办公自动化环境下医院档案管理对策探析

文/甘肃省天水市第一人民医院 高宸睿

如今，社会逐渐迈向科技信息时代，智能化、自动化进程在人们的工作生活中起到了重要的作用。对于医院档案管理部门的工作来说，自动化办公条件，提高了医院对于档案管理的工作效率，解决了医院传统的管理模式下所产生的许多问题和隐患。但是对于医院档案管理办公自动化、信息化而言，档案的数量以及档案的安全又成为一大难题，医院要加强对于档案的保护力度，建立完善的科学管理体系，提高档案管理人员对于信息技术的操作能力，确保档案管理工作合理开展，提高医院的管理水平，提升医院在市场竞争中的地位和影响力。

一、医院档案管理办公自动化的优点

（一）改变传统档案管理模式下存在的问题。医院以前通常以纸质档案的形式出现，因为纸张本身存在着不易保存、容易折损破坏的问题，还容易受潮、易燃，导致档案丢失、损坏、存储不完整等问题不断出现，医院档案繁多，导致档案需要大量的地方存放，占用了医院大量资源。档案管理自动化、信息化有效解决了纸质档案遗留的问题，将医院电子档案安全存放在计算机当中，只要计算机不出现问题，就可以保证档案的存放时间，也可以为医院节省大量的存放地点，节约医院的资源，促使医院资源合理运用。

（二）医院档案利用率提高。纸质档案不利于工作人员的查找和翻阅，面对堆积如山的医院档案资料，工作人员难以进行档案的查找，导致档案的利用率低下，档案常年存放在档案室中，无人问津。医院档案管理自动化、信息化管理模式，可以将档案进行有效利用，节约了查找档案所需的时间。对于档案管理工作人员来说，只需要将档案通过信息技术，并按照规章制度将档案进行编码存放，减轻工作人员的工作量，提高了工作效率。在查阅档案时，只需要输入对应的编码，便可以进行档案的查阅，提高了档案的查找效率，增加了档案的利用率。

二、医院档案管理办公自动化的现状

（一）信息化网络存在潜在风险。随着信息技术的发展，医院档案管理部门进行信息化变革，在提高了工作效率的同时，也带来档案安全隐患问题，由于互联网技术正处于发展阶段，网络风险仍然是不可避免的事情，医院档案以数字化形式进行保存，通过网络传播时，极有可能出现风险，导致档案资料丢失或者被篡改，给医院带来无法衡量的经济损失。

（二）管理人员的操作技术与安全意识不高。由于档案办公自动化，需要专业的人才进行档案系统的操作和管理，医院在选择档案管理工作人员时，没有重视工作人员对于信息技术的掌握，导致工作人员对于档案系统的操作只停留在简单的基础操作方面，对于数字化档案管理的安全意识与防范意识不高，容易导致在复制与粘贴系统账号密码时出现风险，导致外部网络进入医院管理系统，修改管理密码，使医院遭受损失。

（三）档案管理的要求和标准不一致。由于医院内部结构的复杂特性，各个部门对于本部门的档案管理与录用标准不一样，没有统一的标准和要求，在档案整合与管理时，加剧了医院档案部门的工作量，降低了档案管理部门的工作效率，不利于针对各个部门原来的档案与现在的档案进行整合管理。

（四）工作形式局限，缺乏沟通。由于医院各个部门的工作形式与工作内容不同，导致每个部门有不同的工作状态。而对于档案管理部门而言，缺乏与各个部门之间的沟通，导致各部门的档案管理任务加剧，无形中增加了档案管理工作者的工作量，并给档案管理工作带来困扰。

