核算系统准确识别；三是所产生的电子会计档案可以存储在管理系统中，系统会识别档案信息，对信息进行统筹管理，并利用合理的方式使用档案；四是电子会计资料具备防篡改机制。

（二）企业电子会计档案的管理要求。一是企业的会计电算系统产生的电子原始凭证、企业的信息系统与其他外部机构的信息系统可以完成电子原始凭证的传输或者获取，例如银行部门或者税务部门会利用电子设备、接口进行发票这一类凭证的传输，同时会计电算系统生成的记账凭证、总账、明细账、日记账、财务报表等电子会计档案管理仅以电子形式归档保存，无须转换成纸质形式保存；二是个别会计资料的保管期限为永久的状态，需要将其按照纸质档案的方式进行保存，无法以电子化的形式实施保存，例如每年需要制定的年度财务会计报告、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书等。各企业自行鉴定认为具有重要保存价值的其他会计档案内容也需要按照纸质的方式实施保存；三是电子会计档案应与其相关联的会计资料建立索引关系，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致；四是企业电子会计档案管理符合《企业会计信息化工作规范》的要求，2014年以前形成的会计资料一律按照老办法归档保管。

（三）企业电子会计档案管理实务中的易错点。一是把电子发票的纸质打印件作为原始会计凭证入账。电子会计资料从形成到归档始终是以电子文件形式存在，转变为纸质打印件后，由于失去了唯一性验证和防篡改控制机制，其已不符合原始凭证的基本要求，是不能作为原始凭证入账的；二是混淆电子会计档案和会计档案影像电子化概念。

三、企业会计档案的保管期限

《管理办法》按照会计档案的保管时间可分为两类：第一是定期保管，第二是永久保管。其中，定期保管可以分为10年保管和30年保管两种类型。一是会计档案或者虽然已经达到老办法规定的最低保管期限但于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新办法的规定重新划定其保管期限，其最低继续保管期限等于“新办法确定的最低保管期限”减去“已保管期限”；二是已经达到老办法规定的最低保管期限,并且已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新办法的规定组织销毁；三是已经达到老办法规定的最低保管期限，但是2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新办法的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新办法的规定组织销毁，确定继续保管的，应按照新办法确定继续保管期限，其最低继续保管期限视同第一种情况。

修改期限的原因是需要和档案局所提出的政策要求中提到的保管期限处于一致的状态，同时根据法律中对会计资料的使用所制定的规定，例如在民事诉讼时间中诉讼的有效时间长达20年，然而一般情况下会计资料只能保管15年，和具体的使用需求并不匹配。

四、企业会计档案销毁相关程序

企业档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。企业在销毁会计档案前，企业档案管理机构或档案工作人员应根据档案鉴定意见编制《会计档案销毁清册》，并由相关责任人签字或盖章。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

原来规定中提出，在销毁会计档案的时候因企业法人的想法来决定，然而企业法人在会计专业方面不具备完善的知识体系和实践技能，因此企业法人为了防止承担法律责任，针对个别超出保管时间、满足销毁要求的档案，法人也不会允许其销毁，因此也不会签订相关的同意文件，导致出现档案堆积的问题。在目前所使用的《管理办法》中，对会计档案销毁之前的鉴定环节进行了明确，在做出销毁决定时，需要以企业负责档案的管理人员、会计部门的共同讨论结果来决定，不再由企业法人单独负责。在讨论后会形成鉴定意见文件，按照该文件决定是否对会计档案进行销毁，提高了销毁程序的简便性。

五、明确了会计档案出境管理要求

之前相关人员无法将会计档案带出境外，但是目前国内企业和国外企业之间的合作规模不断扩大，国内外企业开始合并，并且个别国内企业在海外上市，企业的跨境业务量有所增加，需要将会计档案带出境外，在《管理办法》中允许这一行为，只需要保证符合国家提出的要求。

六、探析会计档案管理办法的心得与疑问

通过认真学习和研究《管理办法》，对《管理办法》有一定的心得与疑问，特此分析和陈述如下：

（一）未能体现档案全周期管理流程和思想。各条款的排列和组合不是十分恰当，导致整体结构不够层层递进。如本办法适用对象第29条可与第2条合并；规定了各级职能部门的职责和权限，第30条可与第4条合并；第27条可引用操作性较强的《中华人民共和国档案法实施办法》相关处罚条款;第25条应明确档案法和保密法等。

（二）电子档案归档范围及保管期限不详，归档方式和格式未明确。虽然明确了电子会计档案的具体管理要求,但是没有电子档案归档范围及保管期限。电子会计档案账套数据以什么方式和格式归档，是财务机构以推送方式归档，还是档案部门以抓取方式归档，没有明确规定。

（三）缺少细化要求。律师事务所出具的审计报告是否按会计档案归档，利用档案是否可以手机拍照，以及电子档案利用等都未涉及具体要求。删除了声像档案，失去了定义的权威性和专业性。

（四）别有歧义的叙述。会计档案销毁前, 监销人应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，这项工作实施的时间点需要确定。既然《管理办法》已经针对保管的开始时间和结束时间进行了明确，不需要再使用“应保管期限”以及“已保管期限”两种说法。相关的责任人应该按照自下而上的原则在销毁文件中签署相应的意见。部分时候表述前和表述后存在不统一的问题，如“接收”和“接受”，“封装”和“装订”等。

通过对《管理办法》的学习和研究，发现该文件在构建现代化会计档案管理体系中有着重要的意义和作用，能够贯彻构建要求，推进现代化管理进程，确定电子会计档案所具备的法律意义，使得电子会计档案能够满足时代的发展需求，为互联网经济的发展提供了重要的支持以及保障。《管理办法》实施后，会计档案管理将迎来无纸化的时代，大大提高电子会计数据的利用效率，为企业决策、方案的制定提供了具备参考意义的数据。