当前工程档案管理存在的问题和对策

叶文杰

一、工程档案的重要性

工程档案是指在项目立项审批、勘查设计、招投标、施工、监理、竣工验收、结算审计等全过程中形成的文字、图表、音像、实物等各种载体的文件材料。

工程项目档案是一个工程项目建设全过程的历史记录和凭证，是评定工程质量等级的重要依据，是工程建设的重要组成部分，是工程管理的关键环节之一。工程项目档案在项目考核、监督、管理、维护、责任追究、改造升级中也都发挥着重要作用，具有重要的经济价值和社会价值。

二、当前工程档案管理存在的问题

1、工程档案资料管理体制不够完善

当前，很多工程参建方对工程档案资料的重要性认识不足，觉得档案资料并不重要，并且不断控制成本，减少有关方面的人财物投入。

还有部分施工单位同样不能正确认识工程档案管理工作的重要意义，他们往往在施工期间盲目追求工程的质量效益，忽视对档案资料的规范管理，更有甚者，为了经济效益放弃档案资料管理工作。

在工程档案资料管理监督方面，也存在一些监督管理漏洞。很多建设单位在合同条款和支付审批中关于档案资料管理未对其他参建方设置条款，提出要求，导致工程档案资料管理处于缺管、失管状态。监理单位受建设单位委托，往往把工作重心放在监督施工单位在施工过程中的工程质量、工程进度和工程施工技术方面，却经常忽视对档案、资料的完整性、有效性和规范性进行评估与核查。

2、工程技术资料编制质量和归档及时性有待提升

出于人工成本、资金成本等方面的考虑，许多工程在施工过程中经常通过外包的方式进行技术资料编制。由于外包人员的素质参差不齐，且难以长期深入一线，了解相关业务，所以工程档案资料的准确性无法保证。甚至，部分工程项目在工程完工之后才进行技术资料的编制工作，档案资料的质量更无从谈起了。

此外，工程档案归档不及时也是一个常见问题。在实际操作中，项目建设负责人作为档案资料管理的第一主体，往往因为各种主客观原因将资料长期持有，未及时将档案资料移交给档案管理人员进行整理归档，以致档案归档的时效性、完整性和安全性难以保证。

3、工程档案资料管理人员职业素质较低

工程档案资料管理人员是直接参与建筑工程档案资料管理的工作人员，他们的业务能力和素质对工程档案管理水平有很大的影响。在目前形势下，我国从事工程档案资料管理的人员大多缺乏系统、有效的专业技能培训，缺少从事工程档案资料管理的专业能力。此外，工程档案资料管理人员更换比较频繁，也大大制约了工程项目的档案管理水平。

三、加强工程档案管理的措施

1、完善建筑工程档案资料管理制度

有关政府部门应该及时总结各地好的经验做法，牵头建立一套科学、有效、具有可操作性的管理制度与法规体系。

建设单位应当充分结合项目开展时的客观情况，制定、完善项目文件管理和档案管理的制度、规范、程序，将档案资料管理归档纳入工程预算，确保档案资料管理的人力、物力、财力投入，并组织有关部门和参建单位执行。

建设单位与参建各方签订合同、协议时应按照国家法律法规和行业规范的要求，设置相应章节、条款，充分厘定档案资料管理责任，明确项目档案资料的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款则应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、審查责任。

建设单位对参建各方进行合同履约考核时，应针对项目档案资料管理条款的履行情况做出合理评估，并且在合同款支付审批时，将文件资料是否规范管理和归档作为合同款支付的前提条件。

2、提高档案资料管理人员的职业素质

档案资料的收集、整理和编制是一套较为复杂的系统工程，必须不断提升档案管理人员的业务能力和职业素质。应及时对相关人员开展入职培训，并在正式上岗后安排轮岗学习、老带新传帮带、参观考察等学习锻炼机会，确保档案管理人员可以在最短时间内掌握最全面、最科学的档案资料管理知识，继而强化档案管理意识和职业道德修养，用更强的综合能力从事档案资料管理工作。

各参建单位还应健全管理制度，理清岗位职责，明确档案资料管理的基本工作程序与目标，确保相关人员在管理档案时有规可依。在项目前期，应提前制定好统一的表格与标准，以便之后使用;在项目施工过程中，应经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据工程进度和现场施工需求，做好工程资料的编制、收集、保管工作;在项目完工后，做好工程档案资料的汇总、整理与移交。

3、落实工程档案资料管理各环节质量管控

监理单位不仅要对工程质量、工程进度和工程施工技术给予控制，还应对工程档案资料的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行检查、审查，确保工程档案资料规范、真实、准确、完整。可借助数字化管理技术，建立工程档案共享流转平台，档案归档移交前先在共享流转平台上由参建各方查阅和审核，提高工程档案资料在各个环节的透明度，落实档案资料管理各环节的质量管控。

把档案专项验收作为工程竣工验收的前置条件。为了确保最终工程档案的完整性、准确性、规范性，建设单位应邀请档案管理部门和其他业务单位对工程档案进行验收，验收合格后获得工程档案认可文件，之后再进入竣工验收环节。如果未通过档案专项验收则不可组织工程竣工验收。

四、结束语

总之，要做好工程项目档案管理，就必须建立完善档案管理制度，采取有效措施落实工程档案各环节质量管控，不断提高档案从业人员的专业素质和综合能力，齐抓共管，以高度的使命感责任感，共同做好档案管理工作，最大限度地发掘档案的价值，服务经济和社会发展。

参考文献：

[1]建设项目档案管理规范：DA/T 28-2018;国家档案局

[2]建筑工程档案资料管理的优化研究：王帅;《经济研究导刊》;2020-05-08

[3]浅谈建筑工程档案资料有效管理措施：田超;《中小企业管理与科技》;2021-01-15

[4]政府投资建设项目档案管理的建议：杨银;《建筑工程技术与设计》;2018-02-20

[5]工程档案管理存在的挑战和对策：刘立平;《四川水泥》;2020-11-01