三、医院档案管理办公自动化的对策

（一）提高医院档案管理水平。医院档案进行自动化管理，极大程度上为医院节约了资源，使医院在档案管理过程中，做到资源的优化利用，提高了档案管理工作的效率。针对数字化档案管理，医院要加强管理，对档案进行安全科学的存放，建立科学安全的信息互联网环境，为数字化档案在查阅和传输过程中提供保障。加强医院网络安全建设，加强档案安全的管理，防止外部网络、病毒、木马等网络风险渗入医院档案管理网络当中，给医院档案管理工作造成麻烦和损失。由于档案涉及工作人员隐私，一旦发生档案失窃或者篡改，都会给医院的经营和管理造成巨大的风险。因此，要加强医院网络安全建设，提高医院档案管理水平，确保数字化档案安全。

（二）提高档案管理工作人员的技术水平。针对医院档案管理工作而言，要加强对于管理人员的培训，对档案管理人员进行安全意识教育，提高工作人员的安全意识和防范意识。对档案管理工作人员进行全方位的技能培训，针对档案管理系统操作，提高医院档案管理工作人员熟练操作水平，让工作人员熟练使用管理系统，在操作系统出现问题或者故障时，可以及时做出反应，甚至可以修复系统，加强对于系统的保护。要改掉操作人员错误的操作习惯，对于电脑上不常使用的软件，应及时进行清理，以免造成操作系统被攻击。加强对于操作人员的安全教育，在登录管理系统时，不要将管理系统的账号密码存放在桌面或者显眼的位置；或者为了方便登录，直接复制粘贴，这样很容易造成密码被更改。要强化安全意识，在每次进入系统管理界面时，都要在确定电脑安全的情况下，进行手动输入，以免密码被更改造成损失。操作人员要不定期更换密码，加强密码的强度，防止简单密码被破译。

（三）建立完善的档案管理规章制度。医院要建立健全相应的规章制度，对于档案管理的标准和要求，通过规章制度的形式，进行合理科学的统一规范，并加强各部门之间的责任意识，对于档案管理要严格按照医院规则办事，减少档案工作人员的工作压力，提高档案管理工作效率，方便医院的运营和管理，实现资源的最大化利用。档案管理人员要依据规章制度，及时进行档案的鉴定，将无用的档案、超过保存期的档案进行销毁清除，加强医院档案管理工作，实现档案管理的最优化配比，了解各部门的档案情况，方便部门对于档案的查阅调取，减少调取时所需要花费的时间，实现高效的档案管理模式。

（四）加强档案管理部门与各部门之间的沟通。医院各个部门要加强部门之间的合作与沟通，变革工作模式，提高工作效率。虽然各部门是相对独立的，但不妨碍工作上的沟通与合作。对于档案管理部门而言，与各部门之间的沟通要更加密切。针对各部门的档案管理，如工作人员在管理档案过程中出现问题，要及时报告部门的负责人员，与负责人员进行及时沟通，可以减少档案管理工作中的失误，缩减了归档档案所需要花费的时间，提高档案的管理能力。档案管理工作人员要强化工作意识和工作态度，对于档案的归档、整理和存放，要进行科学合理的管理，避免与其他部门档案的重合，导致档案存放失误，增加档案查找过程中所需要的时间。加强档案管理部门与各部门之间的沟通与合作，在档案管理过程中，可以有效提高档案管理工作效率，提高管理水平。

四、结语

总而言之，随着时代的变迁、科技的进步，医院档案管理实现信息化，是时代进步的表现，也是医院进行现代化管理的重要标志。医院实现档案管理工作自动化提高了管理人员的工作效率，变革了传统医院档案管理模式，推动医院档案管理的现代化步伐，也促进了医院的前进和发展。但是档案管理自动化也存在一定的困难，需要医院领导与档案管理工作者加以重视，要提高档案管理工作人员自身的能力与安全意识，为保障医院档案的安全做好充足的准备，建立科学合理的管理体制，防止医院档案泄露与丢失。医院档案管理办公信息化，是科技社会发展的产物，也是时代进步的标志，推动着医院现代化进程，能提升医院的管理水平与经营水平，提高医院的社会影响力。